Як встигати все й грамотно планувати час. Досвід працівників Roosh у конспекті подкасту «Hey Roosh»

Якщо іноді здається, що ви нічого не встигаєте, а всі навколо продуктивні, маємо гарну новину — це ілюзія. Життя вирує, світ несеться, і єдиний шлях не зійти з глузду — це розвивати навички тайм-менеджменту.

Як заменеджерити себе, грамотно та адекватно планувати свій день і тиждень, визначати пріоритети, рухатись до цілей швидше, не втрачати фокус і все встигати — обговорили у першому епізоді подкасту «Hey Roosh». 

Це подкаст, технологічної компанії Roosh, яка запускає власні стартапи й tech-ініціативи, інвестує в амбітні проєкти з усього світу та будує технологічну екосистему, фокусуючись на технологіях штучного інтелекту та машинного навчання. У подкасті співробітники діляться досвідом, інсайтами, розповідають про свій шлях і бекстейдж життя компанії. Ведуча подкасту — Даша Маляр, Talent Acquisition Lead у Roosh. 

Гості випуску: 

• Тетяна Ярошенко, Head of Product у венчурній студії Pawa;
• Андрій Тимовський, Associate у венчурному фонді Roosh Ventures;
• Тетяна Єзерська, Product Manager у ZibraAI; 
• Олександр Романов, Chief Financial Officer в Roosh. 

Публікуємо стисле текстове зведення, а повний випуск можна послухати тут:

А також слухайте на платформах: Spotify та Google Podcasts.

Про виклики сьогодення

Насправді завжди вважала себе людиною, яка дуже класно менеджирить свій час. Це певний аспект професійності. На роботі я зіштовхуюся з великою кількістю різних задач. Деякі з них термінові — «на вчора». Багато років вибудовувала для себе систему, яка б дозволяла бути продуктивною та залишала гнучкість. Якби ми розмовляли до початку повномасштабної війни, я б назвала різні методики постановки цілей, як я роблю «time-tracking», залишаюся продуктивною протягом робочого дня. Але вся система, якою я керувалась досить багато років, — зламалась із початком війни. 

Останні кілька місяців я вибудовую новий сценарій, частина якого — класичний менеджмент цілей та часу, а також підтримка себе в стані, аби мати енергію та сили ці цілі досягати.

Про нову систему тайм-менеджменту

Коли я почала вибудовувати для себе нову систему тайм-менеджменту і менеджменту в цілому, я протягом місяця аналізувала наприкінці дня всі активності, які в мене були та ділила їх на групи:

• що забирає в мене енергію; 
• що навпаки наповнює, робить продуктивною.

Зрозуміла, що в мене забирають енергію онлайн-зустрічі.

У мене досить часто бувають дні, коли по сім дзвінків на день з перервою у 15 хвилин. Наприкінці такого дня немає більше сили ні на що інше, окрім того, щоб просто лягти в ліжко й заснути. 

Коли в тебе дуже маленькі перерви між цими зустрічами — 15–30 хв, в принципі, не можеш концентруватися на інших завданнях, бо не вистачає часу та ресурсу. Не вистачає часу сісти подумати. Тому зараз намагаюсь не робити більш як 3-4 дзвінки на день. За можливості тримаю для себе першу половину дня вільною.

У мене в календарі заблоковано пів години часу щодня, щоб просто розгорнути календар, подивитися свої цілі на тиждень і день та зробити збірку: чи залишається це важливим, а чи дійсно це ті завдання, на яких я хочу концентруватися сьогодні? 

Про відпочинок та відновлення

Інколи допомагає відновити продуктивність протягом робочого дня зміна локації. Мені це трохи важче робити, бо доводиться працювати з великим масивом даних. Це робота за монітором, і не так зручно працювати з цими ж даними, наприклад, з ноутбуком. Тому більшу частину дня я за монітором на одному робочому місці. Але помічав, що якщо ти береш ноутбук і навіть у тій самі кімнаті зі свого робочого місця пересідаєш на диван, змінивши формат, позу в якій ти сидиш і те, що ти бачиш перед очима, — це вже допомагає зробити рефрешмент.

Пробіжка в обід допомагає мені долати стрес і відновлювати продуктивність протягом робочого дня. Я вибігаю на 30-40 хв, це 5-7 км, і приймаю після цього душ. Це шикарно відновлює — ти дихаєш свіжим повітрям, зробив якусь невеличку розминку. Складається враження, що день подвоївся — у тебе був один день, а зараз починається другий. 

Про зосередження

Мені допомагає зосередитися декілька речей, одна з них — порядок у просторі — у всіх розуміннях цього слова. Від робочого столу на ноутбуці, закінчуючи фізичним робочим столом. Щоб будь-яка зайва іконка на робочому столі не відвертала увагу. Навіть короткий погляд на назву якоїсь іконки нагадує, що є ще інший таск. Я максимально намагаюся прибирати все зайве в роботі. Якщо люди працюють на ноутбуці Apple, то в останні ОС зʼявилась фіча, яка дозволяє вивести лише одне вікно поточної програми з якою ти працюєш, всі інші згортаються — це зручно.

