Когда нужно ивент-агентство, а когда можно организовать мероприятие самостоятельно?

С организацией дежурного мероприятия для 100 сотрудников вполне можно справиться своими силами. Но что, если вам нужно удивить искушенных гостей, выделиться на конкурентном рынке, решить с помощью ивента конкретные бизнес-задачи и быть уверенным в успехе мероприятия?
В таком случае вам лучше обратиться к опытным специалистам. Как выбрать ивент-агентство, кому доверять и как не облажаться — рассказывает руководитель Slupsky Event Management Сергей Слупский.

Своими силами vs ивент-агентство: опыт Давоса

Зачастую, решив самостоятельно организовать ивент, компания недооценивает объем задач, которые нужно решить. Без опыта, навыков и наработанных контактов с подрядчиками процесс идет долго, сложно и нервно. В итоге вместо того, чтобы заниматься своими прямыми обязанностями, сотрудники выбирают стулья и бутерброды, ведут переговоры с электриками и ездят смотреть локации.
Приведу такой пример: кто угодно может сделать ремонт у себя дома. Можно посмотреть видео на YouTube, прочитать пару статей, купить все необходимое в строительном магазине и приступить.

Но получится ли у человека, который никогда этого не делал, нанести штукатурку и покрасить стены так же легко и ровно, как у мастера? Стоит ли час вашего времени столько же, сколько его работа?

К тому же, у мастера уже есть необходимые инструменты, он закупает материалы оптом по более низкой цене, и точно не ошибется, потому что это его 101-й ремонт.
В этом году наше агентство организовывало «Украинский дом» в Давосе. Нас позвали после того, как в прошлом году этим занимались члены оргкомитета. С их стороны это были героические усилия, поскольку это был их первый опыт. И они справились, но какой ценой? Вместо того, чтобы уделять внимание своему бизнесу, встречаться с инвесторами и партнерами, они занимались организационной работой по подготовке мероприятий.
На самом мероприятии они тоже не могли в полной мере погрузиться в бизнес-встречи и переговоры, потому что регистрировали гостей, работали на площадке, координировали волонтеров, кейтеринг, техническое обеспечение, согласовывали спикеров.
После такого опыта члены оргкомитета решили, что эффективнее будет нанять специализированное ивент-агентство. Поскольку у нашей компании большая экспертиза и опыт работы за границей, нам удалось сделать все слаженно и обеспечить высокий уровень мероприятия.

Решение бизнес-задач с помощью уникальных форматов

В первую очередь ивент-агентство нужно для решения бизнес-задач: продаж, повышения лояльности, узнаваемости, создания устойчивых ассоциаций с нужными клиенту характеристиками: технологичностью, инновационностью, драйвом, экологичностью.
Чтобы продавать товар многоразово, компания должна выстроить связь с аудиторией. В этом помогают ивенты: на мероприятии гости переживают новый позитивный опыт вместе с брендом, это остается у них в памяти как нечто значимое. В дальнейшем эти эмоции будут распространяться и на продукт компании, формируя лояльность к бренду.
То же самое касается и внутренних ивентов: хороший нестандартный корпоратив или тренинг сплачивает коллектив, дает нематериальное поощрение сотрудникам, повышает доверие к работодателю.
Нанимая ивент-агентство, компания получает экспертизу не одного человека, а команды профессионалов с опытом из разных рынков и стран. Агентство постоянно следит за мировыми трендами, знает много интересных фишек, ходов, технических и креативных решений, адаптирует лучшие зарубежные практики к украинским реалиям.
Например, когда мы организовывали запуск нового IQOS, хотели показать технологичность компании и безопасность продукта. Нашими гостями были блогеры, журналисты, трендсеттеры — люди, которых сложно удивить. Нужно было сделать что-то, чего еще не было в Украине. Поэтому мы не просто показали продукт, а погрузили гостей внутрь электронной сигареты в прямом смысле этого слова. Они не только увидели составляющие устройства, но и пережили необычный иммерсивный опыт, прогуливаясь внутри IQOS. Так мы превратили customer experience в customer journey.

Как найти правильное агентство?

1. Определитесь с форматом

Одни идеально проводят свадьбы, другие делают акцент на тимбилдингах. Кто-то профи в конференциях с заграничными спикерами, кто-то «собаку съел» на проведении фестивалей и концертов. Грубо говоря, если агентство уже 5 лет занимается открытиями ТРЦ, то подобное мероприятие лучше доверить именно им.

