Команда, а не стая фрилансеров. Как нанимать людей во время карантина и поддерживать HR-бренд

Компания Phase One Karma попала в карантинный режим, будучи на стадии запуска нового продукта, а значит и активного найма — во время удаленки к нам присоединилось 8 новых человек, и это еще не конец. При выходе на дистанционку возникло много вопросов.
Как нанимать людей удаленно и не превратиться из компании с ценностями в стаю фрилансеров-одиночек? Как дать новому человеку понять ценности и внутреннюю атмосферу компании, если он ни разу не был в офисе и не общался ни с кем из сотрудников? Как сделать так, чтобы коллеги не терялись и чувствовали себя частью чего-то большего? Как поддерживать корпоративный дух во время карантина?
Вместе с компанией Phase One Karma рассказываем про универсальный HR-текст, Zoom-знакомство и открытки для сотрудников, которые снова в моде.

Карантин как вызов

Когда любой человек приходит на новое место работы, в первые же дни на него обрушивается гора новой информации: рабочее место, пароли, программы для работы, митинги, организационная структура компании. Продолжать можно вечно. Однако вся эта информация воспринимается через призму корпоративной культуры в офисе. Тут важно и какие люди находятся вокруг, и как идет общение внутри команды, и офисный интерьер, и впечатления от стандартного похода на кухню за чашечкой кофе.
К сожалению, карантин срубил весь набор человеческих факторов под корень, поэтому возник риск, что каждый новый человек будет получать необходимый минимум информации для работы и ничего больше. Короче говоря, нам нужно было срочно вносить изменения в онбординг на время удаленной работы.

Звездный час хендбука

Хендбук (от англ. Handbook) — это универсальный HR-текст для компании, где по полочкам разложены все важные моменты работы в этой конкретной компании: миссия, ценности, структура, корпоративная культура, софт для работы и коммуникации, информация об отпуске и системе вознаграждения.

Такой себе справочник, куда даже CEO полезно периодически заглядывать, чтобы посоветоваться. Многие компании предпочитают не тратить время на оформление этого знания в качественный и человечный текст, который действительно будут читать сотрудники.

В компаниях часто не существует хендбуков. Мы считаем это огромной ошибкой и, как показал карантин, не зря. После первых встреч с HR-менеджером и тимлидом новички получают ссылку на хендбук. Пусть он и в виде текста, но дает ощутить себя внутри компании, где есть шутки, неповторимый тон коммуникации. Можно легко понять, «о чем» наши люди и компания в целом.
Ключевые документы типа хендбука всегда можно найти в нашей базе знаний в Confluence. У нас также есть отдельный чат в Slack, где мы обсуждаем хендбук. Каждый может предложить правки и отметить неоднозначные моменты в тексте. Таким образом, текст идет не сверху от руководства, а становится коллективным достоянием, собственностью каждого члена команды.
«Для меня это впервые — выходить работать онлайн, необычный опыт. Изначально немного переживал. Я — коммуникационщик, мне очень важно общение с командой. Особенно с продуктовой. Но все прошло гладко. Благодаря тому, что команда провела онбординг, все провели свою часть — рассказали, кто чем занимается, про продукт. Хорошо, что в компании интегрированы Confluence, HURMA и JIRA. Это помогает рабочему процессу», — говорит Ильяс, Head of Marketing, который присоединился к Phase One Karma в начале апреля.

Zoom-знакомство

Следующая проблема — знакомство с другими сотрудниками. Обычно это органический процесс, в котором всё идет (да простят нас интроверты) легко и гладко. Во время карантина все люди, с которыми новые сотрудники не контактируют по рабочим вопросам, автоматически выпадают из поля зрения еще до стадии знакомства. Отсюда есть риск, что слабо связанные друг с другом отделы станут абсолютно непересекающимися, а люди не будут даже знать о существовании друг друга.
Поэтому, кроме стандартного представления в общем Slack-чате, мы решили делать общую видеоконференцию в Zoom, где знакомим новичков со своей командой в Phase One Karma. Были опасения, что такой формат будет выглядеть как школьная линейка, где каждый должен выйти в центр и сказать пару заученных фраз, но тут вышли на помощь сами сотрудники.
Сумасшедшие фоновые изображения в Zoom в виде киевских остановок общественного транспорта или берлинских ночных клубов, появление кошек и собак на руках у некоторых ребят, искренние и смешные представления себя — всё это расслабило атмосферу таких звонков и добавило эмоций в корпоративный процесс.

Открытки снова в моде

Хендбук и zoom-знакомство — это хорошо, но как быть со стандартными HR-активностями на карантине? Несколько недель карантина, и уже любой сотрудник ментально перейдет в режим фрилансера, а не члена сплоченной команды. Мы решили вернуться к классике и рассылать открытки. Это простой, но душевный способ дать понять: мы здесь и пониманием, что все оказались в уникальном положении, поэтому давайте оставаться вместе, работать и находить повод для веселья. Это своеобразный эффект классического постера Keep Calm and Carry On.

