«Дни интроверта» и лимит для встреч. Как планируют рабочее время Артем Афян, Владимир Многолетний и Виктория Придатко
Чтобы все успевать, не нужно много работать — нужно грамотно планировать задачи и расставлять приоритеты. Мы попросили поделиться своими принципами и инструментами планирования Артема Афяна из Juscutum, Владимира Многолетнего из Genesis и Викторию Придатко из VP Team.
Я стараюсь работать не больше 50 часов в неделю и провожу около 10 встреч. Экономить время мне помогает планирование в календаре и его синхронизация с остальными приложениями. Я планирую все задачи: бытовые, рабочие и даже отдых. Если хочется ничем не заниматься, можно это запланировать.
Я юрист, поэтому не пишу ничего от руки, ведь это может стать уликой против меня или моих клиентов.
У меня есть два основных инструмента: Outlook и To Do List от Microsoft. В первом удобно смотреть всю картину за неделю, во втором — список задач на день. Не советую заводить слишком много приложений, чтобы не путаться и не распыляться.
Так выглядит мой To Do List
У меня сложилась традиция — планировать год. Потом раз в месяц я сверяюсь с общими целями. Но главный ориентир для меня — это план на неделю. В пятницу набрасываю приблизительный список дел на семь дней, а в понедельник утром уже более детально распределяю встречи и задачи.
Я делю задачи на три основных блока: встречи с клиентами, встречи с партнерами и внутренние задачи (например, работа с документами). Для последних стараюсь выделять время в первой половине дня, когда голова еще свежая. Вторую половину посвящаю встречам. Мне нравится проводить их во время обеда, это экономит целый час.
Фишка не в том, чтобы успевать сто дел одновременно, а в том, чтобы фокусироваться на самом главном. Научитесь отсекать лишнее, говорить людям «нет» и отказываться от ненужных встреч.
Я работаю около 60 часов в неделю: 10 часов в будние дни и 4-5 часов на выходных. Стараюсь проводить не больше 3 встреч в неделю — они сильно отвлекают. Экономить рабочее время мне помогают хороший сон, концентрация, приложения Superhuman, Moleskine Flow и принцип Zero Inbox для почты.
Чтобы понимать, в каком направлении двигаться, я ставлю себе 3-5 глобальных целей на год, в рамках которых прописываю более узкие задачи. Например, если это бизнес-цель — сколько прибыли и выручки я хочу получить в этом году. Если спортивная — сколько тренировок хочу провести.
На протяжении недели я отмечаю в календаре все будущие встречи, но стараюсь, чтобы их было не больше трех, иначе не останется времени на основную работу. Длительные встречи лучше проводить за ужином.
На день я ставлю несколько приоритетных задач и выполняю их по очереди. Стараюсь работать в местах, где минимально отвлекаюсь — например, в переговорке в офисе. Еще включаю музыку в наушниках. Могу посоветовать исполнителя Firmament, я часто слушаю его в последнее время.
Я перепробовал кучу приложений для менеджмента задач, но они не работают. Раньше я вел записи в Moleskine, теперь использую Moleskine Flow — по сути такой же блокнот, только в iPad. Там у меня две главные страницы, которые я просматриваю каждый день: операционные и стратегические задачи. В операционные вношу то, что нужно решить срочно, в стратегические — глобальные вопросы.
Кроме того, я завожу отдельные страницы для всех людей, с которыми провожу встречи, а также для важных проектов. Так, открыв нужную страницу ты сразу помнишь, на чем у вас закончился разговор.
Иногда я работаю по 4-5 часов в день, иногда — по 2-3 часа, иногда вообще не работаю. Стараюсь проводить не более 5 встреч в неделю. Экономить время мне помогает делегирование задач сотрудникам.
Самые важные события я расписываю на месяц-два вперед, но в целом ориентируюсь на недельный план. В первую очередь я планирую все, что касается моего здоровья, развития и душевного баланса: тренировки, йогу, массаж, английский и другие обучающие классы. Если не вписывать их в рабочий график, найдется соблазн сказать себе: «Ах… была рабочая встреча и я не смогла пойти на тренировку». Затем вношу в расписание встречи с клиентами и рабочие дела.
Я оставляю минимум 30% в неделю под форс-мажоры и незапланированный отдых.
Все конспекты я веду в Evernote, а Google-календарь считаю не очень удобным. Раньше я планировала только встречи и самые важные события. Но с опытом поняла, что нужно фиксировать все. Если в планировщике только важные задания, то кажется, что день свободный. Хотя по факту мелкие дела зачастую отнимают много времени. Теперь я вношу в план все текущие рабочие и домашние дела: написать статью, вычитать договор, проанализировать документ, сходить в химчистку, разобрать шкафчик.
Так выглядит мой Evernote
У меня есть «дни интроверта» и «дни экстраверта». По вторникам и четвергам я никуда не выхожу, учитель йоги приходит ко мне домой. В понедельник, среду и пятницу я хожу в спортзал и на эти дни планирую все встречи. Раз уж выхожу из дома, стараюсь использовать это время с максимальной пользой. Выходные я обычно провожу в уединении, вместе с котом или близкими людьми. Максимум экстравертности в эти дни — поход на тренировку и обед вне дома.
Для меня важно «замедляться», поэтому утро я посвящаю себе. Я сама по себе просыпаюсь достаточно рано, но никуда не тороплюсь. Люблю с утра «повтыкать», поваляться в кровати и поработать в потоке. Важные дела у меня начинаются не раньше 11:00, а встречи вне дома — не раньше 13:00.
У каждого человека свое ресурсное время дня, когда энергии больше всего. Поймите, какое ваше, и постарайтесь сделать его только своим.
Для повышения продуктивности могу посоветовать только одно — ложиться спать не позже 22:00 и регулярно отдыхать. Да, сейчас совы скажут, что в 22:00 ложиться нереально, но вы попробуйте. Нервная система отдыхает с 22:00 до 24:00, поэтому для меня сон — это святое. Некоторые люди так много работают, что не чувствуют, когда наступает усталость. Прислушивайтесь к своему телу и ощущениям.