Рождество для айтишников. Как работает технологическая конференция IT Arena

Узнать о последних трендах, увидеть, как работают технологии будущего, и выпить кофе со звездами технологического мира можно будет во время восьмой конференции IT Arena. С 7 по 9 октября на конференции соберутся топ-менеджеры ведущих компаний, в том числе AstraZeneca, Microsoft, LinkedIn, H&M. Конференция — продукт Львовского IT Кластера.

Как молодым львовянам удалось организовать одно из самых масштабных событий в стране, а также на три дня превратить Львов в технологическую столицу — об этом редакция Vector поговорила с CEO IT Кластера и фаундером IT Arena Степаном Веселовским и его заместителем и руководителем ивент-направления Юрием Огоновским.

Создать крупнейшую конференцию в стране за год

В 2011 году во Львове появился IT-кластер. Его создали Softserve, Eleks и N-IX, — IT-компании, которые стремились связать образ Львова с технологиями. Два года спустя в команду присоединился нынешний CEO — Степан Веселовский.

«Я получил организацию с очень классным идеологическим наполнением, но слабую с точки зрения операционной и проектной работы. Тогда я поставил себе цель сделать из этого историю успеха».

Степан Веселовский

«Для этого нужно было построить бизнес-модель и постоянно привлекать новые компании. Как привлекать? Создать различные сервисы и продукты, которые будут им интересны и которых еще не было на рынке», — вспоминает Степан Веселовский.

Впоследствии он обратился к IT-компаниям, которые могли бы стать потенциальными участниками Львовского IT Кластера. Степан и Наблюдательный Совет Кластера были уверены: чем больше компаний им удастся объединить, тем более существенных изменений они вместе смогут сделать в будущем.

«Помню, как я сказал: вступите в Кластер, дайте мне год, и я создам для вас самую большую в стране отраслевую конференцию. Конечно, кроме этого я рассказывал компаниям и о программе лояльности IT Club и проекте реформирования учебных программ в университетах IT Expert, в которых они смогут участвовать», — рассказывает Веселовский.

В 2013 году на эти условия согласились 14 компаний. В 2021-ом их уже более 160. «Я помню свои эмоции, когда мне удалось пропитчить идею компаниям. Поделиться всем. Оставалось разобраться, как создаются эти конференции», — улыбается Степан.

У него не было опыта работы в IT, только в проектном менеджменте. Тогда Степан начал изучать все подобные конференции, которые уже проходили в стране. Впоследствии он начал встречаться с их организаторами.

В то время единственным действенным способом организации крупной конференции, которая поразит всех, было объединение лидеров независимых IT-сообществ, которые делали свои небольшие события. Тогда удалось объединить 12 таких сообществ под одним зонтом IT Arena. Даже первое лого IT Arena было в виде зонта.

Сделаем это на стадионе?

Событие такого масштаба требовало соответствующего помещения. Тогда появилась идея проводить конференцию на стадионе «Арена Львов».

«Название конференции происходит от названия стадиона. Мы долго ее выбирали, обсуждали в нашем рабочем Skype-чате. В нем много людей, поэтому я уже не помню, кто именно предложил это название. Но нам понравилась, и мы все проголосовали за нее», — вспоминает CEO IT кластера.

На первую IT Arena потратили $50 000. «15–20% от этой суммы — аренда стадиона», — объясняет Степан Веселовский. Деньги брали из продажи билетов и спонсорских средств. В 2019 году смета конференции составляла уже более $500 000.

«В первый раз было очень мало спонсоров. Компании преимущественно покупали билеты для своих сотрудников. Среди компаний нас поддержала ELEKS, а также частично члены кластера», — рассказывает Веселовский.

Датой проведения выбрали сентябрь-октябрь 2013 года. Однако начался евромайдан, и конференцию перенесли на весну 2014-го. Из-за начала боевых действий на востоке конференция состоялась осенью того же года. С тех пор IT Arena проходит в середине осени.

Заместитель СЕО Львовского IT Кластера Юрий Огоновский присоединился к команде на третий год проведения конференции. К тому времени он был титулованным стронгменом и депутатом Львовского областного совета.

«Я в организации масштабных событий с 2011 года. Это различные спортивные мероприятия, ярмарки, небольшие фестивали в разных городах Украины. Я увидел вакансию ивент-менеджера в IT Кластере и решил узнать больше о них и их работе. Когда я понял, что они действительно меняют мир, то захотел стать частью этого сообщества. Так я присоединился к Кластеру», — рассказывает Юрий.

