Як SoftServe організували VR-івент для співробітників за десятки тисяч євро

Як SoftServe організували VR-івент для співробітників за десятки тисяч євро

Ми всі звикли до онлайн-нарад і конференцій у Zoom чи Google Meet. Уже нікого не здивуєш стрімом події, навіть із несподіваною локацією та якісною картинкою. Щоби вразити аудиторію, бренди переходять у доповнену чи віртуальну реальність.

Компанія SoftServe провела церемонію нагородження корпоративної премії у VR. Віце-президент з HR маркетингу Анна Сологуб розповіла про переваги та недоліки такої ідеї, вартість і алгоритм організації події.

Ідея

Щороку SoftServe відзначає співробітників, які найкраще проявили себе. До вибору переможців залучаються всі працівники. Зазвичай церемонія нагородження SoftServe Awards відбувається у Львові, але цьогоріч єдиним варіантом був онлайн-івент.

Спочатку нам здавалося, що буде достатньо звичайної Zoom-сесії. Але в процесі підготовки зрозуміли, що це зовсім не відповідає цілям проєкту. У 2019 році ми змінили концепцію конкурсу, і нам потрібне було wow-рішення, щоб її підкреслити.

Ми обираємо Game Changers, які не просто результативно працювали, а експериментували, шукали нові підходи. Це те, що заохочує наша корпоративна культура.

Під час брейншторму маркетингова команда згадала пост Дмитра Дубілета про VR-конференцію. Геймінгова платформа пасувала концепції Game Changers. Як ми побачили в посткомунікації, цей зв’язок добре зчитався. Єдиною проблемою була нестача часу на підготовку. Церемонія нагородження SoftServe Awards проходить у середині січня, а ідея з’явилася в середині листопада.

Вибір VR-платформи

Колеги з відділу R&D, які розробляють VR-проекти для клієнтів, сказали, що створити платформу для віртуального івенту з нуля реально, але не так швидко. Утім, у них був перелік підрядників, які створюють SaaS-рішення. Ми проаналізували їх на відповідність нашим вимогам:

  • портфоліо реалізованих комерційних кейсів;
  • проведення івенту в режимі реального часу;
  • доступність на Oculus — бюджетних VR-окулярах;
  • персоналізація аватарів кожного учасника.

Також нас цікавила можливість долучитися до івенту з десктопа без VR окулярів. Ми не були впевнені, що зможемо забезпечити ними всіх учасників. До того ж інтерактив у VR-середовищі перевантажує вестибулярний апарат. Імовірно, комусь було би складно витримати всі 40 хвилин віртуальної церемонії.

Ми так і не використали цю опцію, але мати запасний варіант було важливо. Виявилося, що вибір не такий і широкий. Ще одне обмеження — існуючі платформи здатні прийняти максимум 60 людей одночасно. У нас було 50. Врешті зупинилися на платформі Engage.

У вартість платформи входить:

  1. Вибір локації з готових варіантів та її брендування.
  2. Розробка та інтеграція у платформу сторонніх об’єктів, із якими можна взаємодіяти. У нашому випадку це була 3D-модель нагороди для переможців.
  3. Онлайн-трансляція івенту на Workplace (версія Facebook для корпоративного використання) для тих, хто не брав участі в церемонії. Це був челендж для підрядника.
  4. Операторська робота — важливе доповнення до попереднього пункту. Стрім із одного ракурсу нецікавий. Тому кілька операторів пересувалися локацією та обирали, яку саме картинку виводити на екран, як на офлайн-заході.
  5. Попередні тренінги для всіх учасників івенту — 8 сесій у нашому випадку.

Робота внутрішньої команди

Креатив

Креативна команда шукала рішення, цікавіші за віртуальний конференц-зал. Вони обрали та забрендували локацію, створили інтро, відео до кожної номінації, перебивки. Також координували підрядника, щоби органічно інтегрувати всі елементи у платформу.

Кожен учасник сам обирав собі аватар. Можна було зробити героя максимально подібним до себе або оформити за власним бажанням. Наприклад, R&D-директор перетворився на космонавта.

SoftServe Awards VR персоналізовані аватари

Обладнання

Розглядали варіанти купити Oculus для всіх або для частини, а іншим створити аватари під десктопну версію. Врешті орендували окуляри для всіх у підрядника VR Studio, але для учасників у США треба було купувати.

