Як вести фінансовий облік — 10 правил для підприємців-початківців
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
70% бізнесів не виживають в перший рік існування через касові розриви й інші типові помилки. Співзасновник сервісу обліку грошей для сучасного бізнесу Finmap.online Олександр Соловей сформулював для читачів Vector основні правила ведення фінансового обліку, які допоможуть представникам малого та середнього бізнесу залишитися на плаву після перших невдач і успішно розвиватися.
Для чого потрібен фінансовий облік
Для початку уявімо собі історію.
Андрій — підприємець-початківець, власник невеликої друкарні. Андрій думає, що у нього все добре: замовлення йдуть. Він найняв бухгалтера, намагається самостійно вести облік коштів в Google-таблиці. Він приймає гроші й готівкою, і на карту ФОП, і на особисту. «Не заплутався!», — думає Андрій, адже у нього більше немає співробітників, крім бухгалтера. Найчастіше у нього замовляють друк візиток, але йому більше подобається робити принти на футболках. Він ставить ціну сильно нижче ринкової на цю послугу, щоби залучити клієнтів.
Андрій оплачує з одного рахунку й особисті потреби, й витрати бізнесу. Залишок витрачає. Якось раз хлопцеві щастить: велика компанія замовила друк на 500 футболках. Він береться за замовлення і 14 днів наполегливо працює тільки над ним. Замовник працює за післяплатою.
Не встиг Андрій і оком моргнути, як власник приміщення прийшов за орендною платою. Грошей з попереднього місяця не залишилося, оплата за поточне замовлення ще не надійшла. Андрій бере гроші в позику і все ще не втрачає надії, адже платіж від замовника має врятувати ситуацію. Але компанія сильно затримує оплату і годує Андрія жданиками. Підприємець опиняється в боргах і без грошей для закупівлі сировини та оплати необхідних витрат. Так сформувався касовий розрив.
У цій історії було багато помилок: Андрій не займався управлінським обліком, не вів платіжний календар, змішував особисті кошти з грошима бізнесу, і багато іншого. Щоб не потрапити в таку пастку, дотримуйтеся простих правил.
Ведіть не тільки фінансовий, але й управлінський облік
Наймаючи бухгалтера, молодий бізнесмен упевнений: фінанси під контролем. А от і ні! Бухоблік регламентований державою, тому бухгалтер правильно оформляє і подає всі документи в потрібні держоргани.
Управлінський облік дає зрозуміти, на чому ви заробляєте, а де втрачаєте, який ваш основний продукт, а який приносить найбільше грошей. Саме структура доходів і витрат допоможе визначитися, як діяти далі.
Відокремте себе від бізнесу
Новачки часто нерозривно асоціюють себе зі своєю справою. Підприємець може мати рахунок ФОПа і ще кілька особистих карт. Клієнти розплачуються по-різному, деякі ще й платять готівкою. Потім із цих грошей бізнесмен купує продукти додому або заправляє машину. А в кінці місяця йому нічим платити співробітникам зарплати.
Чітко розділіть особисті кошти й гроші бізнесу, інакше буде незрозуміло, хто і чиїм коштом живе.
Щоб не забрати зайвого з бізнес-рахунку, краще встановити собі фіксовану зарплату на ринковому рівні й закладати її в загальний зарплатний фонд — регулярну статтю витрат.
Виберіть відповідний вашим потребам інструмент фінобліку
Записи в блокнотах, замітки в телефоні, просто в пам’яті — під час такого ведення фінобліку частина транзакцій неодмінно втрачається. Коли витрати на невідоме «Інше» досягають 20–30%, то ви не зможете зрозуміти, як їхоптимізувати.
Саморобний Excel-файл — лідер серед рішень для фінансового обліку та планування для підприємців. Водночас у ньому легко заплутатися: формули злітають, документи множаться.
Інша крайність — це вибір занадто дорогого і громіздкого софту. У одного з наших клієнтів є досить велике виробництво. А разом із ним — штат айтішників на ставці, які роками допилюють і адаптують 1С під потреби бізнесу. Найчастіше для бізнесу це нераціональна трата ресурсів.
