Как вести финансовый учет — 10 правил для начинающих предпринимателей
70% бизнесов не выживают в первый год существования из-за кассовых разрывов и других типичных ошибок. Сооснователь сервиса учета денег для современного бизнеса Finmap.online Александр Соловей сформулировал для читателей Vector основные правила ведения финансового учета, которые помогут представителям малого и среднего бизнеса остаться на плаву после первых неудач и успешно развиваться.
Для чего нужен финансовый учет
Для начала давайте представим себе историю.
Андрей — начинающий предприниматель, собственник небольшой типографии. Андрей думает, что у него все хорошо: заказы идут. Он нанял бухгалтера, пытается самостоятельно вести учет средств в Google-таблице. Он принимает деньги и наличкой, и на карту ФОП, и на личную. «Не запутаюсь!», — думает Андрей, ведь у него больше нет сотрудников, кроме бухгалтера. Чаще всего у него заказывают печать визиток, но ему больше нравится делать принты на футболках. Он ставит цену сильно ниже рыночной на эту услугу, чтобы привлечь клиентов.
Андрей оплачивает с одного счета и личные потребности, и расходы бизнеса. Оставшееся — тратит. Как-то раз парню везет: крупной компании нужно сделать печать на 500 футболках. Он берется за заказ и 14 дней упорно трудится только над ним. Заказчик работает по постоплате.
Не успел Андрей и оглянуться, как собственник помещения пришел за арендной платой. Денег с предыдущего месяца не осталось, оплата за текущий заказ еще не поступила. Андрей берет деньги в займ и все еще не теряет надежды, ведь платеж от заказчика должен спасти ситуацию. Но компания сильно задерживает оплату и кормит Андрея завтраками. Предприниматель оказывается в долгах и без денег для закупки сырья и оплаты необходимых трат. Так сформировался кассовый разрыв.
В этой истории было много ошибок: Андрей не занимался управленческим учетом, не вел платежный календарь, смешивал личные средства с деньгами бизнеса, и многое другое. Чтобы не попасть в такую ловушку, придерживайтесь простых правил.
Ведите не только финансовый, но и управленческий учет
Нанимая бухгалтера, молодой бизнесмен уверен: финансы под контролем. А вот и нет! Бухучет регламентирован государством, поэтому бухгалтер правильно оформляет и подает все документы в нужные госорганы.
Управленческий учет дает понять, на чем вы зарабатываете, а где теряете, какой ваш основной продукт, а какой приносит больше всего денег. Именно структура доходов и трат поможет определиться, как действовать дальше.
Отделите себя от бизнеса
Новички часто неразрывно ассоциируют себя со своим делом. Предприниматель может иметь счет ФОПа и еще несколько личных карт. Клиенты расплачиваются по-разному, некоторые еще и платят наличкой. Потом из этих денег бизнесмен покупает продукты домой или заправляет машину. А в конце месяца ему нечем платить сотрудникам зарплаты.
Четко разделите личные средства и деньги бизнеса, иначе будет непонятно, кто и за чей счет живет.
Чтобы не забрать лишнего с бизнес-счета, лучше установить себе фиксированную зарплату на рыночном уровне и закладывать ее в общий зарплатный фонд — регулярную статью расходов.
Выберите подходящий инструмент финучета
Записи в блокнотах, заметки в телефоне, просто «в уме» — при таком ведении финучета часть транзакций непременно теряется. Когда затраты на неизвестное «Другое» достигают 20–30%, то вы не сможете понять, как оптимизировать свои расходы.
Самодельный Excel-файл — лидер среди решений для финансового учета и планирования для предпринимателей. Вместе с тем в нем легко запутаться: формулы слетают, документы множатся.
Другая крайность — это выбор слишком дорогого и громоздкого софта. У одного из наших клиентов есть достаточно большое производство. А вместе с ним — штат айтишников на ставке, которые годами допиливают и адаптируют 1С под потребности бизнеса. Чаще всего для бизнеса это нерациональная трата ресурсов.
Заведите платежный календарь
Производству нужно постоянно закупать сырье, чтобы дальше производить товары. Также нужно оплачивать работу подрядчиков, аренду помещения, коммунальные платежи. В один прекрасный день совпадут нескольких обязательных платежей, а денег на счету не окажется. Придется выбирать между необходимыми платежами. Так и возникает кассовый разрыв.
Если же вы будете вести платежный календарь, то будете видеть план обязательных трат, например, на месяц. Ваша цель — чтобы на один день не приходилось несколько оплат, а необходимые суммы были доступны в нужные сроки.
Морально приготовьтесь к кассовому разрыву
Кассовый разрыв — это временная нехватка средств для покрытия текущих необходимых платежей. Даже если с вами случился кассовый разрыв, бизнес можно и нужно спасать.
- Трезво оцените свой бизнес со стороны.
- Определите категории и подкатегории трат.
- Посчитайте точку безубыточности.
- Определите активы — как финансовые, так и материальные.
- Посчитайте кредиторскую и дебеторскую задолженности.
- Определите наиболее и наименее маржинальные продукты.
Исходя из этих цифр, строим финансовую модель и просчитываем следующие шаги бизнеса. Может оказаться, что бизнес может преодолеть кассовый разрыв только с помощью имеющихся ресурсов. Например, перераспределить сырье или запросить у клиентов возврат долгов.
Делите статьи расходов на подкатегории
У нашего клиента, производителя оригинальных костюмов для косплея, много заказов со всего мира. Стоимость доставки в разные страны и разными почтовыми сервисами очень отличается. Когда-то давно клиент установил фиксированную надбавку к цене за доставку. Но когда он настроил финучет и разбил траты на категории, то узнал, что теряет на этом сотни долларов. В итоге он повысил стоимость доставки для клиентов.
Слишком объемные статьи расходов и доходов не дают понимания, где бизнес теряет и что можно оптимизировать. Делите все на категории и подкатегории и документируйте суммы, потраченные на каждую из них.
Постройте грамотный план продаж
У каждого бизнеса есть своя точка безубыточности. Это сумма, которую вы должны заработать, чтобы бизнес существовал.
Чтобы определить свою точку безубыточности, просуммируйте все обязательные платежи: аренда помещения, коммуналка, зарплаты.
Например, для выживания вашему бизнесу нужно 400 000 грн в месяц. Зная средний чек и конверсию, отдел продаж может подсчитать, сколько лидов нужно собрать, чтобы бизнес выходил «в ноль» и чтобы заработал. От этого и отталкивайтесь.
Сводите баланс
В баланс следует засчитывать не только деньги в чистом виде, но и активы. Как-то к нам обратился бренд одежды для молодых мам. Они были в трудной ситуации и хотели совета по поводу получения кредита. В то же время на их складе лежало тканей на более чем 1 млн грн! Оказалось, что было проще продать часть тканей, чтобы вытащить предприятие из кассового разрыва.
Учитывайте и все накопленные денежные средства бизнеса. Идеально всегда иметь запас на 2–3 месяца безубыточного существования бизнеса.
Фиксируйте долги
Или же ведите учет дебиторской задолженности: то, что вам должны клиенты, партнеры или подрядчики. Наш клиент, строительная компания, делает исследования бетона во время заливания котлованов. За одно строительство делается много тестов, часть из которых терялась при оплатах. Эти мелкие забытые чеки вернули компании 3 млн грн за несколько лет.
Не надейтесь на предоплаты
Предоплата становится вашей, когда вы покрыли либо часть, либо все запланированные работы, и затраты на этот проект уже списаны. До этого момента она — не доход и не прибыль.
Финансовый отчет стоит вести не для галочки, а для более эффективного управления компанией. Анализ собранных данных поможет понять, что тормозит развитие бизнеса и мешает зарабатывать, а также как устранить эти препятствия.
Иллюстрация: Катерина Павливская