Как оцифровать свой бизнес с помощью Notion и его нового API — инструкция
В 2021 году любая компания — это IT-компания. Производство, продажи, маркетинг, управление проектами и персоналом — все эти сферы должны быть оцифрованы для конкурентоспособности на глобальном рынке.
13 мая 2021 года сервис Notion выпустил API (application programming interface). Это существенно расширило его возможности за счет синхронизации с другими сервисами — почтой, календарем, email-рассылками, аналитикой, мессенджерами и многими другими.
Vector уже более полугода работает на «движке» в Notion. Наш COO Ярослав Каплан рассказывает, какие бизнес-задачи можно решить в Notion и какие новые возможности открывает предпринимателям API.
Что такое Notion
Notion — это сервис организации чего угодно в понятную и удобную систему для эффективной работы вашей команды. И все это без единой строчки кода. Внутрикорпоративная википедия, система управления задачами, CRM для продаж — вот далеко не полный перечень того, что можно создавать в Notion. За неброским интерфейсом кроются практически неограниченные возможности.
Прежде всего Notion будет полезен стартапам, а также малому и среднему бизнесу — то есть небольшим командам, которым нужно систематизировать и упорядочить свои рабочие процессы. Профессиональные решения, используемые в больших корпорациях, для них дорогие и сложные. Notion будет отличной альтернативой.
Еще одно большое преимущество сервиса — возможность создать целую экосистему продуктов на базе единой платформы вместо использования отдельных продуктов, таких как таск-менеджеры, CRM или HR-инструменты.
Notion напоминает конструктор Lego, где из готовых блоков можно создавать хоть средневековый замок, хоть космический корабль.
Notion изначально заточен на максимальную гибкость и соответствие требованиям конкретного бизнеса. Сервис предлагает несколько десятков готовых шаблонов под разные задачи, чтобы пользователю было проще начать. Со временем более опытные юзеры начинают создавать свои кастомизированные шаблоны. Существуют также маркетплейсы, где за $10–15 можно купить шаблон, разработанный продвинутыми пользователями.
Примеры использования Notion для бизнеса
Базы данных
Изначально Notion был просто онлайн-блокнотом, куда можно было записывать текстовую информацию, форматировать ее и делиться с другими пользователями. Наиболее близкий аналог — Evernote.
Сегодня вся логика Notion построена вокруг представления информации в виде баз данных. Это кардинальным образом изменило продукт. Но текстовые страницы никуда не исчезли. С их помощью, например, удобно наполнять корпоративную базу знаний, подчинять страницы темам и разделам, а также раздавать сотрудникам разные уровни доступа.
Что касается баз данных, то очень многие процессы и задачи можно записать как таблицу со множеством переменных. Возьмем для примера рекрутмент. Когда кандидат откликается на вашу вакансию, заводим карточку с такими полями:
- Имя и Фамилия.
- Позиция.
- Источник (откуда пришел).
- Этап отбора.
- Контакты.
- CV и портфолио.
Далее такая карточка проходит по доске с различными этапами.
Эту же базу данных можно отобразить в виде таблицы, отсортировав кандидатов по дате, этапу, позиции или любой другой переменной из карточки.
Опыт Vector
Мы начали с корпоративной википедии. Собрали в ней все знания, разбили на разделы и опубликовали в удобном виде для всех сотрудников. Теперь ни у кого не возникает вопрос, как посмотреть в Google Analytics показатели конкретной статьи или где взять наше лого в векторе.
Далее мы начали упорядочивать продажи. Sales-менеджеры вносят всех наших лидов в отдельную базу данных. Постепенно они дополняют ее брифом, презентацией с идеями для коммерческого материала, бюджетами, KPI и сроками.
Редакция Vector работает в кастомной Notion-based среде, получившей название «Комета». В ней журналисты фиксируют новые идеи для материалов, затем добавляют в базу данных черновик текста. После этого редактор и корректор вычитывают материал, а дизайнеры создают вижуалы. Когда все готово, выпускающий редактор публикует материал на сайте. На финальном этапе SMM-менеджер и PPC-специалист публикуют и продвигают материал по различным каналам.
То есть, «Комета» — это инструмент, который заточен именно под нас. Похожим образом можно подстроить функции Notion под любой бизнес.
Одним из недавних инструментов, которые мы построили для себя на базе сервиса, стал отчет по OKR (Objectives and Key Results). Фиксируем в нем цели сотрудников Vector на квартал, а формулы считают прогресс по каждому ключевому результату.
Стоимость
Как и многие другие онлайн-сервисы, Notion предлагает бесплатный тарифный план, а также платные с расширенным набором функций. Стоимость подписки — от $5 в месяц или $48 в год за одного пользователя.
Лайфхак: для полноценной работы в Notion достаточно купить подписку на одного члена команды в пакете Team, а остальных пригласить как гостей (доступ Guest). Они смогут создавать и редактировать данные, но не смогут создавать новые страницы. Эту единственную задачу возьмет на себя платный аккаунт.
Notion API и «склейщики Интернета»
Внедрение API было одной из самых ожидаемых функций среди пользователей Notion. До недавнего времени добавлять информацию в базу данных можно было лишь вручную. Это ограничивало автоматизацию и масштабирование.
API — это своего рода мостик, позволяющий разным приложениям обмениваться данными между собой. Приведем простой пример: если клиент заполняет вашу форму в Typeform, то вся введенная им информация теперь может автоматически попадать в базу данных Notion.
Typeform — пока единственный сервис, нативно интегрированный с Notion. В дальнейшем, конечно, их будет гораздо больше. Но как уже сегодня связать с Notion все остальные продукты? Тут нам на помощь приходят Zapier и Automate.io.
Это два похожих по возможностям сервиса, которые позиционируют себя как «скотч интернета», то есть «склеивают» между собой различные продукты. С 13 мая Notion появился в списке доступных к «склеиванию» продуктов.
Рассмотрим подробнее Automate.io. Фактически, сервис создает ботов, которые выполняют целевое действие, если срабатывает триггер.
В бесплатной версии Automate.io можно создавать только одношаговые действия. Например, «если в Notion добавлена новая карточка, отправь сообщение в канал Slack». В платных пакетах можно создавать более сложные цепочки, состоящие из нескольких шагов:
- если в базу данных A в Notion добавлена новая карточка;
- обратись к списку пользователей, имеющих доступ к этой базе;
- проверь, указан ли пользователь X в карточке в поле Y;
- отправь сообщение пользователю X в директ Slack с сообщением «Проверь задачу в Notion [link]».
Для включения любой интеграции нужно вначале предоставить доступ Automate.io к нужным нам сервисам.
Вот список других возможных интеграций, которые могут значительно повысить эффективность вашего бизнеса:
- Собирать в базу данных посты на Facebook, которые набрали больше 20 лайков и/или 10 шеров с указанием даты и времени публикации для анализа эффективности.
- Собирать в базу данных результаты рассылок из MailChimp с указанием количества отправленных писем, % открытия и кликов по ссылкам.
- Автоматически отправлять письма кандидатам в Gmail, если меняется статус их карточки в базе данных.
- Добавлять новую задачу на канбан-доску, если на почте письму присвоена конкретная метка.
- Дублировать задачу из Notion в личный Todoist сотрудника, если он назначен ее исполнителем, и другие интеграции.
Вероятнее всего, в ближайшие недели станет доступной нативная интеграция между Notion и другими популярными сервисами — Jira, Trello, Slack, Google Drive и т.д. Тогда необходимость в Automate.io или Zapier отпадет. Но если вам не терпится попробовать автоматизацию с Notion как можно скорее, «склейщики интернета» — ваш выбор.