700 кв. м за 5 недель. Как быстро сделать ремонт в офисе IT-компании
Любую статью можно сохранить в закладки на сайте, чтобы прочесть ее позже.
Режим чтения увеличивает текст, убирает всё лишнее со страницы и даёт возможность сосредоточиться на материале. Здесь вы можете отключить его в любой момент.
С чего начать ремонт в офисе? Делать бюджетно и самостоятельно или заказывать ремонт офиса под ключ, но платить больше? Каждой компании нужно найти свой ответ. Своим опытом с Vector поделилась IT-компания KITRUM.
В начале 2021 года, они поняли, что быстрорастущей команде уже тесно в офисе на 300 кв. м, и арендовали целый этаж в бизнес-центре неподалеку харьковского Ботанического сада. Ремонт в помещении на 700 кв. м им нужно было организовать за 5 недель. Как все происходило — рассказывает Content Marketing Director Евгения Кузьменко.
Сколько времени займет ремонт в офисе
- Адекватные сроки: срок в неделях = количество квадратных метров делим на 100, умножаем на два. Скажем, офис в 500 кв. м можно открыть за 10 недель.
- Лакшери: к адекватным срокам добавляем поправку на заказ/транспортировку эксклюзивных экземпляров, таких как растения из Голландии или ковры из Турции.
- Сжатые сроки: количество квадратных метров делим на 100, получаем количество недель. Соответственно, 500 кв. м открываем за пять недель.
Если времени еще меньше, лучше даже не начинать.
Этапы ремонта в офисе
Неделя 1: юридические вопросы и предварительный дизайн офиса
Влюбившись в локацию, мы решили арендовать весь этаж и отправились подписывать договор вместе с юристом. Вот перечень документов, которые нужно проверить перед подписанием договора:
- Свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество.
- Выписка из Реестра права собственности на недвижимое имущество.
- Договор купли-продажи, дарения или аренды (если вы планируете быть субарендатором).
- Если здание стоит отдельно — проверяем состояние участка и назначение земли в Публичной кадастровой карте Украины.
- Договор с поставщиками коммунальных услуг.
- Проверка, не находится ли помещение под арестом.
- Отзывы от других арендаторов о реакции собственника помещения на карантин, уменьшении арендной платы на период локдауна.
- Проверка состояния придомовой территории и служб (например, в нашем здании не было лифта для грузовых перевозок).
Проверив оригиналы документов, мы подписали договор и оценили масштабы предстоящих работ с дизайнером — 6 колонн и голые стены. Дизайнер пообещал показать эскиз уже через три дня.
Мы решили установить простые перегородки, чтобы отделить пространство для каждой из команд. Через три дня макет был готов, а еще через три дня мы решили, что вместо перегородок мы хотим полностью изолированные комнаты.
Неделя 2: трижды меняющийся дизайн и первые стены
В нашем дизайне было три стадии: перегородки, комнаты, кабинеты с полной шумоизоляцией. От подобных вещей при масштабном проекте не застрахован никто. Поэтому выводы нужно делать, только визуализировав идею в макете.
Согласовав окончательный дизайн, мы начали возводить стены и ставить стеклянные перегородки. К концу недели у нас было что-то в этом роде.
Неделя 3: мебель, цветы и жесть
Мебель решили заказывать у разных поставщиков. Везли в основном из Польши, а харьковские ребята собирали наши заказы в цеху по ночам. Ребята из Roomio, у которых мы заказывали кухню и настенные панели, несколько дней ночевали в офисе, потому что у них на производстве большая часть людей заболели и могли заразить остальных. Цветы «с картинки в голове» нашли только на голландском аукционе, хотя могли бы найти у бабушки на рынке.
Скажем откровенно: все это обошлось бы примерно в $10 000, если бы мы заказывали в Украине или искали на OLX. Но мы потратили в три раза больше.
Неделя 4: не шумите!
