Как правильно вести финансы, когда ваш продукт — это сервис. Гайд от fuelfinance

Представим, что вы управляете бизнесом, предоставляющим услуги. К примеру, небольшим агентством. Дела вроде бы идут хорошо, но вы не всегда понимаете, куда исчезает доход, какие проекты принесли наибольшую прибыль, или не можете оценить эффективность привлечения клиентов. На эти и другие вопросы можно ответить только посредством правильно выстроенного финансового менеджмента.

В своей колонке Financial Manager Fuelfinance Александр Рябуха рассказал об особенностях системы финансового управления сервисными B2B-компаниями, обратил внимание на ее ключевые элементы и дал рекомендации по созданию.

Что такое сервисные компании и в чем их особенности

Главное отличие сервисных B2B-компаний — продукт (в виде услуги), нацеленный на увеличение эффективности бизнеса клиента. К ним относятся креативные агентства, дизайнерские, конструкторские и архитектурные бюро, финансовые, страховые компании, оказывающие услуги другим бизнесам.

Они тоже отличаются организационно. Обычно основной ресурс таких компаний — специалисты, а главная статья расходов — их заработная плата. Они покупают часы своих сотрудников со всем их опытом и продают клиентам по более высокой цене, добавляя к этому собственные бизнес-стандарты.

Также сервисные B2B-компании — как правило, проектный бизнес. То есть, каждый клиент выделяется как отдельный проект с отдельной командой. Это заставляет замерять каждый проект/клиента на:

• расходы;
• маржинальность;
• стоимость привлечения одного клиента;
• сколько с вами живет клиент;
• сколько приносит доход в течение всего жизненного цикла.

Почему владельцам сервисного бизнеса нужен финансовый менеджмент

Сервисные компании не настраивают у себя систему финансового учета, потому что владельцы часто не понимают, что это вообще дает, кроме лишних расходов на ведение.

Поэтому разберем дополнительные ценности, которые получают владельцы от настроенной финансовой системы:

• Понимание, сколько средств сейчас, а также ожиданий остатков на ближайшие месяцы. То есть уменьшение рисков, что в какой-то момент неожиданно у компании не хватит средств на зарплаты (известный многим кассовый разрыв).
• Понимание «куда исчезает полученный доход». Анализ структуры и динамики издержек, определение потенциала оптимизации.
• Понимание доходности отдельных проектов и направлений компании. Правильная система учета помогает определить не только доходы, но все расходы компании, распределенные на проекты.
• Увеличение уверенности в будущем компании благодаря построенной системе прогнозирования и постоянной корректировки планов.
• Оценка эффективности привлечения клиентов. Собираются данные расходов на привлечение клиентов и сравниваются с тем, сколько компания на них заработала.
• Наличие финансовых и операционных показателей, постоянный системный еженедельный/ежемесячный анализ может вывести B2B-компании из стандартной ловушки: то нет проектов, то некому делать эти проекты. Можно построить и стабильную воронку, и прогнозируемый рост, и вовремя набирать людей в команду.

Это не исчерпывающий список ценностей. Однако они подходят почти всем компаниям. Без системы денежного учета тяжело иметь все эти составляющие.

С чего начать

Финансовая система должна включать:

• построение трех основных финансовых отчетов (Cash Flow, Profit & Loss, Balance Sheet);
• прогнозирование;
• планирование денежного потока;
• анализ проектов и стоимости часа.

Это выглядит сложно, поэтому сначала исчезает любое желание браться за это дело. Поэтому строить систему финансового учета в компании нужно постепенно, оценивая собственные возможности и потребности.

Контроль

Минимально необходимая база — настроить контроль денег. Он включает фиксацию всех движений средств как по банку, так и по наличным кассам. Важно фиксировать каждую транзакцию отдельно с датой, суммой, счетом и описанием сделки. Следует в каждой сразу определить категорию доходов и расходов.

Такой учет достаточно просто настроить в Google Sheets, Excel или в нашей системе Fuel Cloud.

На основе этих транзакций можно собирать отчет по движению денежных средств, агрегируя их в сводную таблицу по месяцам и категориям.

Планирование

Это поможет преодолеть самую распространенную проблему бизнеса — кассовый разрыв. Планирование обычно реализуют с помощью платежного календаря. Так называют таблицу, в которую вносят плановые поступления и расходы, в которых есть уверенность на 90%.

Затем выводят актуальный текущий остаток и видят, хватает ли бизнесу средств на ближайшие один-два месяца. Это помогает заранее подготовиться к кассовому разрыву или избежать его — перенести большую оплату, напомнить клиентам о долгах, взять кредит.

