Антикризовий лікбез. Що таке прибуток, як його рахувати і коли виводити дивіденди?

Під час карантину багато власників бізнесу зіштовхнулися з фінансовими проблемами та почали екстрено рятувати бізнес. Хтось вирішив переформатовувати бізнес-модель, хтось взявся за оптимізацію витрат, а хтось почав готуватися до гіршого сценарію — закриття компанії. Але чи винна в цій кризі лише пандемія?
Комерційна директорка fuelfinance Марина Чиж розповіла нам, чому для багатьох карантин був лише прикриттям від факапів та неосвіченості та яких превентивних заходів треба вживати, щоб не вбити свій бізнес. Пояснюємо, що таке справжній прибуток, як його правильно рахувати, навіщо потрібна звітність і коли краще виводити дивіденди.

Відсутність фінансових прогнозів

Звісно, коронакризу ніхто не міг передбачити у своїх фінансових прогнозах. Мало хто взагалі складав хоча б якісь фінансові прогнози. Натомість вели діяльність наосліп, ухвалювали інтуїтивні рішення щодо стратегічних планів: запускали без розрахунків нові продукти та напрями в бізнесі.
Як наслідок, грошового потоку не вистачало для запуску нових продуктів, а пізніше і для нормального функціонування основного напряму. Навіть без карантину в таких випадках все закінчується касовими розривами та зупинкою планів щодо запуску нових продуктів. Або ж необхідністю шукати додаткові джерела фінансування.
Найгірший сценарій, який я зустрічала, — це запуск нового продукту, під який компанія змушена була закупити нове обладнання, знайти нову команду та розробити дорогу рекламну кампанію без розуміння, скільки реально на це потрібно грошей та чи витягне такі витрати основний бізнес.
Як не допускати таких помилок із прогнозуванням:

• Ухвалюйте рішення на основі фінансових розрахунків. Прогнози кращеі за інтуїцію.
• При запуску нового напряму чи продукту порахуйте фінансову модель. Проаналізуйте, чи новий напрям взагалі вигідний у реалізації. Порахуйте, скільки коштів та в яких періодах вам знадобиться для реалізації нової ідеї та чи вистачить фінансових ресурсів основного напряму для запуску нового.
• Запускайте нові напрями тільки коли основний напрям генерує 30-40% прибутковості. Якщо прибутковість менша, не витрачайте час на нове.
• Формуйте резервні фонди. Грошових залишків має вистачати хоча б на один, а краще на два місяці функціонування компанії без надходжень грошей. Цього часу може вистачити багатьом, щоб мобілізувати всі сили та знайти шляхи виходу з кризи.
• Яка б сприятлива ситуація на ринку не склалася, однаково підготуйте себе до закриття бізнесу. Цей процес теж можна завершити з максимально вигідним результатом.

Неправильний розподіл прибутку

Нещодавно на сторінці fuelfinance у соціальних мережах ми провели тестування нашої аудиторії. Запитання були орієнтовані на вимірювання рівня знань про прибуток.

15% не знають, що таке прибуток, а 40% не можуть відповісти на питання, яким був їхній прибуток у минулому періоді. Ще 60% взагалі неправильно рахують прибуток.

Це дуже серйозна проблема, адже неправильний розподіл прибутку суттєво розхитує фінансову стабільність компанії. Багато підприємців вважають, що прибуток — це залишок коштів на рахунках за результатом періоду. Цей залишок виводять як дивіденди або вкладають у нові проєкти.
Проте це неправильно. У залишках на рахунках можуть бути кошти, які надійшли як аванси за товари та послуги, які ви ще не надали своїм клієнтам і витрати на надання яких ви ще можете понести в наступних періодах. Тобто ви розділяєте кошти, які компанія ще не заробила.

Прибуток — це дохід, отриманий у конкретному періоді за товари та послуги, що ви надали, за мінусом їхньої собівартості та інших видатків, які були понесені для отримання доходу. Прибуток показує, що ваша компанія заробила насправді.

Розмір прибутку за конкретний період можна побачити у звіті про прибутки та збитки Profit & Loss Statement. Він зазвичай формується методом нарахування — доходи й витрати визнаються в момент їх настання, незалежно від фактичних виплат. Тому прибуток у P&L не включатиме аванси від клієнтів, але включатиме витрати, які ви понесли для отримання доходу, незалежно від того, оплатили їх чи ще ні.
Приклад: одна харківська приватна школа мала стабільний грошовий потік 1-1,5 мільйони гривень на місяць, що давав можливість регулярно покривати витрати та інвестувати у розширення мережі. Щомісячний залишок коштів після понесених витрат виводився як дивіденди. Дохід школи формувався у тому числі за рахунок авансів за 4-6 місячні навчальні курси.
Однак в умовах карантину школа не змогла надати послуги і виконати зобов’язання перед клієнтами, але й повернути їм аванси теж не змогла — вони були виведені кілька місяців тому. Власнику довелось повертати гроші вже з власних коштів та знову ж таки брати кредит, аби не втратити репутацію та переформатувати бізнес в онлайн-формат.
Як не помилятися з прибутком:

• Правильно рахуйте прибуток. Не виводьте кошти з компанії, які вона ще не заробила.
• Прийміть стратегію розподілу прибутку. Частина прибутку може бути рефінансована на цілі компанії, а частина може бути виведена як дивіденди власників відповідно до їхніх часток.
• Виводьте дивіденди не частіше, ніж раз на квартал. Часто коригування фінансових результатів можуть відбуватися через місяць, а то й два після звітного.

Відсутність управлінської звітності

На початку карантину наша команда надавала безкоштовну консультаційну підтримку малому бізнесу. Суть допомоги полягала у створенні антикризових фінансових планів. А для цього нам потрібно було проаналізувати поточне фінансове становище компанії. У деяких випадках по факту аналізувати було нічого.

