Как показать презентацию на удаленке и не облажаться

Потратили на презентацию 3 дня, переходы между слайдами настроили, анимацию добавили и Morph для вау-эффекта. И вдруг оказывается, что у получателя нет PowerPoint. Звучит грустный тромбон.
Ребята из компании Reprezent готовят презентации и спикеров для разных выступлений. Мы попросили их рассказать об инструментах и программах, которые позволяют не только редактировать презентацию вместе с коллегами, но и транслировать ее в режиме онлайн.
Наш план:

• Отправляем презентацию по почте: форматы сохранения, сжатие файла, использование пароля;
• Работаем командой над одной презентацией: комментарии, общий доступ, онлайн-программы;
• Презентуем контент удаленно: PowerPoint, Zoom, Skype, Hangouts, Prezi Video.

Отправляем презентацию почтой

Форматы презентаций: pptx, ppsx, pdf, видео (mp4)
Сохраните презентацию перед отправкой. PowerPoint предлагает на выбор несколько форматов: pptx, ppsx, pdf, видео (mp4). Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.
Формат PPTX доступен с 2007 версии PowerPoint. Получатель может редактировать презентацию и видеть её «внутренности». При этом чтобы увидеть анимацию, ему отдельно нужно запустить показ слайдов.
Формат PDF не позволяет вносить изменения в файл. И это самый удобный формат для пересылки презентации почтой. Он открывается в браузере, не нужно специальное программное обеспечение. Но есть свои минусы — он не отображает анимацию.

Формат PPSX позволяет увидеть презентацию в режиме демонстрации. Получателю необязательно иметь установленный PowerPoint, достаточно установить бесплатный PowerPoint Viewer. Он все равно увидит анимацию, кроме перехода «Трансформация». Чтобы внести изменения в готовую презентацию, нужно ее открыть через PowerPoint.

Уменьшаем размер файла

Размер файла, который можно передать в письме, зависит от почтового клиента. Это может быть от 10 до 25 МБ. Иначе придется пользоваться облачным хранилищем, что не всегда удобно. Нужно иметь учетную запись, дополнительно скачивать файл с хранилища. Некоторые файлообменники удаляют файлы через несколько дней.
Сжимаем картинки в презентации. Чтобы уменьшить размер файла, можно сжать картинки, которые используются в презентации.

Выберите «Удалить обрезанные области рисунков», чтобы PowerPoint удалил у обрезанных заранее изображений ненужные области. Также большой вес презентации может давать видео. В PowerPoint можно автоматически уменьшить его размер, инструкция ниже.

 
Как сжать PDF-файл. По умолчанию качество печати настроено на «Высокое» значение. Чтобы его понизить, в диалоговом окне «Параметры PowerPoint» щелкните пункт «Общие». Выберите «Стандартный размер» для параметра «Оптимизация». В минимальном размере будет сильная потеря качества.

Как запаролить презентацию

Презентации могут иметь конфиденциальный контент. Чтобы ограничить к нему доступ, можно запаролить презентацию на открытие или редактирование. Можно пометить презентацию как окончательную. Тогда никто не сможет внести в нее изменения.

Важно! Если забудете или потеряете пароль, вы не сможете восстановить доступ к презентации.

Как работать над презентацией удаленной командой

Используйте примечания, чтобы прокомментировать слайд или оставить замечание. Примечание можно прикрепить к любому элементу на слайде: слову, предложению, иллюстрации.
Чтобы работать над презентацией одновременно с коллегами, сохраните ее на OneDrive или SharePoint Online для Office. Убедитесь, что у вас установлен Office 365. Откройте PowerPoint презентацию и щелкните «Общий доступ» в правом верхнем углу ленты.
Это удобно, если нужно быстро сделать презентацию. Оптимизируем процесс: определяемся со стилем презентации, распределяем слайды между исполнителями и начинаем работу.

Если не PowerPoint, то что?

Google Презентации (Google Slides) — это онлайн-приложение, в котором можно создавать и редактировать презентации, а также работать одновременно с другими пользователями. Для этого нужна только учетная запись Google.
Google Slides — это бесплатное веб-приложение с ограниченным функционалом. Вы не сможете сделать вау-переходы и сложные анимации, но для офиса или образования этого вполне достаточно.
Prezi.com — это программа по созданию презентации с нелинейной структурой. В ней очень удобно презентовать информацию, которая поделена на много разделов. Например, если вы работаете над масштабным проектом и разные команды выполняют разные задачи.
Функционал программы позволяет управлять вниманием аудитории от общей картины к деталям и обратно. Программа работает онлайн, позволяет совместно работать над презентацией и имеет анимированные переходы — приближение/удаление к объекту.

Презентуем контент удаленно

Zoom позволяет осуществлять демонстрацию экрана на настольном компьютере, планшете и мобильных устройствах с установленным приложением Zoom. Программа очень удобна для проведения офисных встреч или конференций. Организатор и участник конференции могут включить демонстрацию экрана, нажав на значок «Демонстрация экрана», расположенный на панели инструментов конференции.
Skype — классическая бесплатная программа для конференций и видеовстреч. На днях анонсировали новую функцию Meet Now. Она позволяет звонить людям, которые не пользуются Skype. Новая функция генерирует ссылку, по которой можно запустить звонок прямо в браузере.
Сервис Hangouts также позволяет демонстрировать экран участникам. Чтобы воспользоваться сервисом, нужно иметь учетную запись Google. Видеовстреча может одновременно транслироваться и записываться на YouTube. После её окончания во всех сервисах автоматически появится запись трансляции.
Prezi Video. Абсолютно новый формат презентаций и их представления. Prezi Video выводит ваш контент на экран прямо рядом с вами, подобно обычной трансляции новостей. Чтобы видео не подвисало, нужен быстрый интернет.
Вы можете выбрать шаблон презентации, добавить текст и иллюстрации. Также можно использовать презентации других пользователей, если они в настройках приватности выбирают публичное видео. Презентация автоматически добавляется в ваш проект.
Prezi Video имеет три режима показа: только вы, вы и презентация, только презентация. Между режимами можно переключаться во время записи. Видео можно записать сразу или потренироваться. Запись можно обрезать, но нельзя из нескольких собрать одну. Можно поделиться видео, скинув ссылку, опубликовать на YouTube или в соцсетях.