Синхронизация и контроль. Как вести бизнес на расстоянии — колонка соосновательницы Smartass

Пандемия научила и бизнесменов, и креативщиков вести проекты и руководить созданием продуктов удаленно в мессенджерах или по видеосвязи. Но это не отменяет необходимости в специалистах и грамотно настроенных процессах.

В своей колонке для Vector соосновательница Smartass Екатерина Кузьменко рассказывает о своем опыте и ошибках, из которых вывела шесть правил ведения удаленных проектов.

Архитектурная студия

О том, как вести бизнес на расстоянии, я знаю не понаслышке. Моим первым бизнесом была архитектурная студия Circle Line. Офисы располагались в Днепре и в Киеве, но проекты мы вели по всей Украине, а также в Европе и США. Без слаженной системы жонглировать параллельно несколькими стройками и поддерживать связи внутри команды было бы невозможно.

Команда состояла из 8 человек — архитекторов, визуализаторов и дизайнеров. Я вела первичные переговоры с клиентами, и потом мы распределяли задачи между членами студии.

Самым сложным всегда был авторский надзор, то есть непосредственная реализация проекта.

Архитектор регулярно выезжал на объект с чертежами, контролировал ход работы, поддерживал связь с генподрядчиком и другими участниками стройки. Ведение проекта на расстоянии усложняло задачу и требовало бесперебойной коммуникации со всеми участниками процесса.

Архитектурой я занималась еще с 2013 года. Тогда не были настолько распространены такие программы, как Trello, Asana или Airtable, где можно легко назначать ответственных за задачи и отслеживать прогресс команды. Поэтому мы придумывали свои методы, вроде регулярных коротких созвонов по утрам и вечерних подведений итогов с планированием следующего дня. Дальше мы, конечно же, освоили различные программы, диаграммы и другие методы для эффективного планирования, которые активно используем до сих пор.

Строительство в Smartass

Сейчас в Smartass, помимо стратегического планирования, я отвечаю за строительство нашей франшизы. Первую локацию в Киеве мы построили своими силами, и я решила, что для следующих мы привлечем профессиональных архитекторов, которые воплотят мое видение.

Так я допустила ошибку, которую совершают многие руководители: думать, что люди вокруг вас обладают таким же уровнем экспертизы и опытом, как и вы.

Я наступила на эти грабли с привлеченной командой архитекторов — предположила, что они умеют налаживать внутренние процессы и систему и работать удаленно. Оказалось, что системы не было. Даже проджект-менеджер с нашей стороны не смог совладать с чудовищными провалами в коммуникации, сорванными сроками и бюджетом. Поэтому я сформулировала шесть советов для несистемных команд, которым в какой-то момент придется работать на расстоянии.

Как вести проект дистанционно

Все решения и договоренности — в письменном виде

Если вы ведете удаленный проект и у вас большая команда, забудьте о вербальных договоренностях. После каждого совещания пропишите тезисно все, что проговорили на встрече. С этим протоколом должны ознакомиться все участники, и только после этого можно двигаться дальше.

Мы до сих пор разбираемся с ворохом неправильно заказанных или невовремя доставленных позиций. Боюсь представить, что было бы, если бы мы не следовали правилу протоколирования и если бы я не вовлекалась в процесс.

Планируйте в единой программе

Мы в команде активно используем Trello. В ней очень удобно работать спринтами. Для стройки этот метод тоже отлично подходит, так как можно ставить четкие задачи с понятными датами начала и окончания. Там можно расставлять приоритеты, назначать ответственных, ставить сроки и прикреплять файлы. В общем, отличный вспомогательный инструмент для командной работы.

Для хранения документов мы используем Google Drive. В него удобно загружать документы и делиться ими с командой. Похожий по функционалу Dropbox мы использовали в моей архитектурной студии. Его преимущество было в том, что все файлы на компьютере синхронизировались с облачной системой. Но в этом был и минус — мы работали с тяжелыми графическими файлами, которые занимали много места на жестком диске. В итоге, большинство коллег все равно работали с облаком.

Я запрещаю присылать мне файлы с таблицами или текстовыми документами, использую только Google Docs и Google Sheets. Так  мы можем шерить один и тот же документ на всех участников команды и оставлять там комментарии или правки.

Найдите сильного проджект-менеджера

Наш специалист не смог вовремя оценить ситуацию, предотвратить задержки и путаницу. Ищите не просто структурированного мышонка, а человека, который испытывает физическую боль от малейшего хаоса или отклонения от договоренности. Только тогда вы сможете быть уверены, что ваш самурай доведет ваш проект до успешного завершения!

Портрет идеального проджект-менеджера:

• Порядок в мелочах. Ищите человека, который, зайдя в комнату, поправит несимметрично стоящие стулья или выбросит скомканную салфетку.
• Пунктуальность. Обратите внимание на отношения вашего проджекта со временем. Часто ли он опаздывает? Насколько хорошо он может рассчитать тайминг выполнения каких-то задач? Если он не умеет организовать собственное время, то работу команды и подавно не сможет.
• Любознательность. Хороший проджект разберется, как наладить процессы хоть на стройке, хоть в пекарне. У него должно быть желание вникнуть в продукт и его производство.
• Коммуникабельность. Это продолжение предыдущего пункта. Проджект не сможет разобраться в продукте, если не будет задавать правильные вопросы. Например, наш специалист сразу ринулся в бой вместо того, чтобы собрать информацию и обсудить ситуацию со мной как экспертом в вопросах стройки и архитектуры.
• Дипломатичность. Главная задача проджекта — это организовать работу команды. Тут нужно быть жестким, но и уметь расположить людей к себе. Чтобы вместо пакостей коллеги стремились помочь.

Проверяйте подрядчиков до начала работы с ними

Не ленитесь собирать информацию и отзывы у предыдущих клиентов. Соберите список объектов и съездите посмотреть качество их работы. Я тысячу раз сталкивалась с тем, что договоренности с харизматичным менеджером заканчиваются на моменте взаимодействия с производством.

Один из моих лайфхаков — давать подрядчикам мелкие тестовые задания. Цена ошибки невысока, но вы сможете увидеть, насколько хорошо ваш потенциальный партнер справляется с поставленными задачами.

Не бойтесь показаться контрол-фриком

Лучше перебдеть, чем недобдеть. На стройках всегда был один представитель нашей архитектурной студии, который вел коммуникацию с генподрядчиком. Он имел право принимать решения на месте. Если что-то шло не так, то он знал, что вся ответственность на нем. Поэтому этот человек всегда вел протокол о принятых на стройке решениях или о спорных моментах, которые требовали обсуждения. Таким образом, у нас ничего не терялось.

Регулярный менеджмент

Минимум раз в неделю проводите звонки или встречи для обсуждения статусов. Сейчас с архитектурной командой, которую я формирую внутри Smartass, мы проводим звонки каждое утро. Мы всегда на связи, но такие звонки дают возможность всей команде быстро войти в курс дел каждого ее члена и иметь полную картину перед глазами.

Такие встречи должны быть краткими, но информативными и по сути. Отводите в календаре не больше 15 минут для таких звонков.