Положительные тенденции рынка, замороженные сервисы и трансформация. Как группа агентств agama работает во время войны

У рубрики мирного времени «Как они работают» появилась печальная приставка — «во время войны». Теперь компании рассказывают нам об организации работы в новой реальности, выплате зарплат и плане действий. Их работа сейчас — важный фронт — экономический. Верим, что обмен опытом поможет принимать более качественные решения, а хроника событий запомнит важный период в истории украинского бизнеса.

agama — это конструктор коммуникационных сервисов, из которого можно собрать интегрированное решение для любой коммуникационной задачи. В группу входят агентство коммуникаций provid, пиар-агентство PLEON Talan, агентство интегрированных маркетинговых решений Talan Communication, трейд-маркетинговое агентство Clever Force и медиаагентство OMD Media Direction Ukraine. Среди клиентов: МКИП, КГГА, Минцифры, Chemonics, Noology, «Киевстар», «Новая Почта», МХП, Calrsberg, DISCOVERY и другие международные и украинские компании и доноры.

Был ли план на случай полномасштабной войны?

Хоть и война продолжается в Украине уже девятый год, и мы с группой не стоим в стороне от этих событий, но до последнего были уверены, что все же победит здравый смысл, и полномасштабного вторжения в европейскую страну не будет.

Накануне вторжения вместе с агентством коммуникаций provid мы обсуждали заявки на креативные фестивали, а с HR-специалистами планировали на вечер 24 февраля командную встречу: пообщаться и успокоиться за кусочком пиццы. Даже на 25 февраля одно из наших агентств, Talan Communication, организовывало ивент в Запорожье.

Но, несмотря на это, план как таковой был. Он состоял из двух направлений: первое — люди, координация как на уровне каждого агентства, так и группы в целом. На фоне новостей мы уже начали реализовывать часть плана: выстраивали коммуникационные цепочки, готовились контактировать без мобильной сети, формировали алгоритмы работы. Мы допускали кибератаки, потому переместили всю важную информацию на отдельный сервер. Также у нас была точка встречи в убежище, с водой и теплом. Каждый день президент agama Энди Бейн рассылал имейлы, анализируя ситуацию и успокаивая нас.

Второе — бизнес-процессы и клиенты. Мы начали диверсификацию бизнеса еще в конце года, введя в клиентский портфель разные компании, которые во время кризиса послужили бы нам поддержкой. Не все сработало идеально, но все же мы можем говорить об определенной подготовке.

Как встретили войну? Какие проблемы решали первыми?

Первое сообщение в совместном рабочем чате появилось примерно в шесть утра. Никто не понимал, что именно услышал, а в новостях распространялись разные версии. Но мы точно знали, что работа в офисе отменяется. Главным был вопрос безопасности наших людей и их семей. Мы были на связи, чтобы убедиться, что все хорошо, что семьям ничего не угрожает.

Несколько раз в день в общих чатах проводились переклички, кто где и все ли в порядке. Также были общие созвоны с директорами агентств для обсуждения дальнейших действий.

Проводили ли релокейт сотрудников?

Общего релокейта мы не организовывали, но еще до начала войны проинформировали команду о возможных вариантах размещения. Это преимущественно был запад Украины, но с каждым днем добавлялись новые возможности в разных регионах, а также за рубежом. Международные партнеры нашего пиар-агентства PLEON Talan предложили размещение в Великобритании, а также некоторые наши коллеги временно поселились в Польше и Чехии.

Сейчас команда рассредоточена по безопасным регионам Украины, некоторые оставались все время в Киеве, некоторые недавно начали возвращаться в столицу. Также есть волнующие истории эвакуации наших коллег из Гостомеля и Мариуполя, но благодаря общим действиям они уже в безопасности.

Как поддерживали сотрудников финансово?

За февраль выплатили заработную плату раньше и полностью, чтобы у каждого сотрудника были деньги в непредсказуемой ситуации.

Маркетинговая индустрия экстренно стала на паузу вместе с бюджетами. Но предварительная диверсификация и наличие международных клиентов помогают, хотя и выплату за март нам пришлось урезать для сохранения всей команды. Но мы уже подмечаем положительные тенденции на рынке, поэтому надеемся, что сможем скоро восстановить уровень заработных плат.

Как перестроили работу компании?

Группа наших агентств имеет широкий пакет сервисов, и некоторые из них заморожены до сих пор. Также изменился продукт, который мы раньше предоставляли рынку.

Talan Communication, основным направлением которого были инвенты, пострадало больше всего. Так же и Clever Force, тесно сотрудничавшие с торговым бизнесом. Но кроме этого они предоставляли креативные и диджитал-услуги, на которых сфокусировались сейчас.