Заведіть платіжний календар
Виробництву потрібно постійно закуповувати сировину, щоби далі виробляти товари. Також потрібно оплачувати роботу підрядників, оренду приміщення, комунальні платежі. Настане день, коли співпадуть декілька обов’язкових платежів, а грошей на рахунку не виявиться. Доведеться вибирати між необхідними платежами. Так і виникає касовий розрив.
Якщо ж ви будете вести платіжний календар, то бачитимете план обов’язкових витрат, наприклад, на місяць. Ваша мета — щоб на один день не припадало кілька оплат, а необхідні суми були доступні в потрібний термін.
Морально підготуйтеся до касового розриву
Касовий розрив — це тимчасова нестача коштів для покриття поточних необхідних платежів. Навіть якщо з вами трапився касовий розрив, бізнес можна і потрібно рятувати.
- Тверезо оцініть свій бізнес збоку.
- Визначте категорії та підкатегорії витрат.
- Порахуйте точку беззбитковості.
- Визначте активи — як фінансові, так і матеріальні.
- Порахуйте кредиторську і дебіторську заборгованості.
- Визначте найбільш і найменш маржинальні продукти.
З огляду на ці цифри, будуємо фінансову модель і прораховуємо наступні кроки бізнесу. Може виявитися, що бізнес може подолати касовий розрив і з допомогою наявних ресурсів. Наприклад, перерозподіливши сировину або попросивши клієнтів повернення боргів.
Розділяйте статті витрат на підкатегорії
У нашого клієнта, виробника оригінальних костюмів для косплею, багато замовлень з усього світу. Вартість доставлення в різні країни й різними поштовими сервісами дуже відрізняється. Колись давно клієнт встановив фіксовану надбавку до ціни за доставлення. Але коли він налаштував фіноблік і розбив витрати на категорії, то дізнався, що втрачає на цьому сотні доларів. У підсумку він підвищив вартість доставлення для клієнтів.
Занадто об’ємні статті витрат і доходів не дають розуміння, де бізнес втрачає і що можна оптимізувати. Розподіляйте все на категорії та підкатегорії й документуйте суми, витрачені на кожну з них.
Побудуйте грамотний план продажів
У кожного бізнесу є своя точка беззбитковості. Це сума, яку ви маєте заробити, щоби бізнес існував.
Щоб визначити свою точку беззбитковості, підсумуйте всі обов’язкові платежі: оренда приміщення, комунальні послуги, зарплати.
Наприклад, для виживання вашого бізнесу треба 400 000 грн на місяць. Знаючи середній чек і конверсію, відділ продажів може підрахувати, скільки лідів потрібно зібрати, щоби бізнес виходив «у нуль» і щоби запрацював. Від цього і відштовхуйтеся.
Зведіть баланс
У баланс слід зараховувати не тільки гроші в чистому вигляді, але й активи. Якось до нас звернувся бренд одягу для молодих мам. Вони були у важкій ситуації й хотіли порадитися щодо отримання кредиту. Однак на їхньому складі лежало тканин на понад 1 млн грн! Виявилося, що було простіше продати частину тканин, щоби витягнути підприємство з касового розриву.
Враховуйте і всі накопичені кошти бізнесу. Ідеально завжди мати запас на 2–3 місяці беззбиткового існування бізнесу.
Фіксуйте борги
Або ж ведіть облік дебіторської заборгованості: те, що вам винні клієнти, партнери або підрядники. Наш клієнт, будівельна компанія, робить дослідження бетону під час заливання котлованів. За одне будівництво роблять багато тестів, частина з яких губилася під час оплат. Ці дрібні забуті чеки повернули компанії 3 млн грн за кілька років.
Не сподівайтеся на передоплати
Передоплата стає вашою, коли ви покрили або частину, або всі заплановані роботи, і витрати на цей проєкт уже списані. До цього моменту вона — не дохід і не прибуток, якими можна вільно розпоряджатися.
Фінансовий звіт варто вести не для галочки, а для більш ефективного управління компанією. Аналіз зібраних даних допоможе зрозуміти, що гальмує розвиток бізнесу і заважає заробляти, а також як усунути ці перешкоди.
Ілюстрація: Катерина Павлівська