Распределение времени сотрудников

Фактически задача сервисной B2B-компании наиболее эффективно распределить время работников между проектами, а вместе с этим все расходы бизнеса. Для анализа необходимо выстроить систему треканья часов работников меж проектами. У нее есть несколько уровней использования времени, отличающихся сложностью, трудозатратами, а также точностью и глубиной полученной аналитики.

Наиболее точный способ — настройка процесса, когда каждый сотрудник фиксирует, сколько часов он потратил на определенную задачу или проект. Например, мы так поступаем в программе Clockify. Но можно использовать и его аналоги — DeskTime, Toggle, Bitrix.

Мы собираем данные по использованию часов в единую базу и еженедельно обновляем аналитику. В ней мы видим, сколько времени потратили работники на каждый из проектов. Да, зная стоимость часа каждого сотрудника, видим текущую сумму расходов на проект, сравниваем их с бюджетом и заранее корректируем планы по его завершению. Лично нам это дало четкое понимание, какие услуги в первую очередь автоматизировать и как из этого сделать продукт.

Учтите, что для создания такой системы требуется высокий уровень дисциплины всех работников и дополнительные затраты рабочих часов на ежедневную фиксацию затрат времени.

Если такое пока невозможно реализовать, используют более субъективный подход. Ежемесячно руководитель или работник проставляют в процентном соотношении, сколько времени ушло на каждый проект. Конечно, субъективная оценка может иметь существенную погрешность, но она все равно дает достаточно точную картину ситуации.

Пример простого распределения

Как прогнозировать сервисный бизнес

Еще одна сложность сервисного B2B-бизнеса — прогнозирование, когда зайдет новый клиент и сколько доходов компания от него получит.

Для прогнозирования сервисного бизнеса необходимо отталкиваться от воронки продаж. Сначала собирается историческая информация о среднемесячном количестве новых лидов, проценте конверсии с лида в продаже, периоде конверсии и средней стоимости проекта.

Затем берут актуальную воронку и накладывают на нее исторические средние данные процента и периода конверсии в продаже. Мы условно поймем, когда и сколько новых клиентов мы можем ожидать. К текущей воронке добавляются еще новые потенциальные лиды, которые через средний период конверсии также конвертируются в продаже.

В результате получим прогноз продаж, который может производиться на 95%, — наш базовый сценарий. Его нужно постоянно обновлять. Мы делаем это еженедельно.

Благодаря этому можем прогнозировать не только доход, но и загруженность команды и возможное наем людей под новые проекты. Вся команда работает по еженедельным показателям и сравнениям плана/факта.

Зато подобная работа позволяет нам прогнозировать на уровне 90%. В результате еженедельной работы мы можем внести коррективы, увидеть тренды еще до конца месяца и сделать все необходимое, чтобы выполнить планы до конца месяца.

Графики прогнозирования новых лидов и доходов с текущей воронки

Как настроить финансовую систему для сервисной компании

Выше мы проговорили особенности настройки финансовой системы для сервисных компаний. Тем не менее есть и другие составляющие финансовой системы, которые также желательно постепенно настраивать.

Поэтому сформировали чек-лист последовательной настройки системы финансовой отчетности для сервисных компаний. Вам не нужно обязательно иметь указанные составляющие, однако каждая из них дает дополнительную ценность и возможности для бизнеса:

1. Настройте фиксацию движения денег. Результат: все транзакции компании в одном месте. База для предстоящей отчетности.

2. Сформируйте отчет о движении денег на основе транзакций. Результат: первый фактический отчет компании, дающий понимание динамики и структуры поступлений, а также расходов компании.

3. Настройте систему планирования потоков денежных средств (платежный календарь). Результат: контроль за будущими денежными остатками и предвидение кассовых разрывов.

4. Установите фиксацию затрат времени персоналом. Можно начать с субъективного ежемесячного распределения между проектами. Результат: основа для проектной аналитики и аналитики эффективности использования времени работниками.

5. Постройте отчет P&L. Основное отличие от отчета движения денег для сервисных B2B-компаний в том, что доходы и прямые расходы по проектам нужно фиксировать на дату их закрытия. Результат: показ эффективности операционной работы бизнеса и возможностей оптимизации.

6. Настройте аналитику проектов. Обычно она базируется на распределении времени по проектам, а пропорционально ему — всем расходам. Затем сравниваются с доходами. Результат: получение инструмента сравнения проектов и выбора наиболее выгодных направлений.

7. Выведите аналитику по дебиторской задолженности. Это разрешит распространенную проблему — контроль расчетов с клиентами. Результат: уменьшение задержек оплаты от клиентов.

8. Построение дашбордов — отображение всей аналитики в виде графиков и прочей визуализации. Результат: удобное и понятное чтение всей отчетности.