Непрерывность бизнеса. Как IT-компания Ciklum работает во время войны

У рубрики мирного времени «Как они работают» появилась печальная приставка — «во время войны». Теперь компании рассказывают нам об организации работы в новой реальности, выплате зарплат и плане действий. Их работа — важный фронт — экономический. Верим, что обмен опытом поможет принимать более качественные решения, а хроника событий запомнит важный период истории украинского бизнеса.

Ciklum — международная компания по разработке программного обеспечения, основанная в Украине, в Киеве. По информации DOU, в украинских офисах компании работает более 3000 сотрудников.

Был ли у вас план на случай полномасштабной войны?

Business Continuity Plan — план действий по непрерывности бизнеса — у Ciklum был готов задолго до полномасштабного вторжения, ведь Украина с 2014-го жила в состоянии повышенной угрозы. Приоритет этого плана — безопасность всех наших коллег.

Мы с тревогой наблюдали за эскалацией со стороны россии с прошлого года, поэтому подготовились к разным сценариям. С начала 2022 года, когда риски продолжили расти, мы инициировали проактивную временную релокацию. Компания предложила коллегам переместиться в более безопасные, с их точки зрения, регионы. Для этого компенсировали расходы на билеты или горючее, а также проживание на первоначальный период.

Столь масштабная агрессия со стороны рф казалась малореальной. Но мы были готовы реагировать максимально быстро, чтобы помочь коллегам уехать из зоны боевых действий. Теперь более 70% наших коллег покинули город под прямой угрозой. Мы продолжаем прилагать все усилия, чтобы и остальные переместились в более безопасные локации.

Как встретили войну? Какие проблемы решали в первую очередь?

Хотя мы и говорили об опасности раньше, реальное начало войны для нас — как и для всего мира — стало неожиданностью. Наши команды были готовы и перешли в оперативный режим практически сразу после первых российских атак.

В первую очередь, мы организовали эвакуацию наших коллег. И эта работа продолжается.

Также мы актуализировали все доступные каналы связи с нашими специалистами. Во время войны важно обмениваться информацией максимально быстро. Речь идет о:

• ситуацию в городах,
• безопасные маршруты,
• возможность выехать нашими автобусами или вместе с коллегами на авто,
• опции поддержки со стороны компании,
• текущие потребности людей.

Проводили ли релокейт сотрудников?

В первые две недели войны нам удалось переместить более 70% коллег в безопасные локации. С каждым днем этот показатель растет. Коллеги имеют полную поддержку с нашей стороны: Ciklum покрывает проживание в отелях или выдает «суточные» специалистам, которые самостоятельно ищут жилье, на первом этапе.

Приоритетное направление релокации — запад Украины.

В нашей компании гибкая политика выбора места работы. Поэтому часть коллег еще на фоне эскалации уехала за границу. Мы помогаем обустраиваться нашим специалистам в Польше и Болгарии.

Как поддерживали сотрудников финансово

Непрерывность бизнеса — это и незыблемость наших обязательств перед специалистами.

• За несколько дней до войны мы передали ежемесячное вознаграждение нашим специалистам. Решили сделать это раньше, чтобы помочь людям переехать в более безопасные регионы.
• Также Ciklum компенсировал расходы на горючее или билеты на такую релокацию.
• Люди, которые вынуждены были переехать, получают от компании дополнительную поддержку: с проживанием или с «суточными» для обеспечения бытовых нужд.
• Доходы коллег сохранили в полном объеме. Мы с пониманием относимся к ситуации каждого, в частности, оплачиваем и те дни, которые были потрачены на дорогу в безопасное место.
• Все специалисты, которые присоединились к рядам ВСУ, в марте получат 50% своего дохода и могут рассчитывать на нашу дальнейшую поддержку. Мы обязательно храним за ними места в наших проектах.

Как перестроили работу компании?

Теперь значительная часть усилий идет на релокацию и помощь коллегам, чтобы они смогли адаптироваться в текущих условиях.

