Без серьезных лиц и с собеседованиями на подъемнике: как Friends Recommend организовали «Некактус» для Banda
27 июня на заводе Tetra Pak прошла конференция «Некактус» от креативного агентства Banda. За организацию мероприятия отвечало ивент-агентство Friends Recommend. Первую партию билетов распродали за две недели, а саму конференцию посетили более 2500 человек. Friends Recommended поделились с Vector подробностями подготовки ивента.
Сделать нескучно
В Friends Recommended объясняют, что зачастую бизнес-ивенты очень однообразны: зона регистрации, кофе-брейк и вход в зал. Клиентам не нужны нестандартные форматы. Это делает жизнь организаторов мероприятий проще, но скучнее.
«Ребята из Banda хотели сделать большой, веселый и немного странный ивент с фудкортом и тусовкой после окончания. А еще рояль на сцену и люльку-подъемник. В принципе, на этом брифинг и закончился. Во всем остальном нам была предоставлена свобода действий. Дальше был солд-аут первых 2000 билетов и отказ от изначальной схемы зала, чтобы разместить еще 700 человек. Это был интересный челлендж для нас», — рассказывает директор Friends Recommend Agency Филипп Стручков.
В случае с Banda команда не хотела использовать стандартные решения — они даже рассматривали вариант вообще отказаться от стульев и застелить павильон газоном или ковролином.
«Для нас это был первый большой ивент, было очень страшно. Мы очень хотели сделать не скучную конференцию, а такую же, как мы сами — немного странную и достаточно веселую. Я очень рад, что нам помогали не просто ивент-агентство или продюсеры, а близкие по духу люди. Именно благодаря им «Некактус» получился таким, каким получился», — рассказывает Head of Art Banda Егор Петров.
Как выбирали и готовили локацию
Friends Recommended рассматривали самые необычные варианты локации: от цирка до open-air площадок. В итоге вместе с Banda выбрали пространство М82, которое находится в помещении бывшего завода Tetra Pak.
«Мы с самого начала знали, что хотим провести ивент на заводе Tetra Pak, и что это не будет классическая конференция с кофе-брейками и серьезными лицами. Егор [Петров — ред.] назвал цифру в 2000 посетителей. У меня не очень хорошо с цифрами, потому я тогда не совсем поняла, много это или мало.
Когда в итоге мы продали 2500 билетов, я все еще не ощущала масштаба мероприятия. Осознание пришло утром 27 июня, когда я зашла в еще пустой ангар завода и увидела кучу пустых стульев. Наверное, это был самый волнительный момент за всю подготовку к ивенту», — вспоминает Product Owner Banda Женя Дворецкая.
У агентства было всего 30 дней на организацию. В первую очередь нужно было продумать планировку локации: как разместить необходимое количество стульев, где оставить место для танцпола и разместить бары, как спланировать потоки людей, чтобы не было толкучек и очередей.а
Также нужно было составить технический план локации и схему подключения, ведь суммарная мощность была под 300 кВт. После этого команда просчитала стоимость оборудования, спланировала график монтажа и демонтажа. Найти кран для подъемника оказалось одной из самых простых задач.
Билеты распродали через две недели после старта продаж. На тот момент программу конференции еще даже не анонсировали.
«Некактус» в цифрах
- 30 часов монтажа — продолжительность 4 сезонов «Игры Престолов»;
- 6 км проводов коммутации — протяженность Харьковского шоссе;
- 70 кВт звука — половина мощности рок-концерта на стадионе;
- LED-экран площадью как двухкомнатная квартира;
- установили технику суммарным весом как треть Space Shuttle;
- разместили 2800 стульев — количество сидений в 100 автобусах «Богдан»;
- отсортировали более 20 кубических метров мусора;
- провели 50 собеседований на подъемнике, из них 50 удачных (но это не точно);
- три попытки урагана испортить мероприятие — безуспешно;
- организаторы наездили по локации на самокатах расстояние от Киева до Житомира;
- нашли 53 человека, чтобы надуть воздушный замок.
Что-то пошло не так
Без приключений не обошлось. Изначально зону регистрации и контроля планировали расположить на улице, но накануне вечером планы изменились. Организаторы увидели прогноз погоды и решили перенести ее в помещение. К счастью, у М82 был еще один павильон. В день ивента прогноз синоптиков подтвердился.
Но на этом проблемы с погодой не закончились. За час до начала ивента начался сильнейший ливень и в нескольких местах внутри павильона с крыши начала течь вода. Все бы ничего, но одна из «пробоин» располагалась почти над вторым дублирующим экраном. Организаторам пришлось «подвинуть» балку мостового крана, на которую смонтировали экран, а на месте потопа поставить «специально обученных людей» с ведрами и швабрами.
День «Н»
На конференции собрались больше 2500 людей. В мероприятии было задействовано более 130 человек: организационная команда, фудкорт, технический персонал и хелперы.
«В день ивента мы осознали, что люди реально отпрашивались с работы, ехали из других городов, пропускали выпускной в университете (это реальная история), покупали билеты в пять раз дороже начальной цены, чтобы попасть на «Некактус». Это невероятно круто!», — говорит Junior Account Manager Banda Алена Зыкова.
Лекции читали совладельцы Banda — Павел Вржещ, Ярослав Сердюк и Егор Петров. Вечером на «Некактусе» выступали FO SHO и Larry Gus, а Иван Дорн, Гарик Корогодский и Александр Жиляев (Comfy) сыграли диджей-сеты.