Как правильно создать презентацию: основные принципы, правила, ошибки

Основные составляющие презентации

Презентация представляет собой документ, состоящий из слайдов. Последние выполняют роль страниц. На каждом слайде спикер демонстрирует то, о чем он говорит.

Пример: Если вы выступаете с финансовым отчетом, презентация должна обязательно содержать диаграммы, таблицы, точные показатели, подтверждающие ваши слова.

Используется презентация практически во всех сферах деятельности:

• Образование (уроки в школах, семинары и лекции в университетах);
• Бизнес (на совещаниях компании, при проведении деловых встреч);
• Продажи (демонстрация товаров, выгод для покупателя) и не только.

Хорошая презентация раскрывает слова спикера. Она помогает слушателям лучше его понять. Плохая же презентация напротив — лишь нагоняет скуку и вызывает нежелание слушать речь говорящего. Последний эффект возникает в том случае, если человек, который составлял слайды, плохо разобрался в теме выступления и не освоил основные принципы, в соответствии с которыми и выстраивается хорошая презентация.

Правильная презентация: основные принципы

Главный критерий, которому должна соответствовать презентация, — лаконичность. Отображаемая на слайдах информация должна быть:

• Краткой. Презентация выступает в качестве документа, который сопровождает речь спикера. Аудитория не должна читать информацию со слайдов. Она должна слушать спикера и видеть на демонстрационном экране подтверждение его словам. Поэтому презентация должна содержать много картинок, диаграмм, таблиц, характеристик и как можно меньше текста.
• Понятной. Все элементы, которые содержит презентация (диаграммы, кнопки, таблицы и т.д.), должны быть подписаны. У слушающих не должны возникнуть вопросы «что это за рисунок» или «к чему тут эта таблица».

Второй важный принцип — приятное и понятное визуальное восприятие. Хорошо, если презентация составлена по цветовой схеме. В данном случае воспринимать представленную в ней информацию будет проще, т.к. глаз не будет «отвлекаться» на броские цвета. Если же презентация оформлена в хаотичных цветах, содержит иконки разных типов, много разнообразных элементов — в лучшем случае внимание слушателей будет рассеиваться. В худшем — у зрителей возникнет негативное отношение к демонстрационным слайдам. Как результат — испорченное впечатление о выступлении.

Третий (и завершающий) принцип — интерес. Презентация принесет должный результат только в том случае, если она будет интересна слушателям. Вызывать интерес можно по-разному.

Пример: Если вернуться к примеру с финансовым отчетом, то в данном случае в качестве интересной информации может выступить сравнение финансовых показателей нескольких компаний.

Старайтесь создавать слайды, учитывая указанные выше принципы. Соответствующая им презентация не только будет позитивно воспринята слушателями, но и поможет спикеру чувствовать себя уверенно во время публичного выступления.

Основные задачи презентации

Сегодня презентация — это не только способ отчетности. Это инструмент, который может быть актуальным в абсолютно любой отрасли.

Интересно: Используется презентация даже в актерской сфере — с ее помощью агенты актеров представляют своих «подопечных» и выбивают им роль в новых проектах.

Грамотно составленная презентация выполняет как минимум 3 функции:

• Продажи. Презентация может продавать товары, услуги. Ее можно использовать вместо коммерческого предложения — отправляя оригинально оформленный файл потенциальным клиентам, покупателям. Также презентация может демонстрироваться в пункте непосредственной реализации продукции (например, в магазине), на рекламных баннерах или сайте компании.
• Информирование, пояснение. Презентация помогает спикеру, выступающему на сцене, легко доносить информацию до слушателей. С ее помощью можно фокусировать внимание на конкретных моментах, расписывать трудные вопросы, давать пояснения. Сложную информацию легче воспринимать в визуальном формате. Особенно — если речь идет об иллюстрациях, графиках, таблицах.
• Обучение. Демонстрационные слайды часто используются преподавателями. Причина все та же — презентация помогает упростить предоставляемую информацию и быстрее «донести» ее до слушателя.

Еще одна важная задача, которую выполняет презентация, — повышение популярности бренда. Брендированный документ можно отправить по почте партнерам, загрузить на сайт, опубликовать в тематических группах. Если презентация хорошая — она обязательно будет сохранена, отправлена повторно, показана третьим лицам. Такое «сарафанное презентационное радио» запустит распространение информации о бренде.

Где может быть создана презентация

Презентация не требует использование сложных программ, специального оборудования, компьютера особой мощности. Создать ее можно на ноутбуке. Для этого даже не придется скачивать дополнительные программы — стандартный пакет Microsoft для Windows содержит приложение, в котором может быть разработана презентация.