В пиар-агентстве PLEON Talan и агентстве коммуникации provid дела лучше, хотя и пришлось заморозить сотрудничество с частью клиентов. Поэтому свой ресурс они направили в поддержку клиентов, работающих на информационном фронте. PLEON Talan активно общается с иностранными медиа и партнерскими агентствами, доносит актуальную ситуацию в Украине англоязычной аудитории.

provid активно работает в диджитале-поддержке информационной войны. Обновлена национальная айдентика 30 лет независимости Украины: цветок символизирует уже не расцвет нашей родины, а борьбу за независимость. Также создали креативы для кампаний против деятельности международных брендов на рынке россии и Instagram-аккаунт ukraineisatwar, который напоминает: война в Европе продолжается.

Были ли изменения в функциях членов команд?

Большая часть нашей команды с первых дней занялась волонтерством: искали нужное снаряжение для ВСУ, развозили помощь, приобщились к информационным войскам и теробороне.

Наученные ковидом, мы уже имеем определенный алгоритм удаленной работы. Но в первые дни нападения многие коллеги проводили много времени в бомбоубежищах, что внесло коррективы. Также на работу влияет психоэмоциональное состояние. Поэтому «Ты в безопасности? Ты в ресурсе?» — так теперь начинаются сообщения с новыми задачами.

Сейчас команды максимально подстраховывают друг друга. Креативные команды сохранили свои функции, менеджеры стали универсалами. Каждый стал и client service отделом, и проджект-менеджером, и ньюбизом. Многие стали SММ-менеджерами и аналитиками вне зависимости от предыдущей должности.

А также все с энтузиазмом откликаются на pro bono проекты, идеи которых могут возникнуть у кого-либо из команды группы агентств agama.

Как поддерживаете эмоциональное состояние и настроение в команде?

Мы стараемся держать друг друга в поле зрения. Постоянное общение, видеозвонки или чат — каждый понимает, что он не один, и знает, к кому обратиться за помощью. Иногда члены команды делятся полезными ресурсами: советами психологов, материалами для детей и т.д.

Возобновились регулярные рабочие статусы. Это помогает прийти в себя, держать в тонусе команды и переключаться от бесконечного скрола новостной ленты.

Также каждый день в течение первого месяца войны президент agama рассылал письмо с основными новостями дня, планами компании и перспективами. Сейчас это одно-два письма в неделю.

Как война повлияла на количество клиентов и финансовые показатели?

Было бы излишней бравадой сказать, что война не повлияла на доходы. Как и многих других, нас сильно «зацепило». Но, придя в себя после первых дней, мы начали целенаправленную работу с рядом наших клиентов. В последнее время наблюдаем увеличение интереса от новых. Есть ряд запросов в PLEON Talan на антикризисный пиар, было невероятно приятно получить сообщение о выигрыше крупного тендера. Такой оптимизм от одного из наших клиентов произвел настоящий фурор у команды provid.

Как сейчас построена работа с клиентами?

Сейчас если и выходит спланировать работу, то максимум на неделю-две. Для документооборота и выставления счета нужно немного больше времени, но все относятся с пониманием.

Безопасность

С первых дней войны мы на связи с нашими украинскими клиентами. Продолжаем работу с теми, кто сейчас находится в безопасности и может работать дистанционно. Некоторые клиенты и проекты взяли паузу до окончания войны. Некоторые присоединились к своим иностранным офисам и могут работать.

Поддержка

В это время важно быть больше чем партнерами: поинтересоваться, как дела, поговорить, поддержать, спросить, чем можно помочь. Общение с иностранными партнерами почти не изменилось. Мы командой лично ощутили их поддержку в письмах солидарности с Украиной.

Трансформация проектов

В кризисной ситуации бизнес не может помалкивать. Необходимо озвучивать позицию, общаться с сотрудниками, клиентами, партнерами и инвесторами. А война оказалась именно таким огромным кризисом для всех. Поэтому мы советуем своим клиентам уделять больше внимания внутренним коммуникациям, поддерживать связь с клиентами и вести социальные сети.

Также мы информируем наших партнеров о ситуации в нашей стране и призываем их прекратить любое сотрудничество со страной-агрессором.

Что вы планируете делать, если война затянется?

Планируем работать и поддерживать экономику страны. Грамотные коммуникации на всех уровнях нужны всегда и особенно во время войны.

Мы уже ищем варианты сотрудничества с рынками ЕС, услуги, которые можем предлагать там. Также с некоторыми украинскими клиентами разрабатываем план восстановления проектов (пока онлайн).

Какое слово описывает вашу работу сейчас?

Трансформация и команда.

Мы собираем истории компаний о том, как они работают во время войны. Если вы хотите поделиться своим опытом, пишите на editors@vctr.media.