Користуюсь цим для мейлів, у нас їх багато — понад 40 на день. Я використовую методологію «zero in box». В інбоксі є лише ті листи, над якими потрібно ще працювати. Є папки, сформовані за проєктами, напрямками роботи. Якщо я опрацював емейл — кладу у відповідну папку. Є змога відкласти мейл до інбоксу на певний час, який ти вкажеш. Це дозволяє тримати увагу на тасках, не відвертатися на решту. 

Перед тим, як спробувати змінити свої звички, варто зрозуміти, на що ти витрачаєш свій час протягом цілого дня, не лише на роботі.

Це «Rescue time» — трекер активності на компʼютері. Він «тречить» програми та вебсайти й формує статистику. 

Рекомендую online-курс на Coursera «Learning How to Learn». Там розповідають про те, як працює людський мозок, які режими є і як краще організовувати навчання та роботу. Дуже крута штука. Є ще кілька книжок (наприклад, «The 7 Habits of Highly Effective People»). Є інші, які мені сподобались, можливо, іншим теж сподобається — «Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less» — про мінімалізм і чому він важливий, як дотримуватися, дуже цікаво. Є ще прикольна книжка про звички (як вони формуються, як позбутись поганих, як завести хороші) — «Atomic Habits» — вона є у перекладі, видана українським видавництвом «Наш формат».

Паралельно намагаюсь прибирати некорисні звички, які крадуть час. Зокрема, читання новин. Не можу стверджувати, що я її подолав на 100%.

Про пріоритетність завдань

Робочий день я завжди починаю зі стратегічних задач. У людей є бажання трішки відкладати їх на потім, тому що від них не отримуєш швидкого задоволення. Операційку зробив, віддав — і все, тебе похвалили або ти сам себе похвалив.

З часом прийшов до того, що перші дві години я не роблю операційні таски. Тільки стратегічні: читання новин, продумування, як я можу покращити роботу нашої команди. Потім вже за пріоритетністю накидаються операційні завдання. 

Найбільша проблема, яка в мене була, — потрапити в пастку, коли стратегічне завдання відкладається.

Це відбувається знов і знов — ти потрапляєш в інерцію, коли вже ухвалював це рішення, і думаєш, що завдання ще почекає. З таким намагаюся боротись, тому створюю для себе дві години зранку, коли я точно приділяю час стратегічним таскам. Це час і на ту таску, яку я постійно відкладав.

Стандартна матриця пріоритезації має два параметри: терміновість і потенційний імпакт. Я намагаюся працювати якраз за цими параметрами, їх пріоритезувати. Тобто якщо завдання дуже термінове і має великий імпакт, то, звісно, буду виконувати його першим. За стандартами, другим пріоритетом має бути те, що не термінове, але дуже важливе. Здається, у кожного ці таски конкурують з не дуже важливими, але терміновими. Останній пріоритет — не суперважливі. По-правильному, за матрицею, їх треба позбуватися. Тому з цього списку декілька тасок може пропасти, якщо вони зовсім не важливі. Або ж вони будуть чекати пʼятниці чи наступного тижня. 

Зазвичай я не застрягаю, але часто буває важко взятись за завдання. Просто тому, що немає натхнення, і я собі дозволяю зробити інші таски. Буває таке, що я занадто довго виконую одне завданням — тоді дозволяю собі перерватись і позайматись іншим видом діяльності, потім до цього повернутися. 

Зараз Notion є діджитал-відображенням мого життя. Там дійсно дуже класні інструменти як для побудови персональних роуд-мапів, так і для трекінгу. У мене є робочий застосунок — там тримаємо усі матеріали. Також маю особистий Notion, в якому я створила маленьку копію свого життя. Там є все —  аж до моїх довгострокових цілей та певних цінностей. Я зрозуміла, що мені важливо кристалізувати власні цінності, бо від цього залежить, які я цілі собі ставлю.

Там я зберігаю важливі речі, особисті та професійні. Зберігаю речі з менеджменту власного життя — фінансовий трекінг, який почала вести з початком війни, зберігаю перелік книжок, які хочу прочитати. Це бібліотека місць, куди хочу поїхати. Те, що завжди було розкидане по нотатках, на пошті, в Telegram — усе зʼєднала в Notion. 

Про систему OKR

У компанії ми працюємо за системою OKR. Це розшифровується як:

• Objectives — цілі, які ставимо перед собою;
• Key Results — конкретні результати, за якими будемо міряти, чи цілі досягнуті.

Є цілі, які мені ставлять. Вони описані як OKR. Думаю, це дуже класний спосіб. Мені він подобається, бо це результат, який можна виміряти. Зазвичай у всієї команди є конкретне розуміння того, що ми робимо і як це виміряти. Оскільки цілі амбітні, вони не завжди можуть виконатися на 100%, але є цифри, за якими розуміємо — добре чи погано ми зробили роботу. Наскільки ми наблизилися до бажаного результату.

80% — це добре, як на мене. Якщо хтось очікує 100%, а для когось 80% — це ОК, тоді треба узгодити бачення.

Ціль має бути амбітною. Зазвичай, коли ти ставиш собі більше завдань, то більше виконуєш. Так само про амбітні цілі — до них приємніше тягнутися в довготривалій перспективі.

Компанія Roosh завжди відкрита до нових талантів! Знайти актуальні вакансії можна тут.