Как самостоятельно организовать мероприятие и не облажаться

В организации мероприятия нет ничего сложного. Провести однодневную конференцию на 150 человек может каждый, но будьте готовы набить шишки на первых проектах, чтобы потом стать профи. Так считают в ивент-агентстве Slupsky Event Management.
Что нужно знать, чтобы мероприятие прошло максимально гладко, рассказывают руководитель агентства Сергей Слупский и руководитель ивент-подразделения Юрий Шведюк.

План действий

Итак, вы знаете цель мероприятия, содержание и аудиторию. Теперь нужно составить подробный план с датами и людьми, ответственными за каждое задание. Он может включать такие направления: подготовка локации, декорации, маркетинг, работа со спикерами, кейтеринг, раздаточные материалы.
Например, ваша конференция пройдет 15 августа. Значит, 13 августа должны быть готовы брошюры для гостей. 9 августа их нужно отправить в печать, 3 августа дизайнер должен показать вам макет, ТЗ для которого вы составите за неделю до этой даты.

Нужно идти от обратного: дата, когда задание должно быть выполнено + время на исполнение + люфт для факапа.

Отдельно составьте список всего, что нужно арендовать, и заранее договоритесь об этом. Лучше, если у вас будет несколько вариантов на каждую позицию.
От реалистичного и подробного плана во многом зависит успех ивента. Благодаря ему вы понимаете, сколько времени нужно на подготовку. Также учтите, что чем сложнее мероприятие, тем раньше оно должно быть полностью готово.

Локация

Нужно знать, для кого вы делаете мероприятие, что эта аудитория считает хорошим уровнем, и сделать ивент немного лучше. Не надо прыгать выше головы, ведь в следующий раз вам нужно будет превзойти этот результат. Ресурс восторга нужно экономить.

Если конкуренты обычно проводят мероприятия в хабах «А» и «Б», мы находим локацию уровнем немного выше. Там может быть потрясающий вид из окна, красивый сад вокруг или особенная история.

При выборе локации обратите внимание вот на что. Как и все высшие приматы, люди любят температуру от +22 до +24°C и относительную влажность 40-60%. Поэтому сразу проверьте систему отопления, если проводите мероприятие зимой, и кондиционеры — если летом.
Оцените вентиляционные системы, количество и размер окон и дверей, проверьте, открываются ли они. Просчитайте, успеет ли это помещение проветриться во время кофе-паузы.
Измерьте шагами, сколько идти от входа до мест для сидения, а оттуда — до места для кофе-паузы и так далее. Посидите на стульях, если они неудобные — арендуйте другие. Проверьте уборные и подумайте, не будет ли там столпотворения после кофе.
Если у вас нет опыта в организации ивентов, вас может подстраховать менеджмент локации. Поговорите с этими людьми и выясните, насколько они профессиональны и можно ли на них рассчитывать. Высока вероятность, что случится какая-то неприятность (пропадет звук или электричество, гости перевернут стол с напитками и нужно будет срочно все убрать) и вам потребуется помощь.

Техника

От уровня освещенности и мощности проектора зависит качество изображения презентации. Если, к примеру, коробка проектора — 30×20 см, то чтобы что-то увидеть на экране диагональю 1,5 м, нужно полностью затемнить помещение. Поэтому проверьте, как крепится аппаратура, есть ли шторы на окнах, насколько хорошо они защищают от солнца и какое получается изображение.
Также нужно знать, что делать со звуком. Есть простой норматив: при потолке в 4 м на каждые 100 кв м должно быть не меньше 1 кВт мощности музыкальной аппаратуры. Обратите внимание на этот показатель, но помните: мощность и громкость — разные вещи. Чем мощнее аппаратура, тем меньшей громкостью вы можете наполнить объем.

Люди и надетая на них одежда будут поглощать звук: зимой — больше, летом — меньше. Всегда проводите саундчек и будьте готовы менять громкость по ходу мероприятия. Не позволяйте техникам все настроить и уйти. Никогда не оставляйте пультовую без звукорежиссера.
Чтобы спикеры выглядели непринужденно, позаботьтесь о маленьком микрофоне, который крепится на голову. Так мероприятие будет выглядеть на уровень выше, спикера не придется учить держать микрофон, а руки у него будут свободны.
Будьте внимательны, ведь часто такой микрофон называют неправильно. Петличка — это надевающийся на одежду микрофон для звукозаписи, а для выступлений используют сценическую гарнитуру — ее и берите. Не перепутайте, ведь специалисты по звуку могут подумать, что вы знаете, о чем говорите, и осознанно идете на риск.
Если нужен перевод — наймите переводчика и не экономьте на системах синхронного перевода для гостей. Чем дороже — тем лучше. Перед мероприятием позаботьтесь о зарядке аккумуляторов в приемниках.
Есть много важных мелочей, о которых нужно помнить. Например, кликеры для переключения слайдов, бывают разные. Одно время для этого использовали приложения, но сейчас вернулись к кликеру — он удобнее, с физическими кнопками, на которые можно нажимать, не глядя.
Важно понимать, на каком расстоянии будет находиться спикер от ноутбука, насколько ярко будет светить солнце. Запомните главное: в помещении можно использовать кликер с инфракрасным лучом, на улице и в большом помещении — радиокликер.

Позаботьтесь о том, чтобы спикеру было куда смотреть: ему нужен монитор-повторитель, чтобы не оглядываться на презентацию.

Обязательно включите «режим докладчика», чтобы нормально выдавать изображение на экран. В ноутбуке — в настройках видео — выставьте режим «расширить рабочий стол». Важно именно расширить на второй экран, а не дублировать, иначе всем придется смотреть на ваши ярлыки и всплывающие окна мессенджеров.
Люди очень любят устанавливать блокировку экрана на ноутбуке. А потом бегут через весь зал ввести пароль, когда у гендиректора посреди презентации экран показывает черный прямоугольник.