Четвертую неделю мы полностью посвятили шумоизоляции. Она обязательна для комфортной работы команды, 60% процессов которой строится на звонках и митингах.
Мы начали с обшивки стен и потолка шумоподавляющими панелями — таким образом нельзя было разобрать из коридора, о чем говорят в переговорной.
Неделя 5: make-up
Мы подошли к грязному, длительному и сложному этапу. Разводка электропроводки в квартире отличается от разводки в большом офисе. Семь кабинетов по 12 человек в среднем с тремя розетками на человека, три комнаты отдыха, семь переговорных. Когда мы сказали электрикам, что на эту работу есть четыре дня, ответ был гениальным: «Если мы успеем, это лучшее, что мы сделаем в жизни». В целом на такую работу нужно закладывать 7–10 дней.
Разводку мы все же сделали за четыре дня, откупорили в честь этого шампанское и перешли к косметическому ремонту — графике на стенах, установке мебели. Мы нанимали дизайнера, который за 3 дня создал для нас брендовые иллюстрации и перенес их на стену.
Окончание ремонта
Торжественное открытие запланировали на понедельник. Но барную стойку на кухне устанавливали, когда в офис заходили гости. Так как наша вечеринка была костюмированной, никто не понял, что идут реальные ремонтные работы. Люди подходили и спрашивали работников, как у них возникла идея такого перевоплощения.
Каким должен быть офис IT-компании
- В идеале в бизнес-центре должно быть два интернет-провайдера и несколько независимых источников энергоснабжения.
- Чаще всего каждый арендатор сам контролирует безопасность офиса. БЦ обязан обеспечить только круглосуточную охрану здания.
- Однажды разработчик отклонил наш оффер из-за отсутствия парковки. Всегда уточняйте, есть ли парковка и сколько мест выделят на этаж/офис.
- Делайте стоячие митинг-румы, чтобы совещания были короткими и по делу.
- Спрячьте все провода в стену. Провода под ногами не только раздражают, но и небезопасны.
- Кондиционер должен быть в каждой комнате, иначе начнутся войны за температурный режим.
- PlayStation важен.
Кстати, о кухне. Мы переживали, чтобы всем хватило места и все были сытыми. Сделали огромную кухню с двумя микроволновками, двумя холодильниками и морозильником с мороженым. В итоге она не пользуется особой популярностью, но наблюдаются очереди за кофе по утрам. По нашим подсчетам, нужна одна кофемашина на 30 человек, поэтому думаем о покупке третьей.
Сколько стоит переезд в новый офис
Допустим, компания из 60 человек выбрала офис в 500 кв. м. Вы въехали в помещение с голыми стенами. Прайс почти не зависит от города.
- Дизайн — $5 000.
- Мебель (условно на 80 человек) — $30 000.
- Ремонт — $42 000. Мы не экономили.
- «Косметика» — $7 000.
- Декор — $8 000.
- Электрика — $20 000.
Аренда в центре Харькова — от $13 до $17 за кв. м.
Кто организовывает переезд или ремонт в офисе?
- Офис-менеджер, который умеет управлять временем, ресурсами и людьми. Наш главный офис-менеджер Настя в конце долгого рабочего дня подсчитала все звонки за день — их было 118! Поэтому вам нужен максимально стрессоустойчивый человек.
- Два помощника офис-менеджера, которые умеют управлять ресурсами.
- HR-менеджер, который будет управлять стройкой с точки зрения удобства для команды.
- CEO или CFO, у которого нужно утверждать бюджеты.
- Дизайнер со стороны. Желательно вовлеченный на 100% до конца, а не просто исчезающий после утверждения эскиза. Наш дизайнер Олег был с нами 24/7, от чего сильно пострадала его основная работа. Но он счастлив и утверждает, что этот проект был его личным челенджем.
- Строительная бригада. Желательно полностью укомплектованная и без вредных привычек.
