Разговор с коучем и «горячая линия». Как украинские IT-компании пытаются справиться с тревогой

Последние несколько недель не утихают слухи об угрозе полномасштабной войны с РФ. В то же время жизнь продолжается, рабочие задания выполняются.

Делать это в состоянии постоянной тревоги и неопределенности — сложно. Поэтому мы спросили топ-менеджеров украинских IT-компаний MacPaw, Grammarly, Softserve и GlobalLogic, как они поддерживают рабочий климат, помогают сотрудникам справиться с тревогой. Также мы попросили поделиться своими советами по коммуникации с командой в подобных условиях.

Поддерживать рабочее настроение помогает коммуникация и план действий на случай вторжения

В настоящее время сложно сохранять спокойствие, но всеобщую атмосферу в MacPaw нельзя назвать тревожной. Команда знает, что у нас есть план действий для разных сценариев эскалации конфликта.

Специалисты сами предлагают помощь компании. Когда мы объявили, что начинаем готовить тревожные рюкзаки с вещами первой потребности, более 20 человек захотели помочь их собрать. Еще в декабре мы организовали собственный волонтерский центр. В него поступило несколько десятков наших специалистов. Сказали, что готовы помогать коллегам, если возникнет чрезвычайная ситуация.

Когда кто-то из специалистов испытывает усиленную тревогу или панику, он может обратиться к коучам компании. Такие случаи уже были. Коучи помогали людям проработать это состояние и снизить уровень стресса.

Также мы провели лекцию, на которой учились работать со стрессом, искать уверенность в моментах неопределенности, улучшать свое эмоциональное состояние.

Коммуникация с командой

Поддерживать рабочее настроение в компании помогает коммуникация. Мы делаем все возможное, чтобы команда ощущала защиту и поддержку со стороны компании:

• Рассказываем специалистам обо всех шагах, которые сделали в процессе подготовки. К примеру, на этой неделе сообщили людям, что компания арендовала коворкинг в Ивано-Франковске.
• Регулярно присылаем письма, в которых открыто рассказываем о статусах всех операционных процессов. Общаемся во внутренних каналах коммуникации, но стараемся не перегружать их и делимся только самыми важными новостями.
• Также напоминаем людям, что собственная безопасность — личная ответственность каждого. Компания не может обеспечить безопасность, но может помочь и поддержать в сложной ситуации.
• Для всех желающих мы организовали практический курс первой помощи.
• Комплектуем тревожные рюкзаки с вещами первой необходимости: мобильными фильтрами для воды, фонариками, мультитулами, радио, спальными мешками, сухим пайком и другим. Предоставляем финансовую помощь всем нуждающимся.
• По приглашению компании в MacPaw Space выступила Виктория Романюк, заместитель директора Могилянской школы журналистики. Она подготовила лекцию «Жизнь в эпоху постправды и информационных войн». Медиаэкспертка рассказала, как распространяются фейковые новости, как распознать их, помогла разобраться в методах информационных и психологических атак.

План на случай чрезвычайной ситуации

Ситуация в стране не отразилась на сотрудничестве с нашими пользователями. Разве что в последние дни мы чаще получали сообщения со словами поддержки.

Люди также спрашивали нас, как будут работать программы MacPaw в случае войны с Россией, будут ли они работать вообще. Мы разработали план, как поддерживать работу компании и наших продуктов в любых условиях:

• «Замораживание кода». Если будет нестабильный доступ в интернет — ограничим количество людей, которые будут вносить изменения в продукты компании. Это снизит риски нестабильной работы продуктов.
• Настройка отправки автоматических ответов от службы поддержки. И имеем так называемую красную кнопку, которая активизирует переход компании в режим автономной поддержки продуктов.
• Наладили альтернативные каналы коммуникации, чтобы команда могла общаться без Интернета. Создали коммуникационные группы и убедились, что к каналам присоединился каждый человек в компании. В случае военного вторжения запустится «горячая линия». Она будет оказывать поддержку команде, информировать о новостях и положении вещей в компании.
• Обеспечили стабильную работу финансовой системы MacPaw. Специалисты будут получать платежи при любых условиях.
• Наш план действий предусматривает охрану физических объектов и документации компании.
• Релокацию за границу не планируем — будем работать в Украине. На случай военного вторжения MacPaw арендовала коворкинг в Ивано-Франковске. Там будет работать команда, которая обеспечит стабильную работу бизнеса, и специалисты, которые решат переехать в Ивано-Франковск. Организовать коворкинг в Ивано-Франковске нам помог инновационный центр «Промприбор».

Менеджмент компании держит руку на пульсе. Каждое утро мы проводим мониторинг новостей, анализируем текущую ситуацию и выставляем индикаторы стабильности. В целом продолжаем работать и принимать стратегические решения. Готовимся ко всем возможным сценариям, но не паникуем.

В общем, мой главный совет — не паниковать, делать свое дело и иметь план действий на случай обострения ситуации. Однако надеюсь, что кризисные планы не понадобятся, а мы продолжим работу в пользу нашей страны.

Открытая коммуникация и полезные знания – лучшие инструменты в кризисных ситуациях

Похожая паническая ситуация была в начале пандемии весной 2020 года. Сегодня мы уже знаем, какие инструменты работают лучше всего. Для нас это открытая коммуникация и полезные знания, которые могут понадобиться каждому человеку.

Мы ведем проактивную информационную кампании, чтобы помочь нашим работникам бороться с тревогой, страхом и неопределенностью. Общаемся и централизованно, от имени компании, и в более узких кругах — от руководителей отдельных отделов и команд.

Также объясняем работникам, как мы видим и оцениваем ситуацию, как будем действовать при тех или иных обстоятельствах. Говорим о рисках, которые могут возникнуть.

План на случай чрезвычайной ситуации

На прошлой неделе мы организовали лекцию медиаэкспертки Оксаны Мороз. Она рассказала об информационной гигиене и навыках распознавания фейков, а также о стратегиях информационных войн, которые сегодня активно использует Россия. Эти знания помогают более рационально и менее эмоционально смотреть на различные информационные вбросы, которые, в конечном счете, приводят к панике.

Также мы проводим сессии для менеджеров разных уровней. Они должны бороться не только с собственной тревогой, но и эффективно помогать подчиненным. Планируем запустить корпоративную горячую линию для психологической поддержки работников.

Еще два года назад мы открыли в компании программу по ментальному здоровью сотрудников. Проводили тренинги, лекции, обсуждения, консультации с экспертами. Эта инициатива была очень полезна и собрала многих участников. Поэтому тема тревожности уже не нова для наших людей.

Коммуникация с командой

Для коммуникации мы используем разные каналы и форматы. Основная площадка — наша внутренняя социальная сеть Workplace. Там мы сформировали библиотеку. В ней есть ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, активированные элементы нашего BCP (Business Continuity Plan — план непрерывности бизнеса). В соцсети доступны и подробные инструкции по отдельным процессам, которые могут произойти в случае чрезвычайной ситуации.

Работаем также через внутренние рассылки и лайвстрим-сессии. На последнем нашем стриме участвовали топ-менеджеры компании и представители команды по чрезвычайным ситуациям. Этот стрим смотрели 2800 работников.

Для оперативных уведомлений используем локальные командные чаты, это помогает быстро получать фидбек. Для индивидуальных обращений у нас создан отдельный электронный ящик, мы оперативно их обрабатываем.

Наша кризисная команда обеспечивает руководителей компании инструкциями, рекомендациями и проверенной информацией по кризисным вопросам. Это помогает оперативнее решать возникающие проблемы.

Во время кризисов руководители должны понимать сложившуюся ситуацию, стратегически оценивать ее в контексте бизнеса. Но кроме этого очень важна эмпатия, готовность помогать и поддерживать сотрудников.

