Как организовать конференцию на 400 человек за месяц — опыт Genesis

В октябре компания Genesis провела продуктовую конференцию, в которой приняло участие более 400 сотрудников. Предварительное планирование ивента началось полгода назад, активная фаза подготовки заняла месяц. Екатерина Бова, Education Project Manager и Александра Шибко, Event Manager в Genesis, рассказали Vector, как организовать конференцию, придумать концепцию и за несколько часов найти замену модератору панельной дискуссии, который не успел на самолет.

Что и как сделали

Genesis Internal Product Conference организовали, чтобы сотрудники компании обменялись опытом развития продуктов. Основными темами мероприятия были бренд, стратегия, product-market fit, LTV и лидерство в своей нише. Вместе со специалистами Genesis конференцию посетили представители компаний по инвестпортфелю холдинга: AllRight, Liki24, Mate Academy, Competera, IntellectoKids.

Концепцию, программу, контент, сопроводительные активности создали своими руками. За локацию, кейтеринг, техническую поддержку (свет, звук, экран), хостес, видео- и фотосъемку, музыку отвечали подрядчики. Подготовка заняла месяц.

Зачем инвенту концепция и как ее создать

Можно просто выбрать красивую локацию, позвать лучших спикеров и качественно организовать работу подрядчиков. Однако если вы не объедините участников и спикеров вокруг идеи, глубины не стоит искать.

В чем секрет удачного продукта? В правильной организации работы над ним: шаг за шагом команда реализует все этапы цикла разработки. Кто занимается маркетингом, кто — кодом, дизайном или аналитикой.

Мы решили рассказать об этом как о большом и увлекательном путешествии от идеи к успешному продукту — big product journey. Каждый спикер рассказывал об одном из этапов создания продукта, и участникам это было знакомо, ведь они проходят эти этапы каждый день.

Совет: сформулируйте тезис, соответствующий ценностям компании и содержащий месседж, который вы планируете транслировать через событие. Брейнштормите, ищите удачные примеры. Концепция должна быть точной и лаконичной, чтобы ее легко было отразить в названии, визуальном оформлении и выступлениях.

Как взаимодействовать со спикерами

В выборе спикеров для события лучше всего руководствоваться принципом win-win. Пригласите специалистов, у которых есть глубокая практическая экспертиза, желание и возможность инвестировать свое время в подготовку выступления. Им событие поможет развить личный бренд и поделиться с аудиторией своими результатами.

1. Напишите предварительную программу и темы, которые хотели бы раскрыть на конференции (используйте фидбек из прошедших событий, если есть такой опыт).
2. Свяжитесь с потенциальными спикерами и предложите им темы. Укажите дату выступления и дедлайн в подготовке.
3. Встретьтесь лично и проговорите концепцию, цель, целевую аудиторию мероприятия. Совместно разработайте варианты тем выступления.
4. Отправьте в письменном виде все договоренности и дедлайны.
5. Подготовьте «гайд для спикеров» — шаблон презентации согласно брендбуку ивента, техническим требованиям, фото локации, рекомендациям по структуре презентации, информации о дресс-коде и соблюдении концепции.
6. Для проверки статуса презентации проведите два-три звонка/встречи со спикером.
7. Организуйте офлайн-репетицию за два-три дня до выступления и повторите утром в день события. Если есть возможность, привлекайте тренеров по публичным выступлениям.
8. Оперативно реагируйте на форс-мажоры.

Вечером в преддверии происшествия мы получили сообщение от модератора панельной дискуссии: «Я впервые в жизни опоздал на самолет. Простите, не успею». Надо было за ночь найти человека, который смог бы провести дискуссию о взаимодействии продакт-менеджеров и СЕО, то есть должен хорошо знать нюансы обеих позиций. В результате скоростных поисков вызвался СЕО одного из бизнесов холдинга.

Этот форс-мажор даже пригодился нам: новый модератор и участники дискуссии хорошо знали друг друга, атмосфера сложилась камерная и доверчивая.

Совет: Мероприятие — это не только кейтеринг и выступления. Создавайте атмосферу, ищите особые подходы. Мы предложили спикерам подобрать музыку, под которую они будут выходить на сцену, — услышали и AC/DC, и рэп. Никаких сверхусилий, но настроение гарантировано. Для одного спикера специально разрабатывали футболку по его замыслу, чтобы добавить требуемый антураж, для других — вытащили на сцену настоящую телегу, реквизит для спича в стиле басни Крылова. Подготовили и ведущего: незадолго до ивента он легко оперировал продуктовой терминологией.

Как сделать, чтобы никто не ушел раньше

Хотите удержать любопытство и внимание участников? Думайте, как они. Наши слушатели — руководители направлений продуктовой разработки, продакт-менеджеры, аналитики, дизайнеры и маркетологи всех бизнесов Genesis. Поэтому мы построили структуру события по близкой им логике — циклу создания продукта. Начали с успешных продуктовых кейсов, углубились в детали: разработка стратегии, организация команды, подходы к конкурентной борьбе в нише, product market fit и развитие бренда.

Для нетворкинга создали два чат-бота.

• Первый — random product coffee. Этот бот с помощью алгоритмов создавал группы из четырех участников из разных проектов и посылал им приглашения на обед или кофе в перерывах.
• Второй — для общения и анонсов выступлений. Создайте участникам комфортные условия для нетворкинга. Неформальное общение не менее важно, чем выступления.

Совет: При подготовке профильного ивента учитывайте запросы аудитории. Избегайте слишком общего и просто «вдохновляющего контента». В процессе подготовки изучите, какие узкие темы и вопросы волнуют участников, узнайте у них, чего они ожидают или что хотели бы услышать.

Как обрабатывать и хранить фидбек

Нет лучшей работы над ошибками, чем анализ фидбека участников события. Здесь следует объединить два инструмента: отзывы на протяжении события и опрос участников после него. Проанализируйте всю собранную информацию и выберите ключевые пункты. Это будет ваша дорожная карта, которая облегчит работу над следующими ивентами.

После мероприятия мы собрали 70 анонимных анкет с впечатлениями участников. Нас больше всего интересовало то, что не понравилось. Что мы узнали:

• Обо всех диджитал-активностяхлучше предупредить участников заранее, а также разместить больше стендов со ссылками на ботов. Одного стенда и объявления ведущего недостаточно.
• Организованный нетворкинг (в нашем случае random coffee) лучше провести несколько раз в течение дня – многим гостям нужно больше неформального общения.
• Программу лучше разместить на бейджах в полном виде, а не в QR-коде.

В «дорожную карту» включайте и ваш собственный опыт от проведения мероприятия. Фиксируйте проблемные моменты с подрядчиками, составляйте список тех, с кем было комфортно работать, считайте, сколько времени закладывать на те или иные активности, выделяйте спичи, получившие больше отзывов.

Совет: Продумайте, какой фидбек можно предоставить участникам со своей стороны. Это создаст дополнительную ценность мероприятия. Мы выразили свою благодарность аудитории в виде минифильма о конференции, который видеографы сняли и смонтировали до окончания события. Туда включили интересные моменты выступлений и интервью с участниками. Это стало настоящей неожиданностью для гостей и ярким завершением ивента.

Три главных совета организаторам-новичкам

• Глубоко погружайтесь в тему мероприятия.
• Не бойтесь ошибаться и будьте гибкими.
• Любите то, что делаете, даже когда случаются форс-мажоры, и все горит.