Совместными усилиями за семь лет проведения конференции команде организаторов удалось объединить 18 192 участников из 41 страны мира. 800 стартапов презентовали свои проекты на сцене IT Arena. Кроме этого провели 162 тематические встречи, 525 часов нетворкинга и 24 афтепати.

Как говорят организаторы, концепция конференции имеет три составляющие:

• знания;
• нетворкинг;
• фан.

«Если исключить хотя бы один компонент, это уже не будет полноценная IT Arena», — комментирует Юрий Огоновский.

Четыре тематических направления IT Arena

Целевая аудитория конференции — человек, который работает в IT не один год, и есть decision maker (тот, кто принимает решения, — англ.).

«Мы точно не конференция для джунов и тех, кто хочет войти в IT. Наша цель — донести видение будущего для специалистов отрасли».

Юрий Огоновский

В первый год проведения конференции программа состояла из 12 тематических треков. По словам организаторов, менеджерить их одновременно было достаточно сложно. Также много посетителей жаловались, что не смогли воспользоваться билетом на полную из-за очень насыщенной программы.

«Сейчас мы можем менеджерить хоть 20 треков одновременно. Тогда нам элементарно не хватало ресурса, людей. Поэтому мы решили уже для второй конференции сузить формат и объединить треки по тематике», — говорит Веселовский.

Так в IT Arena появились четыре тематические направления, которые разделяют аудиторию:

• Бизнес (Business track). Сосредоточен на глобальных рынках, стратегическом аутсорсинге и разработке продукта. Здесь выступают топ-менеджеры, представители крупных компаний и брендов.
• Технологии (Tech track). Трендовые технологии и актуальные лайфхаки для программистов, AR и робототехника.
• Продукт (Product track). Истории людей и компаний, которые разрабатывают продукты.
• Стартапы (Startup track). В рамках этого трека происходит крупнейший в стране Startup Competition.

Ежегодно количество заявок на участие в Startup Competition увеличивается. Среди стартапов, которые засветились благодаря IT Arena — Liki24. Сейчас его основатель Антон Авринский — неофициальный посол бренда IT Arena. Еще одна из таких компаний — Legal Nodes. Они победили в Startup Competition в 2019-ом. В этом году компания привлекла $420 000.

Неформальная часть конференции — особенность IT Arena

У IT Arena есть непубличный слоган — «Делай официальные дела в неофициальной обстановке». Как вспоминает Юрий Огоновский, однажды после конференции они с командой читали отзывы. «В одном из них посетитель сравнил мероприятие с „Рождеством для IT-шников“. И с тех пор мы рады этому высказыванию, ведь уверены, что люди действительно приезжают к нам, в том числе и за атмосферой», — объясняет Юрий.

Первые вечеринки в IT Arena появились в 2016 году. Это был фестиваль электронной музыки Futureland Festival. Чтобы попасть на него, люди без бейджей конференции должны были купить билеты. Поэтому кроме участников конференции фестиваль дополнительно собрал еще более 3500 посетителей.

«Наш лозунг был в том, что технологии — это круто. Быть инженером — это кайф. IT — это не менее интересно, чем быть юристом, врачом или кем-либо другим. Поэтому благодаря таким вечеринкам мы планировали популяризировать технологии среди тех, кто не в теме. Когда я пришел в компанию в 2017 году, то поддержал идею. Мы провели еще один Futureland Festival. После чего решили менять формат», — говорит Юрий Огоновский.

С тех пор появились афтепати, которые происходили в течение трех дней и одной ночи. Они меньше по размаху, а посещать их могли только участники конференции.

«Пока конференция проходила полностью офлайн, то есть до начала пандемии, за день до начала конференции гостей ожидала Welcome Party, которая называлась City Mayor Reception. Мэр встречал гостей вечеринки и общался с ними. На посетителей из-за рубежа это производило большое впечатление», — рассказывает Огоновский.

Первый день конференции заканчивался двумя вечеринками. Одна из них для владельцев Executive билетов, вторая — в пивном баре, где играет рок-бэнд. Ее могли посетить владельцы Standard и Senior билетов. Второй день конференции заканчивался на Futureland Festival. Там объявляли победителей Startup Competition. Далее всех гостей ждала вечеринка с диджеями.

«Чтобы участники конференции, сосредоточенные на контенте и нетворкинге, также имели возможность познакомиться с городом, мы перенесли 3-й день в исторический центр Львова. Мы решили на третий день конференции устроить митапы в уютных местных кафе, музеях вблизи площади Рынок. За день может произойти по 40 встреч — в одном кафе сидят стартаперы, в другом — представители бизнеса, где-то еще — разработчики», — делится Огоновский.

Финал и награждение победителей Startup Competition в этом году состоится 9 октября во Львовской национальной опере.

Попугай вместо кота: о чем просят организаторов звездные гости

Неотъемлемая часть IT Arena — звездные гости. За семь лет на сцене во Львове выступили 678 спикеров, среди которых был генеральный директор Cambridge Analytica Александр Никс, предпринимательница Эстер Дайсон, пранкер Уба Батлер, основатель движения свободного программного обеспечения Ричард Столмен. В этом году хедлайнером события станет мать Илона Маска — Мэй Маск.

«В процессе приглашение звездных гостей нет ни капли романтизма. Это рутинный тяжелый труд с малой конверсией. Мы посылаем первые приглашения иногда за год до начала конференции».

Юрий Огоновский

Пул звезд у нас очень большой. Некоторые отменяют свои визиты, кто-то переносит на следующий год, кто-то просто не хочет ехать, и ему следует напомнить снова», — рассказывает Юрий Огоновский.

Для привлечения гостей организаторы IT Arena используют все доступные способы коммуникации — от страниц в LinkedIn до прямых контактов.

«Например, с Мэй Маск мы вели коммуникацию через агентство. Они выставили нам условия, которые были совершенно неприемлемыми. Мы очень долго переписывались, ссорились, мирились. Впоследствии они просто сказали: вы нам надоели, держите прямой контакт ассистента Мэй и решайте это с ней сами. Это классическая история для многих спикеров», — говорит Огоновский.

Отдельная тема — райдеры звездных гостей. Одно из самых странных писем с пожеланиями прислал Столмен.

«Это был pdf-документ. В нем было что-то вроде: если вы захотите меня поселить в гостинице, не делайте этого, ведь их трекает полиция. Снимите мне, пожалуйста, квартиру. Вы должны знать, что котов я люблю, но у меня на них аллергия. Лучше будет, если со мной в квартире будет попугай. Я не пью, но, если в холодильнике вдруг окажется бутылка старого вина определенного года, буду очень благодарен. Я не люблю лишнего внимания, но буду не против, если вы заберете меня из квартиры в удобном черном автомобиле со шторками сзади», — улыбается Юрий.

Смешная ситуация также сложилась с приездом Александра Никса. «Никс — британский профессор. Он всегда ходил в костюме, был манерно, вежливым, лаконичным и спокойным. После первого дня на вечеринке Tech Lounge он подходит ко мне и говорит: „Юра, я все сделал, лекции прочитал, с тем поговорил, там побывал“. Я немного удивился и начал рассказывать ему о завтрашней программе конференции, о запланированной экскурсии по городу. Он меня перебивает и говорит: „Какая к черту архитектура? Когда будем веселиться?“», — вспоминает Огоновский.

Кто создает IT Arena

В команде IT Arena — примерно 20 человек. Это:

• Организационный комитет. Они отвечают за всю организацию событий на конференции от построения сцены до закупок.
• Маркетинг-команда. Они отвечают за построение бренда IT Arena в Украине и мире.
• PR. Общение со СМИ, построение бренда.
• Программные комитеты. Это эксперты, привлеченные извне. Они отвечают за контент и спикеров.

Программный комитет разделен на:

• Команда Startup Competition. Ее возглавляет Иван Дмитрасевич — СEO Startup Depot.
• Команда Tech track. Ее возглавляет Юлия Чепуренко. Среди ее членов — блогер и Engineering Manager Дмитрий Малеев, разработчик Антон Минашкин.
• Команда Product track. Ее возглавляют Оксана Крикун и Мария Пилип.
• Команда Business track. Эта команда меняется из года в год в зависимости от актуальных вызовов.

«Целевая аудитория Business track — владельцы и топ-менеджеры компаний. Их вряд ли удивят какие-то обычные кейсы. Поэтому мы, например, в этом году решили добавить в Business track социальную тему. Ее разрабатывает вся команда проекта», — уточняет Огоновский.

Кроме этого во время самой конференции к организации присоединяются 10–15 менеджеров львовского IT кластера и несколько сотен подрядчиков. Финальные решения принимаются с участием Степана Веселовского и Юрия Огоновского.

Как стать частью IT Arena?

Это можно сделать в качестве:

• посетителя;
• спикера;
• партнера, спонсора;
• участника Startup Competition;
• волонтера.

«Некоторые члены нашей команды начинали, например, как волонтеры. Если у человека все удавалось, то после нескольких лет сотрудничества мы предлагали ему трудоустройство», — комментирует Юрий Огоновский.