Например, всем сотрудникам, включая новичков, мы рассылаем доставку на дом с набором мерча и открыткой, которую вдобавок подписывал наш СОО & Co-Founder Артём Феньковский, обращаясь к каждому сотруднику лично.

Подозреваем, что из-за активного роста скоро физически не выйдет всем подписывать открытки от руки, поэтому пока что пользуемся моментом. Для нас важно показать, что компания входит в их индивидуальное положение и понимает, что работа удаленно — это немного другой образ жизни, к которому бывает тяжело адаптироваться. Мы все в одной лодке, короче говоря.

Нам всем очень понравилась идея открыток, поэтому мы решили рассылать ещё и простую диджитал-открытку, которая сразу же дает понять, что мы настроены на удаленную работу, но хотим побыстрее выйти в офис. Это мелочи, но они показывают открытость и осведомленность компании об уникальном положении новичка.
Закрываться от проблем удаленки и делать вид, что всё должно работать без каких-либо изменений, — это неискренне, а значит и не эффективно. Что новичок, что старожил сразу же уличит работодателя в лицемерности, отчего падает мотивация как на время карантина, так и после его окончания.

День удалённого рождения

Поздравлять сотрудников с днем рождения доставками на дом — популярный и крутой тренд. Помимо этого жеста, мы стараемся добавить больше эмоций и человечности в каждый подарок. Так у нас внезапно родилась внутренняя традиция: помимо подарка с доставкой на дом, все желающие вкладывают частичку себя в подарок, например, пишут поздравления на листке бумаги и фотографируются с ним, учитывая интересы и личные истории, связанные с именинником. При этом инсайдерские приколы и шутки только приветствуются.
Нашему дизайнеру, помимо основного подарка, мы прислали багет на дом, потому что его частенько можно увидеть на рабочем месте с гигантским багетом для снека. Из других историй — в результате длинного брейншторма как-то дошло до того, что мы подарили сотруднице футболку с подписями всей команды. Для многих это показалось бы странным выбором, но за этим подарком крылись история и хорошее знание человека.

Вообще день рождения — это отличный повод напомнить о душевной, человеческой связи между людьми в компании. В удаленных задачах и рабочих чатах эта связь затирается, но один продуманный и искренний жест в честь дня рождения здорово встряхивает рутину и вызывает много приятных эмоций со всех сторон.
«Перед выходом на работу, я приехал в родной город, чтобы завершить старые дела. Почти без вещей и с ноутбуком. И тут объявили карантин. Начал работать удаленно, еще не осознав ситуации. Пошел в магазин, листаю новости. Пишут, что сообщение между городами собираются закрывать!
Не доходя до магазина, сели с женой в машину и поехали в Киев забирать вещи и основную технику. В остальном все прошло гладко. Из сложностей — сначала не совсем понимаешь, к кому с каким вопросом обращаться. Через пару дней все встало на свои места», — говорит Сергей, NLP-специалист, присоединился к Phase One Karma в конце марта.

В любой непонятной ситуации — говорите

Кто-то может сказать, что вышеперечисленные жесты — мелочи и что для людей во времена кризиса приоритетом является просто иметь нормальную работу. Это не безосновательные заявления — люди действительно сейчас больше переживают за свою работу больше, чем обычно. Мы неоднократно устраиваем микротерапию в рабочих коллах и проговариваем, что компания в порядке и что людям не стоит переживать за свою работу — сотрудникам действительно важно постоянно это слышать.
Но если новости неблагоприятные — о них нужно говорить. Отсутствие офисного общения и фрагментарная коммуникация только усиливают стресс всей команды. «А почему нам не сказали про Х, может, что-то не так?» В условиях изоляции цепочки таких мыслей очень легко перетекают во внутреннюю тревогу. Поэтому открытость и прозрачность в общении с людьми должны оставаться приоритетом для HR-отдела, особенно во время карантина.
Все эти якобы мелочи могут сыграть ключевую роль, когда и новые, и «старые» люди вернутся в офис после карантина и начнут переосмыслять свое уже сложившееся впечатление от компании. Конечно же, без хорошо перестроенных рабочих процессов и понятного, успешного выполнения задач хорошие HR-процессы будут бесполезны, так как людям будет попросту некомфортно работать в компании.
HR — единственный способ наделить человечностью сухость удаленной работы. Так что наиболее правильный подход — стараться выражать корпоративную культуру как в офисе, так и в Zoom-конференциях, а не фокусироваться только на рабочих процессах.
Facebook, Twitter и Linkedin компании Phase One Karma.