Создать демонстрационный документ можно в:

• Microsoft PowerPoint. Та самая программа, которая уже есть на большинстве компьютеров. Предоставляет полные функции, необходимые для создания презентации, а также множество шаблонов. Подразумевает возможность создания графиков, таблиц, а также вставку видео, аудио.
• Prezi. Программа, отличающаяся инновационным подходом к созданию презентаций. Инновационный он потому, что в данном случае слайды не переключаются между собой. Сама презентация представляет собой один большой слайд, карту, где размещены различные точки фокусировки внимания. Во время демонстрации изображение движется от одного участка общей картины к другому.
• Impress. Максимально минималистская программа для создания презентаций. Отличается простым интерфейсом, стандартным набором возможностей. Главное достоинство приложения — отсутствие необходимости оплаты подписки. Программа полностью бесплатная.

Также презентация может быть создана и в онлайн режиме. В данном случае можно использовать Google Slides, Canva, Apple Keynote. Такие редакторы отлично подойдут в ситуации, когда необходимо срочно создать презентацию и времени на установку программ просто нет.

Содержание презентации

Работа над хорошей презентацией начинается с разработки ее содержания. В школе нас учили писать сочинение по предварительно построенному плану. Необходимо это было для того, чтобы итоговый текст был структурированным, последовательным. С презентацией дела обстоят также. Чтобы верно ее составить, необходимо определиться с содержанием. Для этого:

1. Внимательно изучите текст выступления, для которого готовится презентация;
2. Определите места, в которых необходимы демонстрационные слайды (например, при приведении данных статистики или рассказе о новой технологии);
3. Подготовьте план будущей презентации в соответствии с обозначенными в предыдущем пункте местами концентрации внимания.

При разработке содержания следует помнить о количестве страниц. Презентация должна состоять не более, чем из 10-12 слайдов (не считая вступительных и заключительных страниц). Каждый из них — это отдельная концепция (т.е. предоставляет самостоятельную информацию). При использовании большего количества информационных слайдов мозг слушателя будет «перегружен», что может привести к плохому усвоению материала или негативному мнению о презентации и всем выступлении.

Содержание у каждой презентации (ее информационная составляющая) разная. При этом структура построения демонстрационного документа в большинстве случае стандартна и состоит из нескольких частей.

1. Приветственная часть

Начинаться презентация должна со знакомства слушателей с тематикой предстоящего выступления. Поэтому на первом слайде рекомендуется размещать:

• Название презентации;
• Имя докладчика и/или составителя презентации;
• Дополнительную информацию (название факультета, компании, изучаемого направления и т.д.).

Первый слайд должен познакомить аудиторию с тем, что им предстоит прослушать и кто будет выступать с докладом.

Оптимальный объем приветствия —  1 слайд.

2. Введение

После первого приветственного слайда необходимо представить вводные страницы. Они могут состоять из нескольких элементов:

• Содержание. Во введение можно указать, из каких разделов состоит презентация, какое ориентировочное время прослушивания, какие вопросы будут разобраны. Это поможет слушателям морально подготовиться, а также выделить под конспект (если он ведется) необходимый объем.
• Глоссарий. Если тематика выступления сложная для аудитории (например, вы объясняете новую технологию производства чего-либо), то на первых слайдах презентации следует дать пояснение основным терминам, которые будут использоваться спикером. Это предотвратит возможное недопонимание между слушателями и выступающим.
• История вопроса. Также в начале презентации можно описать причину, по которой спикер выбрал конкретную тематику для своего вопроса. Оформить информацию можно в виде интересных фактов.
• Целевая направленность. В официальных презентациях обязательно прописываются цель исследования, задачи, которые ставит спикер перед собой. Здесь же можно прописать пользу, которую слушатели получат от прослушивания выступления («Эта презентация поможет вам…», «В завершении презентации вы получите…» и т.д.).

Указывать все составляющие не обязательно. В большинстве случаев это даже запрещено, т.к. может привести к затянутости приветствия.

Оптимальный объем вводной части —  2 слайда.

3. Основная часть

После вводной части презентации сразу начинается основная. Она представляет собой слайды, проставленные по порядку в соответствии с выступлением спикера. Перед этим необходимо четко сформулировать задачу для каждой демонстрационной страницы.

Пример: Слайд 1 — график продаж за 2020. Слайд 2 — сравнение показателей привлечения трафика в интернет-магазин.