2. Найдите специалиста среди знакомых

Вместо того чтобы спрашивать совета у Google, лучше найти среди своих знакомых человека, который обладает нужным опытом и знаниями. Подумайте, кто в вашем окружении имеет опыт работы в ивент-индустрии и может подсказать, к кому лучше обратиться.

3. Ознакомьтесь со всей доступной информацией об агентстве

У компании, которая давно работает на рынке, точно есть сайт со всей информацией о ее деятельности. Также стоит поискать страницы агентства в соцсетях. Если же это агентство-новичок и у них еще нет сайта, вы должны осознавать, что берете на себя риски, связанные со скромными ресурсами такой компании, в том числе человеческими.

4. Обязательно проведите встречу

Выбирайте агентство по людям. Встретьтесь с командой, чтобы определить, насколько вы на одной волне — спросите о прошлом опыте, оцените их манеру общения и то, какие эмоции у вас вызывают собеседники. Не стесняйтесь уточнить, почему агентство предлагает те или иные решения и в чем их преимущества. Задавайте открытые вопросы, например, о возможных рисках.
Например, ивентор рассказывает, что на мероприятии будут определенные спецэффекты. На этом моменте вы можете спросить:

1. Что вы будете делать, если механизм не сработает?
2. А если отключится электричество?
3. Какую ответственность несет агентство, если что-то пойдет не так?

Послушайте ответы и доверьтесь внутренним ощущениям и здравому смыслу. На ивент-рынке много людей, которые красиво говорят и преследуют только одну цель — продать. В итоге из-за пустых обещаний одних страдают остальные ивент-агентства, которым потом не доверяют.

Как распределяются зоны ответственности между агентством и заказчиком

Прежде всего ивент-агентство должно предоставить экшн-план, в котором перечислены все этапы подготовки мероприятия. Клиент вносит в него свои правки и финальную версию утверждают как единый документ, которому все в дальнейшем следуют.
В экшн-плане прописаны сроки:

• принятия решений;
• подготовки;
• реализации;
• продакшена.

Агентство берет на себя ответственность за своевременное выполнение работ. Клиент, в свою очередь, обязуется соблюдать сроки оплаты, подтверждения действий и предоставления информации, которую запросит агентство.
Конечно, есть исключения. Например, клиент может изъявить желание нести ответственность за большее количество процессов, тем самым перенимая некоторые задачи агентства. При таком сценарии в экшн-плане прописывают чекпойнты для заказчика, выполнение или невыполнение которых проговаривают на встречах.

Если агентство не предоставляет вам экшн-план — это еще один звоночек о том, что что-то большое и ответственное им доверять не стоит.

Форс-мажоры и ущерб

Агентство берет на себя ответственность за то, чтобы все прошло без форс-мажоров и накладок. А вот если ущерб наносит кто-то из гостей — компенсировать его придется вам. Но агентство может минимизировать вероятность повреждения тех или иных деталей. Здесь в игру вступает опыт.
Когда у вас за плечами 100 мероприятий, вы точно знаете, как лучше расставить декорации и столы, чтобы все осталось целым. Со временем специалист изучает модель поведения гостей ивентов, может предусмотреть их действия и подготовить локацию, опираясь на опыт. Важно предусмотреть все возможные негативные варианты развития событий: от проливного дождя и палящего солнца до гостей, которые пришли в плохом настроении.
Ввиду необходимости продумывания самых мелких нюансов я бы посоветовал даже в случае проведения ивента своими силами проконсультироваться с узкопрофильным ивент-специалистом. Он даст ценные советы, которые обезопасят вас от ошибок, форс-мажоров и настроят на более глубокое понимание ивента. Ивент-консультант может провести проверку вашей идеи на эффективность и практичность. Это может быть промежуточным вариантом между «делать самому» и «нанимать агентство».

Ответственность агентства перед клиентом

Агентство несет ответственность за все, что происходит на мероприятии. Если оно пообещало, что будет 5 зеленых скатертей, а приехало 4 красных — вы имеете право не платить. Все детали должны быть прописаны в договоре, он является вашей защитой в случае безответственности агентства. Любое несоответствие изначально оговоренным пунктам нужно зафиксировать и письменно уведомить исполнителя о невыполнении договоренностей.

Но если за ивент отвечает агентство, то за выбор агентства отвечаете вы. Можно оштрафовать и поругаться после мероприятия, но гораздо эффективнее более скрупулезно подойти к выбору его организаторов до начала работ.

Читайте нас в Telegram