Такі гаджети там дешевші, ніж у нас, через це немає сервісів оренди. Але ми не врахували один важливий момент — усе розкупили до Різдва. Ми знайшли частину в офіційних магазинах, а частину — на eBay з націнкою.

Тренінги для учасників

За умовами контракту, підрядник навчав взаємодіяти із платформою для івенту — як пересуватися всередині арени, взяти нагороду, увімкнути/вимкнути звук, поаплодувати, махнути рукою тощо.

Перед цим люди мали розібратися з окулярами, встановити на них платформу та просто звикнути до VR-середовища. Ми готували для них інструкції. Частина учасників активно користувалася окулярами до цього, тож вони допомагали новачкам у спільному чаті.

Уміння користуватися Oculus — другорядний момент. Важливо, щоби люди були готові до нового досвіду.

Ми розуміли, що деякі колеги можуть скептично сприйняти ідею з VR як щось зайве та заплутане. Тож ми зробили одного з учасників, фаната віртуальної реальності, своєрідним амбасадором заходу. Він першим протестував усе та потім долучався до тренінгів.

Після опанування окулярів і встановлення платформи учасники мали перевірити, як вони почуваються у VR-середовищі. Воно може бути некомфортним для людей зі слабким вестибулярним апаратом. Коли учасник «ішов» за нагородою, картинка дуже хиталася. Якщо комусь стало би зле, модератор міг перенести аватар людини на потрібну точку.

Як відбувалася церемонія

Перед початком був час для нетворкінгу, максимально наближеного до реальності. Люди збиралися у невеликі групи, спілкувалися та навіть обіймалися. Ефект присутності посилювала функція 3D Voicing: гучність варіювалася залежно від відстані між аватарами. Тобто чим ближче, тим краще було чути.

SoftServe Awards VR локація

Власне церемонію модерували представники підрядника. Перед стартом в окулярах учасників з’являлося повідомлення, що розсадка почнеться за хвилину. Модератор розміщував усі аватари по місцях.

У налаштуваннях Oculus можна обирати — сидіти чи стояти протягом івенту. Якщо стоїш в окулярах, не видно нічого навкруги і можна вдаритися чи оступитися. Щоби уникнути цього, можна окреслити собі безпечну зону. Якщо людина вийде за її межі, на екрані з’явиться сповіщення про це.

Чи не найважливіша роль у всій події — ведучий, який має бути стресостійким. Під час офлайн-івенту є адмін-команда, яка може підстрахувати, а тут усе на одній людині. Вона має комунікувати і з учасниками, і з глядачами, багато імпровізувати та тримати динаміку. Для нас було важливо підвищувати залученість аудиторії, тож наша ведуча постійно заохочувала писати коментарі та вітати переможців.

Великих факапів у нас не було. Кілька людей не зорієнтувалися і не змогли швидко взяти нагороду. Тоді ведуча і той, хто вручав, пояснювали, що треба робити.

SoftServe Awards VR

Чи результат вартий зусиль

Якщо коротко, то так. Минулого року ми проводили церемонію нагородження офлайн у Львові зі стрімом на Workplace. Тоді запис подивилися близько 2500 людей. Цього разу залученість аудиторії була втричі вищою, причому не лише перегляди, а і реакції та коментарі.

Пост зі стрімом івенту отримав майже тисячу коментарів, що є одним із найбільших показників від початку 2020 року. Люди масово шерили скріншоти у соцмережах. Загальний фідбек колег, який ми збираємо після кожного масштабного проекту, набагато кращий за попередні роки.

Були й мінуси:

  • олдскульний дизайн;
  • обмеження за кількістю учасників, які можуть одночасно перебувати на одній віртуальній платформі;
  • навантаження на вестибулярний апарат;
  • бюджет — якщо Zoom-івент можна організувати безкоштовно, то VR коштує кількадесят тисяч євро.

Зі слів підрядника, над першими двома пунктами активно працюють.

Загалом VR дає набагато цікавіший і ширший досвід, ніж традиційні онлайн-івенти. В це є сенс вкладати зусилля, якщо важливий привід потребує підсилення нестандартним форматом. Використання VR-елементів несе меседж про трансформацію, вихід за звичні рамки. Для більш традиційного івенту, наприклад, вузькоспеціалізованого технічного мітапу, такий підхід принесе більше плутанини, ніж користі.

Поділитися