Основные слайды не должны дублировать текст, который произносит спикер. Их задача — дополнять выступление, подтверждать какие-либо факты, объяснять сложную информацию. Поэтому в данном случае использование полотна текста (которое лишь загрузит мозг слушателей и вряд ли будет прочитано до конца) бессмысленно. Слайды, используемые в презентации, должны содержать как можно больше:

• Графических элементов. Создавайте диаграммы, составляйте таблицы, стройте схемы. Графические изображения в разы упрощают восприятие информации.
• Иллюстраций. Подбирать картинки необходимо в соответствии с тематикой выступления, его настроением. Где это уместно — можно использовать забавные иллюстрации, изображения смайликов, мемы.
• Коротких фраз. Это могут быть определения, цитаты известных личностей, важные вырезки из речи. Главное — чтобы текст был коротким. Максимум — несколько строк на 1 слайд. Большее количество текста просто не будет прочитано до конца.

Самый верный способ правильно составить презентацию, — это представить себя на месте слушателей. Задайте себе вопросы: что бы мне было интересно узнать в дополнении к этому тексту? каким способом можно облегчить эту информацию для восприятия? что бы мне хотелось увидеть после этих слов? При составлении презентации помните, что главное — вызвать интерес слушателей и упростить для них информацию.

Оптимальный объем основной части — 8-10 слайдов.

4. Заключение

После полного освещения вопроса и раскрытия темы необходимо сделать выводы. Прописываются они в заключении презентации. Способ оформления выводов зависит от тематики выступления, а также предназначения проекта. Составить их можно по одной из стандартных конструкций:

• «В результате работы, нам удалось…»;
• «Описанные ранее факты подтверждают, что…»;
• «Полученные результаты позволяют нам сделать вывод, что…» и т.д.

Переписывать все свои достижения и предоставлять их в виде огромного текста не стоит. Заключение презентации должно быть четким и лаконичным. Оформлять выводы лучше в виде списка, уделив каждому факту отдельную строчку.

Пример заключения

Описанные ранее факты подтверждают, что:

• Прибыль компании увеличилась на 45% в сравнении с прошлым годом;
• Запущенная технология улучшила показатели ежемесячных продаж на 20%;
• По уровню дохода компания вышла на первое место в отрасли.

Оптимальный объем заключения — 1 слайд.

5. Благодарность

В завершении презентации принято благодарить аудиторию за внимание. Стандартный способ сделать это — представить на последнем слайде соответствующую надпись и/или оригинальную картинку. Но чтобы получить максимальную лояльность публики, можно воспользоваться другой формой благодарности — поощрение. Например, за просмотр презентации о новом косметическом бренде вы можете предоставить небольшую скидку в нем (если вы являетесь его владельцем, представителем). Во-первых, такая благодарность моментально повысит интерес публики. А во-вторых, она приведет к запуску продаж с помощью презентации.

Оформление

Выше уже было кратко сказано об особенностях оформления презентации. Но данный вопрос следует разработать более подробно, т.к. от внешнего вида слайдов напрямую зависят вовлеченность и интерес публики. Правильное оформление презентации строится на 3 основных постулатах.

1. Цветовая гамма

Оформлять презентацию рекомендуется в нейтральных цветах, которые сочетаются друг с другом по цветовой схеме (найти такую можно в интернете). Также важно, чтобы:

• Выбранные оттенки соответствовали тематике выступления. Деловая или официальная презентация оформляется в синих, зеленых, бежевых тонах. Презентация, основная цель которой заключается в продажах, — в фиолетовых, красных, желтых.
• На одном слайде использовалось не более 3 цветов. При этом первый оттенок — контрастный, предназначенный для шрифта. Второй — для фона. А третий — для выделений, дополнительных элементов. Исключение составляют диаграммы.
• Фон был однотонным. Не выбирайте для слайдов красивые картинки с оригинальным орнаментом. На роль фона лучше подойдут изображения с легким градиентом или плотной заливкой.

Также следует аккуратно использовать светлый текст (например, голубой или салатовый) на светлом фоне. Или напротив — темный (бордовый, синий) на черном фоне. Даже если на мониторе компьютера текст легко читается, это не значит, что при демонстрации с проектора такой эффект сохранится.

2. Шрифт, отступы, дополнительные элементы

Шрифт на всех слайдах (размер и тип) должен быть одинаковым. Точно также, как и другие элементы. Если вы выделяете важные фразы желтым на первом слайде — используйте именно этот цвет для выделения на следующих страницах. Это же касается и сопутствующих элементов (стрелки, кнопки), анимационных эффектов и т.д.

Что касается дополнительных элементов (небольшие иллюстрации для привлечения внимания, смайлики, диаграммы и т.д.), то они могут разными. Но при этом все изображения одной группы должны быть выдержаны в единой стилистике. Например, если вы используете для расстановки акцентов смайлики, то выбирайте эмодзи только для Apple или только для Android (они немного различаются между собой по внешним характеристикам).

