Два месяца в огне. Как Reface и Pawa организовали хакатон WILD WILD HACK

В сентябре Reface и венчурная студия PAWA провели офлайн-хакатон по машинному обучению WILD WILD HACK. Ивент был организован всего за два месяца. За это время команде удалось продумать концепцию, найти локацию, привлечь 200 участников и 80 менторов.

Employer Brand Manager в Reface Юлия Кравчук подробно рассказала Vector, как организовали WILD WILD HACK, какие проблемы возникли в процессе, а также поделилась собственным чек-листом по созданию хакатонов.

Разве этот хакатон?

Мы давно мечтали о собственном хакатоне. Соучредители Reface Роман Могильный, Олесь Петрив, Ярослав Бойко часто участвовали в таких ивентах. На одном из них они познакомились с будущим кофаундером — Иваном Алцыбеевым. Поэтому ребята на собственном примере почувствовали пользу таких мер.

За полгода до хакатона перед нами стояли амбициозные цели. Команда стартапа выросла вдвое. Мы искали способ расшевелить наших людей: дать им толчок и вдохновение, усилить стартаперский дух. На этапе идеации решили, что неплохо бы пригласить внешних участников. Кроме того, оказалось, что наши друзья — венчурная студия Pawa — также планируют хакатон. Решили усилить друг друга и сделать общее событие.

Цели хакатона:

• соединить людей с технологической и креативной отраслей для создания новых идей и проектов;
• обменяться опытом и построить сообщество вокруг AI/ML;
• заявить рынку, что отныне мы будем регулярно проводить хакатоны для прокачки индустрии;
• найти таланты и проекты, которым дадим возможность развиваться вместе с Reface.

Успеть все… за два месяца

Рисерч и идеация начались где-то в июне. Важно было тщательно собрать все детали пазла (цели, задачи, фишечки, лучшие практики) и договориться с командой и партнерами еще «на берегу». Тогда же стало ясно, что 90% проекта не отдадим подрядчикам (дизайн, маркетинг, коммуникации, физическую организацию события и другое). Извне привлекли только кейтеринг, производителей мерчей, фотографов. Арендовали мебель и технику, пригласили координаторку с опытом организации хакатонов.

Активная фаза проекта стартовала в июле: взялись за айдентику, лендинг, регистрационные формы, каналы коммуникации с участниками и менторами.

Концепция хакатона

Мы выбрали основательный подход с несколькими задачами:

• самостоятельный бренд, но близкий по духу обоим партнерам — Reface и Pawa;
• название — лаконичное, с характером, но достаточно универсальное, чтобы впоследствии можно было делать тематические мероприятия с фокусом на более узкие направления;
• апеллируем к разным аудиториям (технологическая и креативная);
• целимся на глобальный уровень, так что бренд должен звучать круто как на украинском, так и на английском;
• хотелось немного пошалить, потому что команда Reface любит всяческую «дичь».

Перебрали более 20 вариаций нейминга. И дикость победила — остановились на WILD WILD HACK. Сходство на Wild Wild West казалось символическим, потому что именно Дикий Запад был центром первопроходчества, изобретений и инноваций.

«WILD WILD HACK — новый бренд хакатонов. Это территория излома реальности и создания диких идей. Темы и направления будущих хакатонов органически интегрируются в WILD WILD ________ HACK.

Кроме того, WILD WILD HACK так же круто и ритмично звучит и пишется на украинском языке: ДИКИЙ ДИКИЙ ХАК».

В эстетике отталкивались от древних диких племен — символ группы, которая вместе переживает опыт, создает что-то новое и эволюционирующее. Отсюда пиктограммы в айдентике, специально разработанный «наскальный» шрифт и саундтрек с дикарскими барабанами. Всю стилистику и дизайн создал Руслан Соловьев (отец нейминга и бренда Reface).

На основе этой идеи наш видеопродакшен снял полноценный рекламный ролик хакатона для промо-кампании.

Формат хакатона

Его собрали на основе пожеланий и воспоминаний учредителей, а также опыта организаторов. Велосипеда не изобретали: за 48 часов команды (от 3 до 5 человек) разрабатывают прототип или рабочее решение. В течение этого времени их поддерживают и помогают менторы — эксперты из разных областей. В финале команды представят свои проекты жюри.

Мы очень хотели провести все офлайн (пока эпидемиологическая ситуация позволяла), потому что верим, что личное взаимодействие приводит к синергии. Если бы в сентябре произошел локдаун, мы бы скорее отсрочили событие, чем переносили онлайн. Локацию долго не выбирали. Для нашего масштаба в центре Киева подходил технически оборудованный и классно зонированный PMHUB.

Поскольку решили свести разных специалистов, аудитория была довольно широкая: AI/ML и мобильные разработчики, маркетологи, продуктовики, дизайнеры, креативщики — все, кто работает с контентом, технологиями, инновациями. Регистрироваться можно было командой или индивидуально (и сформировать ее на хакатоне), с идеей или без (присоединиться к разработке чужой).

Участие принципиально сделали безвозмездным, однако участников отбирали тщательно. Важны были не только специальность и опыт, но и мотивация каждого человека. Цель — сделать WILD WILD HACK местом концентрации бурных талантов.

Основные критерии оценки проектов:

• оригинальность (новизна);
• креативность (творческий подход);
• потенциал использования и дальнейшего развития проекта или ML технологии.

Часто идеи не вкладывались в стандарты, поэтому на финальный результат повлияли отзывы менторов и впечатление жюри.

Коммуникации и промо

Их полноценно развернули в августе. Привлекли собственные каналы, инфопартнеров, медиа, специализированные сообщества.

Стиль коммуникаций также был нестандартным: мы называли хакатонцев дикарями, менторов — шаманами, жюри — вождями, команды — племенами. Также использовали лексику и эмодзи в дикарской тематике.

Даже форма регистрации погружала человека в атмосферу и передавала настроение предстоящему действу. А вот на лендинге снизили уровень «игривости» в пользу лаконичности и понятности. Зато этот сайт сделали площадкой с максимально гендерно-нейтральным и инклюзивным языком.

Хорошим инструментом в продвижении события является видеоприглашение спикеров (в нашем случае — это менторы). Но в процессе обсуждения мы поняли, что ездить на съемку каждого эксперта — это долго, а просить людей самостоятельно снять видео — неэффективно. Решили сами подготовить дикие видосы с применением технологии Reface. Фото менторов оживало с помощью искусственного интеллекта, а озвучивал видео синтезированный голос. Менторы подхватили смешные ролики с собственными лицами и активно шерили в соцсетях.

Офлайн-организация хакатона

Она стартовала примерно за месяц до начала хакатона. Начали с мерча. Кроме стандартных штук (экосумки, футболки, стикеров) сделали бутылки для воды (чтобы уменьшить количество пластиковых отходов), маску на глаза (участники спали прямо на локации) и обувь.

Несколько раз мы ездили на локацию, продумывали зонирование, логистику в помещении, проговаривали сценарий и user journey участников и менторов. Был основной зал, где состоялись официальные церемонии открытия и закрытия, а также продолжалась круглосуточная работа. Большая терраса служила для регулярного питания хакатонцев, «заправки» кофе и работы.

Менторский лаунж обустроили на меньшей террасе — он стал зоной нетворкинга экспертов. Кроме того, погода дала нам возможность задействовать крышу: здесь происходили утренние движения (классная активность, чтобы расшевелить людей), а в последний день вечеринка. На ней играли рефейсианские диджеи, наливали партнеры, а также безлимитные кальяны и фотозона — ванна с утками от партнера.

Волонтеров начали собирать также через месяц (это были наши коллеги из Reface и опытные ивентщики).

Результаты

В итоге мы получили следующие результаты:

• 200 участников пришли на хакатон;
• на старте зарегистрировали более 70 идей;
• 80 менторов (экспертов из разных отраслей и компаний) помогали командам;
• 16 команд вышли в финал (+2 вне конкурса: жюри и менторы тоже не удержались и хакали на выходных);
• 20 партнеров поддержали хакатон продукцией или подарками участникам;
• ориентировочно 30 инфопартнеров рассказали о событии своей аудитории;
• подарки получил каждый участник (welcome и farewell pack);
• победителям вручили индивидуальные призы (ценные девайсы) и подарки от партнеров (в том числе путешествие в Литву и Кипр);
• около 350 гостей на финальной вечеринке.