Нашим административным командам пришлось быстро переквалифицироваться и стать экспертами по логистике и поиску жилья. Люди, которые сами находятся в стрессовой ситуации, работают день и ночь, чтобы помочь своим коллегам в «красных» зонах.

Благодаря сверхусилиям этих профессионалов мы смогли включиться в обыденную работу фактически с первых дней войны. Как только первый шок и переезд в безопасные локации остались позади, наши коллеги вернулись к работе.

Клиенты понимают и поддерживают нас. Мы со своей стороны выполняем все свои обязательства перед ними. Так что необходимости менять бизнес-модель у нас не было.

Были ли изменения в функциях членов команд?

Изменения функций и работы больше касаются административных команд. У компании есть много людей, которые хотят помогать другим. Они овладевают новыми навыками и делают гораздо больше, чем есть в их обязанностях.

Именно они отвечают за перевозку коллег, консультируют людей по поиску жилья, решению административных вопросов. Мы делаем все возможное, чтобы как можно больше коллег было в безопасности, чтобы они могли работать и чувствовать себя спокойно.

Наши технические специалисты работают, как обычно, выполняют свои рабочие задачи. Кроме этого, многие приобщаются к волонтерским проектам: они занимаются фандрейзингом или задачами IT-армии.

Как поддерживаете эмоциональное состояние и настроение в команде?

Регулярная коммуникация, прозрачность и ясность всех процессов позволяют нам держать «боевой дух».

Конечно, первые дни войны для всех были непростыми, особенно для тех людей, которые экстренно покинули дома в зоне боевых действий. Но своевременная проактивная релокация, постоянное информирование коллег помогли избежать паники.

• Теперь команды активно поддерживают друг друга. Люди постоянно общаются, делятся практическими советами.
• Компания организовала серию вебинаров с психологом, чтобы снизить тревожность и улучшить психологическое состояние.
• Пригодилась и наша программа поддержки ментального здоровья.
• Недавно Ciklum запустил горячую линию экстренной психологической помощи специалистам.

Как война повлияла на количество клиентов и финансовые показатели?

Еще рано говорить о том, как война повлияет на финансовые показатели компании. Мы фокусируемся на безопасности и благосостоянии коллег: выделяем значительные средства на это, а также на поддержку Вооруженных Сил Украины.

Наши клиенты разделяют эту позицию. Они продолжают поддерживать Ciklum и украинцев.

Мы знаем, что IT-сектор — один из немногих в Украине, который может почти непрерывно продолжать свою работу и делать вклад в государственную экономику. Поэтому мы будем делать все возможное, чтобы восстановление страны было быстрее.

Спрос на цифровую трансформацию остается неизменно высоким. Нам нужно перестроиться под новые реалии, чтобы сохранить репутацию Украины как ведущего IT-хаба и удержать в стране лучших специалистов.

Как сейчас построена работа с клиентами?

Понятно, что агрессия россии встревожила весь мир.

Мы придерживаемся прозрачности в связи с клиентами. Регулярно информируем их о своих действиях, как мы обеспечиваем бесперебойное функционирование бизнеса.

Все обязательства, которые взяли на себя, выполняем. Теперь у нас нет никаких задержек в работе с клиентами, работаем стабильно и взвешенно.

Что вы планируете делать, если война затянется?

Киев был и остается сердцем Ciklum. Мы верим в победу Украины и делаем все возможное, чтобы приблизить ее. Благодаря поддержке мирового сообщества и стран Евросоюза наши коллеги могут оставаться там и работать долгое время. Мы же со своей стороны инвестируем более 4 млн долларов в реализацию нашего ВСР (Business Continuity Plan).

В то же время Ciklum — глобальная компания. Это дает нам возможность нанимать специалистов в разных локациях. Мы сможем наращивать портфолио проектов даже в случае затяжных военных действий.

Таким образом мы можем быть уверены в стабильности бизнеса и сможем поддерживать тех коллег, которые пострадали от войны.

Какое одно слово описывает вашу работу сейчас?

Единство.

Мы собираем истории компаний о том, как они работают во время войны. Если вы хотите поделиться своим опытом, пишите на editors@vctr.media.