Для посетителей 2021 года есть три вида билетов:

• Standard ($59). За несколько месяцев до начала события его можно было приобрести за $19 и $39.
• Senior ($199). Предыдущие цены — $79, $99, $149 .
• Executive ($399). Две предыдущие цены — $149, $199, $299.

Что предлагают в различных пакетах можно узнать здесь.

Чтобы стать спикером, необходимо отправить заявку организаторам. Как правило, спикеров выбирает программный комитет. Купить время выступа на IT Arena не получится.

«Мы не продаем места спикеров. То есть ни один спонсор не может сказать, что хочет, чтобы их представитель выступил на конференции. Таких прав также нет у членов оргкомитета. Если кто-то нам предлагает спикера, его сначала должен утвердить программный комитет», — рассказывает Юрий Огоновский.

Партнером или спонсором мероприятия можно стать, отправив заявку на почту Юрию Огоновскому. Детали здесь.

«Требования к партнерам у нас каждый год меняются. Мы хотим, чтобы наше сотрудничество было построено на модели win-win. То есть мы для каждой компании-участницы прописываем персонализированные решения», — говорит Огоновский.

Для участия в Startup Competition стартап должен:

• Быть основан не больше, чем два года назад и иметь по крайней мере демоверсию продукта.
• Получить инвестиции до $200 000.
• Быть готовыми к собеседованию и подтвердить свое участие в питче. В нем примут участие 30 стартапов.

«В течение августа-сентября команда Ивана Дмитрасевича проводит интервью с потенциальными участниками отбора стартапов. Во время него важно выявить цели и этапы работы с продуктом. Этот этап отличает наш Startup Competition от других имеющихся в стране. Мы уверены, что такой тщательный отбор помогает лучше понять идею проекта, ведь можно не так оформить заявку, поставить не на том акцент», — говорит Огоновский.

Ежегодно, кроме 2020-го (когда конференция прошла в офлайн-режиме из-за карантина), на конференции работало около сотни волонтеров. Набор начинается с сентября. Приобщиться к команде можно через сайт мероприятия в Facebook.

Бренд IT Arena

Организаторам было важно, чтобы ни один посетитель не чувствовал дискомфорт во время конференции. На первой IT Arena было три рабочих языка: английский, украинский и русский. Со следующего года остановились только на английском. «Это оказалось гораздо удобнее, чем менеджерить сразу несколько треков на разных языках и переводить их», — говорит СЕО IT Кластера.

Бренд IT Arena пока не так известен как крупные международные конференции. «Мы пока не можем конкурировать с Techcrunch Disrupt или с Web Summit. У них есть свои медиаресурсы, и организовать подобную конференцию для них проще. У нас нет своего медиа и мы понимаем, что англоязычное издание в Украине — это небизнесовая история. Поэтому нам пока сложно конкурировать с такими гигантами», — рассказывает Степан Веселовский.

Особенность украинской конференции — в сравнительно низкой стоимости билетов и насыщенной программе. Также ежегодно IT Arena пытается поднять какую-то одну важную тему. В этом году — Beyond Virtual (за пределами виртуального, — ред.).

«Мы хотим, чтобы посетители конференции задумались о каких-то глобальных вещах. Например, в этом году в программе конференции есть темы связанные с ментальным здоровьем, вопросами возраста и кибербезопасностью», — рассуждает Веселовский.

Все эти месседжи вкладываются в aftermovie-ролики. Группа фрилансеров начала изготавливать их в 2014 году. Впоследствии они превратились в известную компанию And Action.

Что дальше?

После завершения нынешней конференции у команды Львовского IT Кластера цель — адаптировать маркетинговую стратегию к современным вызовам и потребностям. Уже к 2022 году планируют удивить посетителей новыми форматами и мероприятиями.

«IT Arena 2021 — это своеобразный kick-off для полного офлайна в 2022-ом. В этом году мы увеличили и улучшили все, что можно было улучшить, начиная от мобильного приложения и заканчивая локациями», — говорит Юрий Огоновский.

«Мы будем двигаться в офлайн, это наше концептуальное решение. Возможно, лучшие онлайн-элементы останутся, но пока не готов сказать, какие именно. Все это мы будем обсуждать уже после нынешней конференции в ноябре. Но мы уже сейчас думаем как IT Arena должна удивить людей после двух лет онлайн, ведь есть тысячи желающих приехать на событие, потому что соскучились по формату. Уверен, что впереди у нас будут только приятные изменения, которые мы анонсируем уже в марте 2022», — оптимистично подводит итог Степан Веселовский.