Запомнить нельзя забыть

Всегда можно лучше. На некоторые компромиссы мы шли сознательно, какие-то детали заметили уже в процессе. Теперь мы знаем, что работает, как оптимизировать усилия и какие моменты улучшить.

Вот базовый чек-лист того, что следует учитывать при подготовке хакатона.

1. Четкая концепция того, что и как происходит. Согласовать и донести до оргкоманды. Если этого не сделать, то все будут бежать по разным направлениям.
2. Пропишите правила (у нас это подготовленный юристами официальный документ, на сайте). В частности, честные, прозрачные критерии отбора участников и оценивание проектов — чтобы не было скандалов и трагедий. Особенно важно, если участие платное.
3. Определите KPI и «лейку продаж». Мы понимали, сколько должно быть регистраций, чтобы выбрать 200 крутых людей, нужен процент технарей и креативщиков. Баланс выдержали, но команды все равно просили еще больше ML-специалистов.
4. Подбирайте людей и подтверждайте участие заранее. Мы немного не рассчитали время, и многие зарегистрированные отвалились (не заметили письмо-подтверждение, изменили планы и другое). Нюанс безвозмездных событий — за что не платишь, не ценишь. Хорошо, что было много заявок, и у нас было из кого выбирать.
5. Как и в любом проекте, установите дедлайн с запасом. Иначе мы вряд ли успели бы все. Скажем, сайт должны были запустить в конце июня, а фактически — в конце июля. Все получилось хорошо, но целый месяц на промо потерян.
6. Бюджет считайте реалистично или даже по максимуму. Мы по определенным статьям имели все шансы превысить плановые расходы, но вписались идеально. Отказывайтесь от лишнего и чрезмерного и не недооценивайте партнеров.
7. Продумайте user journey и все детали, которые пригодятся на этом пути. Речь идет о питании, воде, кофе, энергетике, местах отдыха, интернете, зарядных устройствах, адаптерах, канцелярии, безопасности и медицине и другом.
8. Рисуйте рассадку и будьте внимательны с масштабом плана. Мы изрядно запаниковали, когда поняли, что физически не рассадим 200 человек за рабочими столами. Кроме того, во время события менялась расстановка: сначала стояли стулья для зрителей, а затем столы. Потом оказалось, что их негде спрятать.
9. Лучше перекоммуницировать, чем недокоммуницировать. Это касается как продвижения события, так и информирования всех вовлеченных в нее. Максимум информации должен быть открытым и доступным (сайт, чат, бот), не стесняйтесь повторять, а также организуйте постоянную инфоточку на локации.
10. Все, что можно подготовить, делайте заранее. К примеру, я дописывала сценарий для ведущего уже во время хакатона. Некоторые приложения, которые мы использовали для работы, работали не так, как мы планировали. Отбор финалистов затянулся, потому что мы не ожидали столько крутых проектов и не просчитали время на рассмотрение каждого.
11. Постарайтесь не замыкать задачу на одном человеке. На каждый пункт плана должен быть дублер. Некоторые задачи мы выполнили «потом и кровью», а могли просто привлечь больше людей.
12. Придирчиво выбирайте ведущих/модераторов. Человек должен находиться в теме хакатонов, понимать индустрию, быстро ориентироваться и хорошо говорить. Нам повезло, но была куча моментов, которые при других обстоятельствах стали бы фейлами.
13. Горько осознавать, что rooftop-вечеринка не состоится из-за погоды. Просматривая локацию летом, мы жаловались, что людям будет жарко, а в сентябре поняли — из-за дождей рискуем потерять эту зону. Не смотрите прогнозы. Танцуйте шаманские танцы.

Что будет дальше

После официального запуска WILD WILD HACK мы поняли, что мы хотим все повторить. Увлекательные отзывы гостей и участников чередовались с предложениями партнеров организовывать такие мероприятия в других странах.

WILD WILD HACK создан как бренд регулярных и разнообразных хакатонов. Считаем MVP успешным: есть весомые наработки, выводы и идеи для следующих событий.

Пока выдыхаем, определяемся с масштабом, темой и локацией следующего хакатона. От этого зависит дата и частота проведения. Конечно, круто на адреналине сделать хакатон через два месяца, но хочется иметь больше времени и ресурсов.