Как за неделю успевать сделать больше, чем другие делают за месяц

Вам знакомо ощущение, когда вроде бы и провели весь день за ноутбуком, но ни одна задача толком не продвинулась?
В том, чтобы делать больше работы за меньшее время, нет никакого невероятного секрета. Дело заключается в системности. Работая по системе, можно получить хорошее соотношение затраченного времени и количества выполненных дел. Vector публикует инструкцию «как успеть все и не стать многоруким Шивой» от Томаса Оппонга, основателя AllTopStartups.

Отделите срочные дела от важных

Чтобы успевать больше, нужно четко понимать: что, когда и как делать, чтобы успеть в кратчайшие сроки. Системный подход к своему времени — это выбор задач, которые стратегически соответствуют вашим рабочим целям. Это поиск соотношения между затратами времени и сил и результативностью.
Представьте себе: какие будут последствия, если вы сегодня возьметесь за неотложные, но неважные задачи, вместо того, чтобы сосредоточиться на важных делах?

Секрет управления своим временем заключается в том, чтобы систематически концентрироваться на важности и подавлять срочность. Срочные, но неважные задачи —  это главные отвлекающие факторы.

В 1954 году бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны». Наш мозг тяготеет к срочности. Но стоит помнить, что важная работа — это запланированные нами задачи, которые двигают нас к нашей цели.
Чтобы максимально эффективно использовать время, постоянно сомневайтесь в своем выборе и учитесь контролировать себя, когда у вас внезапно появляются неожиданные дела. Когда задача, которую вы не планируете делать сегодня, свалится к вам на голову, спросите себя: «Это действительно важно?» Затем подумайте не только о том, как, но и когда лучше всего справиться с этим.

Введите в свою жизнь правило «одного дела»

Работайте над своими наиболее важными приоритетами вместо того, чтобы заниматься неотложными задачами. Представьте, что ваше время ограничено, поэтому пытаться сделать все дела — не вариант.
Старайтесь до конца дня определить и записать самые важные задачи на завтра. Каждое утро сосредоточьтесь на том, чтобы выполнить ваш вечерний план на сегодня еще до полудня.
Составляя список, используйте метод «1–3–5» для создания и управления списком действий на день. Представьте, что завтра вы сможете выполнить только:

• одну большую задачу;
• три средних дела;
• пять маленьких дел.

Сузьте свой список дел до этих девяти пунктов. Ежедневный список приоритетов дает вам отличный план действий, чтобы вы не чувствовали себя перегруженными и не теряли время на размышления о том, что нужно сделать.

Перестаньте обращать внимание на отвлекающие факторы

Уведомления, громкие звуки, социальные сети, стук в дверь — враги концентрации, они нарушают ваш поток мыслей.

Каждый раз, когда вы отвлекаетесь от своих задач, вам нужно время, чтобы перенастроиться. Обычно уходит до 25 минут на то, чтобы полноценно вернуться к задаче.

Остерегайтесь напрасной траты времени, маскирующейся под работу. Например, дискуссии с коллегами, длительных встреч или решения чужих проблем в то время, как вам стоило бы сосредоточиться на своей работе.
Отслеживайте свои ежедневные действия в течение некоторого времени, чтобы четко видеть, на что вы его тратите. Помните, что встречи, телефонные звонки, электронные письма, уведомления, переписки — это отвлекающие факторы.
Для этого поминутно распишите абсолютно все вещи, которые сделали за день. И все, что было между этими делами. Оцените фактическое время, которое вы тратите на каждое задание, и все то, что было между этими заданиями. Обратите внимание на соотношение первого и второго.
Узнав, как проходит каждый ваш день, вы заметите, в какие моменты время утекает впустую.

Хватит быть постоянно занятым

«Занят» — не обязательно означает «продуктивен».
Оливер Беркман из BBC писал: «Когда вы заняты, вы чаще делаете неверный выбор при управлении своим временем. Вы берете на себя обязательства, которые не сможете выполнить. Или вам сложно расставить приоритеты по сравнению с важными задачами. Начинается заколдованный круг: ваше чувство постоянной занятости делает вас еще более занятыми».

Энджи Морган, соавтор книги Spark: How to Lead Yourself and Others to Greater Success, пишет: «Когда люди говорят: “Я так занят”, это на самом деле означает “Я плохой планировщик” или “Я не знаю, как расставить приоритеты”».