В периоды неуверенности нужно общаться с особой осторожностью и отзывчивостью

В такие времена безопасность и благополучие сотрудников — приоритет нашей компании. Мы подготовили планы действий для разных сценариев, чтобы помочь нашим коллегам и их семьям оставаться в безопасности.

Также у нас есть планы по обеспечению стабильной работы сервисов Grammarly в случае обострения ситуации в Украине. Они обхватывают и резервные способы коммуникации. Отметим, что команда Grammarly работает удаленно с марта 2020 года практически от начала пандемии COVID-19.

В периоды неуверенности нужно общаться с командой с особой осторожностью и отзывчивостью. Эмпатия — одна из ключевых наших ценностей. На основе этого мы формируем стратегию коммуникации.

Назову и другие принципы, которые мы придерживаемся в общении с людьми:

• Четкость и доступность. Члены команды должны получать четкие и последовательные сообщения. Так что полезно сразу продумывать и учитывать возможные вопросы. Важная информация должна оставаться доступной, чтобы коллеги могли просмотреть или обработать ее позже.
• Лаконичность. Когда пишем сообщение, спрашиваем себя, содержит ли оно только важнейшую информацию. Не стоит перегружать людей, когда и так увеличен поток новостей.
• Подбор релевантного канала коммуникации. Также следует продумать, какой канал будет оптимальным для каждого случая: мейл или сообщение в мессенджере, статья на внутренних ресурсах или онлайн-встреча.
• Отзывчивость и уместный тон. Правильный тон очень важен, чтобы донести ваше сообщение. Эмпатическое общение помогает достичь баланса: оставаться серьезным и информировать и одновременно уменьшать чувство тревоги и усиливать доверие команды.

Покой сотрудников так же важен, как и их благополучие и безопасность

Наша компания постоянно следит за ситуацией в Украине. Мы получаем информацию из авторитетных и надежных источников — посольства, международные организации, органы государственной власти. Безопасность наших специалистов и выполнение обязательств перед клиентами — приоритет GlobalLogic.

Мы создали подробный план непрерывности бизнеса, постоянно дорабатываем, совершенствуем и тестируем его. Также регулярно приглашаем специалистов GlobalLogic на онлайн-встречи и подробно рассказываем о реакции компании на возможные изменения. Специалисты получают ответы на наиболее актуальные вопросы по BCP.

Об уровнях безопасности

В рамках BCP мы отслеживаем важные показатели: безопасность и настроения наших специалистов, работу базовой инфраструктуры, настроения клиентов. В зависимости от показателей ВСР предусматривает несколько уровней безопасности:

• зеленый — нет никаких проблем;
• желтый — низкая угроза;
• оранжевый — умеренная угроза;
• красный — высокий уровень угрозы.

Изменение одного или нескольких показателей изменяет уровень BCP и инициирует реакцию со стороны компании.

О релокации

Мы понимаем, что последние события и новости могут увеличить уровень тревожности у людей. В первую очередь это касается сотрудников, которые находятся близко к местам, где проводят военные маневры. Мы готовы помочь коллегам, желающим временно переехать в места, где они будут чувствовать себя безопаснее.

Также компания организационно и финансово поддержит временную релокацию специалистов и их семей в более безопасные регионы Украины с высоким уровнем угрозы в определенных областях или локациях GlobalLogic. Термины могут изменяться в зависимости от уровня опасности.

Пока мы не видим конкретных свидетельств повышения уровня опасности на границах Украины. Поэтому работаем в обычном режиме, выполняем свои обязательства перед партнерами и заказчиками в полном объеме.

Если наши коллеги или внешние специалисты желают релоцироваться за пределы Украины на долгий срок — рекомендуем подаваться на вакансии GlobalLogic, предусматривающие переезд в страны, где есть офисы GlobalLogic и открытые позиции компании.