3. Чередование слайдов

Правильная подача информации подразумевает под собой чередование способов ее предоставления. Поэтому старайтесь чередовать текстовые файлы с графическими, иллюстративными и т.д. Во-первых, это поможет вам привлечь внимание публики (постоянная смена формата изображений будет пробуждать мозг). Во-вторых, такой метод демонстрации приводит к лучшей усвояемости информации.

Еще несколько советов по оформлению

Также при оформлении презентации помните, что:

• Наиболее важная информация располагается в центре слайда;
• При наличии на слайде картинки текст пишется под ней;
• Размер шрифта подбирается таким образом, чтобы на слайде помещалось 10-15 строк;
• Прописные буквы читаются труднее строчных;
• Анимация используется в местах, где необходимо постепенное проявление информации;
• Визуализация картинками значительно упрощает восприятие;
• Тени делают текст красивым, но трудно читаемым.

Чтобы составить хорошую, легко читаемую и эффективную презентацию совершенно незачем быть дизайнером. В данном документе основную роль играет информационное содержание. Оформление же используется лишь для того, чтобы облегчить восприятие данных. Поэтому не стоит перегружать слайды декоративными элементами и превращать их в «произведение искусства». Краткость (а в случае с презентациями — минимализм) — сестра таланта.

Работа со слайдами

Работа со слайдами сводится к базовым принципам использования редакторов. Чтобы создать новую страницу, необходимо выбрать подходящий макет и добавить его в презентацию. Чтобы упорядочить слайды между собой, достаточно перетащить их (зажав левую кнопку мыши) на нужную позицию. Для ввода информации используется базовый набор инструментов редактора: текст, вставка изображений, графиков и т.д.

Дополнительно при работе со слайдами следует помнить о:

• Выделении информации (важные определения, названия, значения необходимо выделять жирным шрифтом или другой заливкой);
• Визуализации (при возможности сопровождайте каждый слайд изображением, графическими элементами — это улучшает и ускоряет восприятие информации);
• Фоновом оформлении (в качестве фона рекомендуется использовать нейтральные изображения, отличающиеся минималистическим оформлением).

Если вы впервые работаете над созданием презентации, рекомендуется использовать готовые макеты. Они предусмотрены в каждом редакторе. Выбирая шаблон, вам не придется думать о поиске фона, определении расположения основных элементов. Единственное, с чем вам придется самостоятельно определиться — это цвет. В большинстве программ настроить шаблон можно под любой оттенок.

Частые ошибки

Из-за незнания элементарных правил создания презентации, излишнего творческого потенциала или отсутствия достаточного времени, многие составители демонстрационных документов допускают однотипные ошибки. Среди наиболее распространенных можно выделить 5 недочетов:

1. Слишком много текста. Не стоит копировать свою речь в слайдах. Указывайте здесь только краткие сведения, значимые выдержки, подтверждения фактов.
2. Отсутствие единой стилистики. Оформляйте все слайды в одинаковом стиле. Презентация должна смотреться как единый документ. В противном случае может возникнуть ощущение, что она составлена из разных уже готовых работ и не представляет собой никакой ценности.
3. Распространенные картинки. Сделать презентацию интересной с помощью заезженных, примитивных изображений получится едва ли. Речь о тех самых безликих человечках, жмущих друг другу руки, и сотне других картинок. Их лучше заменить более оригинальными изображениями.
4. Грамматические ошибки. Минимальное количество текста в презентации не говорит о том, что его не надо проверять. Даже элементарные опечатки способны испортить мнение слушателей о выступлении и спикере.
5. Сложные схемы. Использовать графические данные в презентации необходимо. Но они должны упрощать восприятие информации, а не напротив — усложнять его. Даже если обойтись без сложной схемы или таблицы нельзя, постарайтесь упростить ее, разделить на части.

Но самой глобальной ошибкой является недостоверность данных. Перед тем, как указывать на слайдах какую-либо информацию, внимательно перепроверьте ее. Лучше — несколько раз. В разных источниках.

Составить презентацию — несложная задача. Куда труднее сделать презентацию, которая будет интересной, полезной и значимой. Чтобы создать такую, необходимо внимательно изучить представленные выше рекомендации и много практиковаться. Важную роль играет и насмотренность. Изучите примеры правильных презентаций, просмотрите видео выступлений мировых спикеров. Это сформирует у вас насмотренность и значительно упростит процесс создания презентации.

Часто задаваемые вопросы

Реклама у Vector

Нашли ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter