Чому варто перестати «просити вибачення за затримку» в електронних листах — думка психолога

Потреба просити вибачення

«Одного ранку минулого літа я надіслав чорновий варіант промови своїй колезі для отримання зворотного зв’язку. Попри те, що це був довгий текст, а вона була на конференції, вона надіслала мені свої перші коментарі того ж вечора. “Вибачте за затримку”, — написала вона. Я не очікував почути відповідь від неї того тижня, не кажучи вже про той день. Вона не затрималася. Але все одно відчувала потребу просити вибачення. Виявляється, вона не одна така. Коли я переглянув свою електронну пошту за минулий рік, фраза “вибачте за затримку” зустрілась 547 разів», — розповідає Грант

На його думку, вибачення за те, що ви не відповідаєте на електронні листи майже в той самий момент, коли їх отримуєте, підсилює ідею, що ви доступні для розв’язання робочих питань 24/7. Тобто робота є панівною у вашому житті. Замість того, щоб виділити час для відпочинку, дозвілля та сімейного життя, доводиться постійно контролювати свої канали зв’язку та бути готовими все кинути заради швидкої відповіді на повідомлення. Грант вважає, що бути цілодобово на зв’язку означає жити у владі чужих календарів. Це рецепт вигорання.

Він пояснює, що ми повинні проявити трохи співчуття до себе. «Якщо ви не взяли на себе зобов’язання щодо дедлайну, то не можете запізнитися. Ви маєте право не поспішати», — пише він. Якщо відчуваєте, що повинні щось сказати, то він пропонує замість вибачень висловити подяку: «Дякую за ваше терпіння».

Швидкість — не головне

Грант каже, що нам усім потрібно перестати плутати оперативність із ввічливістю. Раніше він і сам мав таку звичку, обіцяв студентам, що відповість на електронні листи протягом 24 годин. Також відчував, що його цінують і піклуються про нього, коли інші швидко відповідали на його емейли. Проте пандемія змусила його переглянути це припущення.

«Одним із позитивних моментів ери Covid є те, що люди стали ретельніше підходити до визначення цифрових кордонів — і з більшим розумінням ставитися до їхнього прийняття. Ми побачили появу величезної кількості підписів до електронних листів на кшталт “Мій робочий час може не збігатися з вашим робочим часом” і “Відповідайте у зручний для вас час”. Ми не можемо допустити, щоб встановлення кордонів зникло разом із пандемією», — пояснює Грант.

Він пояснює, що швидкість відповіді рідко є ознакою того, наскільки ви дорогі людині. Зазвичай це показує лише, як багато в неї справ. Затримки з відповідями на електронні листи, тексти та дзвінки — часті симптоми перенапруження та перевантаженості. Якщо повідомлення не термінові, то затримки слід обчислювати тижнями чи місяцями, а не днями чи годинами. Крім того, швидка відповідь не обов’язково є найкращою. «Ми поспішаємо зробити щось замість того, щоб виконати це добре», — пише він.

У підсумку Грант рекомендує кожного разу, коли хтось просить вибачення за повільну відповідь, скористайтеся можливістю «змінити» цю норму. «Коли моя колега попросила вибачення за те, що не відповіла до ночі, я відреагував: “Вибачення відхилено!”. І так, я одразу ж відправив відповідь», — підкреслює він.

Реклама у Vector

Знайшли помилку? Виділіть її і натисніть Ctrl+Enter