Большинство локаций не готовы работать с Mac, поэтому забудьте ненадолго о своей любви к технике Apple. Если вы не профи, вы не подружите ее с тем, что обычно представлено на локациях.

Если спикер хочет показать видео — сохраните его в ту же папку, в которой лежит презентация. После копирования ролик «отошьется», нужно заново его «пришить» к презентации. Если видео будет подгружаться из интернета в процессе презентации — подключите ноутбук к сети кабелем, потому что гости заберут себе весь Wi-Fi.
Непосредственно в день мероприятия нужно проверить все, что можно проверить. Обратите внимание на ноутбук и микрофоны. Запасные батарейки, аккумуляторы, клей, односторонний, двусторонний и тканевый скотч, мультитул — все это должно быть у вас под рукой. Берите разные провода и переходники: сколько ни возьмете — все равно в последний момент понадобится тот, который не взяли.

Программа

Когда составляете программу мероприятия, учитывайте когнитивные способности взрослого человека. Ваши гости смогут усваивать информацию на протяжении 45 минут. Потом нужно сделать перерыв на кофе. Затем — опять 45 минут на выступление, после — обед. Это стандартная рабочая программа для мероприятий.
Все презентации должны быть сверстаны в одном стиле, это показывает уровень подготовки мероприятия. На это нужно время, поэтому настойчиво попросите спикеров прислать материалы заблаговременно. Предупредите их, что менять ничего не сможете, поскольку у вас нет человека, который смог бы править его презентацию.

Кейтеринг

Гостям нужно дать достаточно еды, чтобы они могли нормально функционировать на вашем ивенте. Недокармливать нельзя, перекармливать — тоже. В первом случае человек убежит с вашей конференции в поисках еды, во втором — уснет. Нужен баланс.
За один присест здоровый мужчина может съесть максимум килограмм еды, женщина — на 100–200 г меньше. На завтрак люди едят немного, особенно — на второй завтрак. На обед обычно идет 800 г. На фуршетах люди наедаются быстрее, поэтому можно спокойно закладывать 600 г на человека.

Если вы самостоятельно организовываете мероприятие, лучше всего нанять кейтеринговую компанию. Они точно знают, что и как люди лучше едят, как рассчитать меню и так далее. Они же пришлют человека, который будет наливать кофе, чай и рассказывать, с чем пирожки.
Обед нужно делать через 4 часа после начала мероприятия. Лучше просто договоритесь с рестораном поблизости и дайте гостям инструкцию, как туда пройти.
Количество воды зависит от сезона, температуры и влажности помещения. Зимой люди выпивают не больше 1,5 л воды, летом могут выпить и 2 л. Воду с газом почти не берут, поэтому ставьте 75% негазированной и 25% — с газом.

Регистрация

Детально опишите, где будет проходить конференция, в пригласительном, а лучше — со схемой на карте.
Регистрация — это первый контакт гостя с вашим ивентом, он сильно влияет на общее впечатление. Вариантов может быть много: от сложной электронной истории, когда штрих-код пригласительного считывают на устройстве и через 5 секунд отдают карточку с именем, до генерального директора, который делает у себя в блокноте пометку: «Ура! Васенька пришел, конференция удалась».
Самый простой вариант — разместить указатели, предупредить охранников и нанять сотрудника, который будет регистрировать гостей, выдавать им именные бейджи и раздаточные материалы.

Факапы

Суть факапов в том, что они стихийные и непрогнозируемые. Вы о них не узнаете, пока они произойдут. Поэтому по каждому пункту планируйте запас на факап. Закладывать нужно то время, за которое проблему можно исправить.
Чаще всего кто-то с чем-то опоздал, декораторы не успевают смонтировать, что-то не влезает в какой-то проем. Самая популярная проблема — вырубилось электричество. Вам могут не сказать, какое на локации на самом деле сечение кабеля и назвать неправильную мощность. Вы рассчитываете на 32-ю магистраль, а на самом деле к зданию подключен несчастный резервный трехамперный провод. Придется нервничать и думать, куда «воткнуться». Скорее всего нужно будет везти генераторы, но иногда их запрещено подключать.
У нас был случай, когда гости пришли на ивент на час раньше, а бейджи еще не были готовы. Их нужно было рассортировать, повесить шнурочки, рассказать, как пользоваться. И вот ситуация: 2000 человек мокнут под дождем за дверью, а фойе — максимум на сотню гостей. Конечно, мы их впустили. Потом были моменты в программе, когда они массово выходили в курилку и фотозону, когда возвращались в зал — мы раздали им бейджи.
Бывает, что гости игнорируют именную рассадку. Это характерно для ивентов, когда очень важно усесться за столик к кому-то, где тебе сидеть не положено. Гости приходят пораньше, берут именные таблички со столов и носятся с ними туда-сюда. Для таких ситуаций мы печатаем большие карты, чтобы все видели, кто где сидит.
Еще у нас была история с тортом. На юбилей одной крупной компании мы заказали торт размером с двухстворчатую дверь, и он не прошел в проем. Так вышло потому, что в последний момент клиент захотел переставить декорации и заслонил дверь, в которую изначально хотели нести торт. Пришлось засовывать его в окно второго этажа.
Самые большие факапы происходят по вине организатора. Чем больше мероприятие, тем больше информации вы должны держать в голове, тем больше вы можете упустить, и тогда у вас случится факап. Поэтому организацию большого мероприятия все же лучше делать с командой.

Читайте нас в Telegram