Управляти бізнесом без звітності — це як робити операцію на серці через відеоконференцію.

Без фінансових звітів неможливо оцінити фінансовий стан компанії, її прибутковість, чим вона володіє, які має зобов’язання та що на неї чекає в наступному періоді.
Як не помилятися зі звітністю:

• Фіксуйте всі операції, які відбуваються в компанії. Почніть з обліку надходжень та витрат, контролю заборгованості: що винні вам, а що заборгували ви.
• При зростанні кількості транзакцій впровадьте форми звітів і постійно формуйте їх. Важливими для управління є звіти:
  – про рух грошових коштів, де ви можете побачити залишок коштів за результатом діяльності в певному періоді,
  – про прибутки та збитки, що показує ефективність бізнесу,
  – про баланс, де ви можете відстежувати, чим володіє компанія — активи, а також за рахунок чого вони утворилися.
• Процес формування звітності для багатьох підприємців здається складним. Для цього існує низка програм та сервісів, які можуть допомогти.

Збиткове ціноутворення

Багато хто вміє рахувати собівартість своїх товарів та послуг, проте це закінчується на розрахунках витрат на матеріали, сировину та в кращому разі ще на заробітну плату команді, залученій у виробництво чи надання послуг. До цієї собівартості додають націнку, часто інтуїтивно або «як у сусіда». Так і формують ціну.

Ціна на товари та послуги має покривати не лише собівартість, а й постійні витрати, так звані оверхеди, та генерувати прибуток.

Приклад: у випадку з харківською школою до неправильного розподілу прибутку додалася ще й проблема збиткового ціноутворення. Адже при формуванні ціни на курс враховувалися лише витрати на тьюторів без урахування витрат на маркетинг, оренду приміщення та зарплати адміністративному персоналу. Очевидно, що школа трималася на плаву лише за рахунок авансових платежів, а з настанням карантину всі проблеми вилізли назовні.
Як не помилятися з ціноутворенням:

• Рахувати собівартість на кількох рівнях.

1. Рівень 1 = Матеріальна собівартість, до якої входять витрати на сировину;
2. Рівень 2 = Рівень 1 + витрати на заробітну плату працівників, задіяних у виробництві або послузі, яку ви надаєте;
3. Рівень 3 = Рівень 2 + витрати на збут;
4. Рівень 4 = Рівень 3 + постійні витрати, так звані оверхеди (оренда офісу, заробітна плата адміністративного персоналу, маркетинг, комісії банків, амортизація та інші операційні витрати).

• Щоб порахувати повну собівартість одиниці товару та послуги, правильно розподіліть оверхеди. Можна використати, наприклад, такі методи розподілу:

1. Відносно витрат часу виробничої/проєктної команди;
2. Відносно об’єму виробництва;
3. Відносно об’єму прямих витрат.

• При ціноутворенні враховуйте конкурентне середовище.

1. Чи буде ваш товар/послуга конкурентним при вашій ціні;
2. Чи має ціна вашого продукту конкурентні переваги перед ринковою ціною;
3. Яка стратегія завоювання ринку буде вдалою.

• Користуйтеся методом розрахунку юніт-економіки. Юнітом вважається та складова бізнесу, яка масштабується: товар, послуга, кількість користувачів.
• Працюйте над прибутковістю кожного юніту. Збиткові юніти можливі лише в тому разі, якщо вони сприяють зростанню прибутковості інших.

Основні рекомендації

Чи достатньо запропонованих рішень для подолання наслідків пандемії? Звісно, що ні. Будь-які антикризові заходи будуть недієвими, якщо у вас за замовчуванням хибний підхід до управління фінансами свого бізнесу.
Основні рекомендації щодо антикризового управління:

• Управління грошовим потоком. Введіть потижневе, а краще щоденне планування грошового потоку у вигляді платіжного календаря. Вносьте актуальні залишки коштів на початок періоду, гарантовані надходження та обов’язкові витрати. Цей інструмент допоможе передбачити касові розриви.
• Управління активами. Порахуйте, чим володіє компанія, зазвичай це видно у звіті «Баланс». Не заморожуйте кошти в запасах у вигляді сировини. Це допоможе забезпечити ліквідність.
• Оптимізація витрат. Розбийте їх на три категорії: найважливіші, бажані та неважливі. Намагайтеся фінансувати пріоритетні напрями для вашого бізнесу та відмовитись від неефективних витрат або відстрочити їх. Скорочення витрат теж варто планувати і попереджати про них як своїх бізнес-партнерів, так і команду. Довіра — це важливо.
• Етичне партнерство. Зустріньтеся з партнерами, інвесторами та кредиторами, обговоріть плани співробітництва у кризові часи, домовтесь про можливі знижки та кредитні канікули для бізнесу. Важливо не лише зрозуміти, кому ви можете довіритись у складні часи, але й показати партнерам, що ви також готові їх підтримати.
• Команда. Звісно, ніхто не хоче втрачати команду, яку збирали та навчали роками, проте, якщо ви бачите, що немає можливостей її утримувати, будьте відвертими, дайте шанс якомога швидше знайти роботу, а не накопичувати борги, які ви не зможете покрити.
• Довіра. Будьте чесними зі своїми людьми, розповідайте їм про ситуацію в компанії, перемоги, проблеми та шляхи їх вирішення. Приділіть час розвитку команди, неформальним зустрічам та спілкуванню про нагальні питання. Навіть замінивши дорогі корпоративи чи тімбілдинги переглядом фільмів чи п’ятничними зустрічами по відеозв’язку, ви зможете об’єднати колег у важкі часи та мотивувати їх на роботу.