700 кв. м за 5 недель. Как быстро сделать ремонт в офисе IT-компании

С чего начать ремонт в офисе? Делать бюджетно и самостоятельно или заказывать ремонт офиса под ключ, но платить больше? Каждой компании нужно найти свой ответ. Своим опытом с Vector поделилась IT-компания KITRUM.

В начале 2021 года, они поняли, что быстрорастущей команде уже тесно в офисе на 300 кв. м, и арендовали целый этаж в бизнес-центре неподалеку харьковского Ботанического сада. Ремонт в помещении на 700 кв. м им нужно было организовать за 5 недель. Как все происходило — рассказывает Content Marketing Director Евгения Кузьменко.

Сколько времени займет ремонт в офисе

• Адекватные сроки: срок в неделях = количество квадратных метров делим на 100, умножаем на два. Скажем, офис в 500 кв. м можно открыть за 10 недель.
• Лакшери: к адекватным срокам добавляем поправку на заказ/транспортировку эксклюзивных экземпляров, таких как растения из Голландии или ковры из Турции.
• Сжатые сроки: количество квадратных метров делим на 100, получаем количество недель. Соответственно, 500 кв. м открываем за пять недель.

Если времени еще меньше, лучше даже не начинать.

Этапы ремонта в офисе

Неделя 1: юридические вопросы и предварительный дизайн офиса

Влюбившись в локацию, мы решили арендовать весь этаж и отправились подписывать договор вместе с юристом. Вот перечень документов, которые нужно проверить перед подписанием договора:

• Свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество.
• Выписка из Реестра права собственности на недвижимое имущество.
• Договор купли-продажи, дарения или аренды (если вы планируете быть субарендатором).
• Если здание стоит отдельно — проверяем состояние участка и назначение земли в Публичной кадастровой карте Украины.
• Договор с поставщиками коммунальных услуг.
• Проверка, не находится ли помещение под арестом.
• Отзывы от других арендаторов о реакции собственника помещения на карантин, уменьшении арендной платы на период локдауна.
• Проверка состояния придомовой территории и служб (например, в нашем здании не было лифта для грузовых перевозок).

Проверив оригиналы документов, мы подписали договор и оценили масштабы предстоящих работ с дизайнером — 6 колонн и голые стены. Дизайнер пообещал показать эскиз уже через три дня.

Мы решили установить простые перегородки, чтобы отделить пространство для каждой из команд. Через три дня макет был готов, а еще через три дня мы решили, что вместо перегородок мы хотим полностью изолированные комнаты.

Неделя 2: трижды меняющийся дизайн и первые стены

В нашем дизайне было три стадии: перегородки, комнаты, кабинеты с полной шумоизоляцией. От подобных вещей при масштабном проекте не застрахован никто. Поэтому выводы нужно делать, только визуализировав идею в макете.

Согласовав окончательный дизайн, мы начали возводить стены и ставить стеклянные перегородки. К концу недели у нас было что-то в этом роде.

Неделя 3: мебель, цветы и жесть

Мебель решили заказывать у разных поставщиков. Везли в основном из Польши, а харьковские ребята собирали наши заказы в цеху по ночам. Ребята из Roomio, у которых мы заказывали кухню и настенные панели, несколько дней ночевали в офисе, потому что у них на производстве большая часть людей заболели и могли заразить остальных. Цветы «с картинки в голове» нашли только на голландском аукционе, хотя могли бы найти у бабушки на рынке.

Скажем откровенно: все это обошлось бы примерно в $10 000, если бы мы заказывали в Украине или искали на OLX. Но мы потратили в три раза больше.

Неделя 4: не шумите!

Четвертую неделю мы полностью посвятили шумоизоляции. Она обязательна для комфортной работы команды, 60% процессов которой строится на звонках и митингах.

Мы начали с обшивки стен и потолка шумоподавляющими панелями — таким образом нельзя было разобрать из коридора, о чем говорят в переговорной.

Неделя 5: make-up

Мы подошли к грязному, длительному и сложному этапу. Разводка электропроводки в квартире отличается от разводки в большом офисе. Семь кабинетов по 12 человек в среднем с тремя розетками на человека, три комнаты отдыха, семь переговорных. Когда мы сказали электрикам, что на эту работу есть четыре дня, ответ был гениальным: «Если мы успеем, это лучшее, что мы сделаем в жизни». В целом на такую работу нужно закладывать 7–10 дней.

Разводку мы все же сделали за четыре дня, откупорили в честь этого шампанское и перешли к косметическому ремонту — графике на стенах, установке мебели. Мы нанимали дизайнера, который за 3 дня создал для нас брендовые иллюстрации и перенес их на стену.

Окончание ремонта

Торжественное открытие запланировали на понедельник. Но барную стойку на кухне устанавливали, когда в офис заходили гости. Так как наша вечеринка была костюмированной, никто не понял, что идут реальные ремонтные работы. Люди подходили и спрашивали работников, как у них возникла идея такого перевоплощения.

Каким должен быть офис IT-компании

• В идеале в бизнес-центре должно быть два интернет-провайдера и несколько независимых источников энергоснабжения.
• Чаще всего каждый арендатор сам контролирует безопасность офиса. БЦ обязан обеспечить только круглосуточную охрану здания.
• Однажды разработчик отклонил наш оффер из-за отсутствия парковки. Всегда уточняйте, есть ли парковка и сколько мест выделят на этаж/офис.
• Делайте стоячие митинг-румы, чтобы совещания были короткими и по делу.
• Спрячьте все провода в стену. Провода под ногами не только раздражают, но и небезопасны.
• Кондиционер должен быть в каждой комнате, иначе начнутся войны за температурный режим.
• PlayStation важен.

Кстати, о кухне. Мы переживали, чтобы всем хватило места и все были сытыми. Сделали огромную кухню с двумя микроволновками, двумя холодильниками и морозильником с мороженым. В итоге она не пользуется особой популярностью, но наблюдаются очереди за кофе по утрам. По нашим подсчетам, нужна одна кофемашина на 30 человек, поэтому думаем о покупке третьей.

Сколько стоит переезд в новый офис

Допустим, компания из 60 человек выбрала офис в 500 кв. м. Вы въехали в помещение с голыми стенами. Прайс почти не зависит от города.

• Дизайн — $5 000.
• Мебель (условно на 80 человек) — $30 000.
• Ремонт — $42 000. Мы не экономили.
• «Косметика» — $7 000.
• Декор — $8 000.
• Электрика — $20 000.

Аренда в центре Харькова — от $13 до $17 за кв. м.

Кто организовывает переезд или ремонт в офисе?

1. Офис-менеджер, который умеет управлять временем, ресурсами и людьми. Наш главный офис-менеджер Настя в конце долгого рабочего дня подсчитала все звонки за день — их было 118! Поэтому вам нужен максимально стрессоустойчивый человек.
2. Два помощника офис-менеджера, которые умеют управлять ресурсами.
3. HR-менеджер, который будет управлять стройкой с точки зрения удобства для команды.
4. CEO или CFO, у которого нужно утверждать бюджеты.
5. Дизайнер со стороны. Желательно вовлеченный на 100% до конца, а не просто исчезающий после утверждения эскиза. Наш дизайнер Олег был с нами 24/7, от чего сильно пострадала его основная работа. Но он счастлив и утверждает, что этот проект был его личным челенджем.
6. Строительная бригада. Желательно полностью укомплектованная и без вредных привычек.