Два місяці у вогні. Як Reface та Pawa організували хакатон WILD WILD HACK

06 Листопада 2021, 10:00

12 хв читання

Матеріал успішно додано в закладки Досягнуто максимальної кількості закладок

Vector

Режим читання увімкнено

Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.

Режим читання

Завершити

У вересні Reface та венчурна студія PAWA провели офлайн-хакатон із машинного навчання WILD WILD HACK. Івент організували всього за два місяці. За цей час команді вдалося продумати концепцію, знайти локацію, залучити 200 учасників і 80 менторів.

Employer Brand Manager у Reface Юлія Кравчук докладно розповіла Vector, як організували WILD WILD HACK, які проблеми виникли в процесі, а також поділилася власним чек-лістом зі створення хакатонів.

Юлія Кравчук Employer Brand Manager у Reface

Нахіба той хакатон?

Ми давно мріяли про власний хакатон. Співзасновники Reface Роман Могильний, Олесь Петрів, Ярослав Бойко самі часто брали участь у таких івентах. На одному з них вони познайомилися з майбутнім кофаундером — Іваном Алцибєєвим. Тому хлопці на власному прикладі відчули користь таких заходів.

За пів року до хакатону перед нами стояли амбітні цілі. Команда стартапу виросла вдвічі. Ми шукали спосіб розворушити наших людей: дати їм поштовх і натхнення, посилити стартаперський дух. На етапі ідеації вирішили, що непогано б запросити зовнішніх учасників. Крім того, виявилося, що наші друзі — венчурна студія Pawa — також планують хакатон. Вирішили підсилити одне одного та зробити спільну подію.

Цілі хакатону:

поєднати людей із технологічної та креативної галузей для генерації нових ідей та проєктів;
обмінятися досвідом і побудувати спільноту довкола AI/ML;
заявити ринкові, що відтепер ми регулярно проводитимемо хакатони для прокачування індустрії;
знайти таланти та проєкти, яким дамо можливість розвиватися разом із Reface.

Встигнути все… за два місяці

Рісерч та ідеація почалися десь у червні. Важливо було прискіпливо зібрати всі деталі пазлу (цілі, завдання, фішечки, найкращі практики) та домовитися з командою та партнерами ще «на березі». Тоді ж зрозуміли, що 90 % проєкту не віддамо підрядникам (дизайн, маркетинг, комунікації, фізичну організацію події тощо). Ззовні залучили лише кейтеринг, виробників мерча, фотографів. Орендували меблі й техніку, запросили координаторку з досвідом організації хакатонів.

Активна фаза проєкту стартувала в липні: взялися за айдентику, лендинг, реєстраційні форми, канали комунікації з учасниками та менторами тощо.

Концепція

Ми обрали ґрунтовний підхід із кількома завданнями:

самостійний бренд, але близький за духом обом партнерам — Reface та Pawa;
назва — лаконічна, з характером, але досить універсальна, аби згодом можна було робити тематичні заходи з фокусом на вужчі напрями;
апелюємо до різних аудиторій (технологічна та креативна);
цілимося на глобальний рівень, отже бренд має звучати круто як українською, так і англійською;
хотілося трохи побешкетувати, бо команда Reface любить усіляку «дичину».

Перебрали понад 20 варіацій неймінгу. Та дикість перемогла — зупинилися на WILD WILD HACK. Схожість на Wild Wild West здавалася символічною, бо саме Дикий Захід був осередком першопрохідництва, винаходів та інновацій.

«WILD WILD HACK — новий бренд хакатонів. Це територія зламу реальності та створення диких ідей. Теми та напрями майбутніх хакатонів органічно інтегруються в загальну назву WILD WILD ________ HACK.
Крім того, WILD WILD HACK так само круто та ритмічно звучить і пишеться українською мовою: ДИКИЙ ДИКИЙ ХАК».

В естетиці відштовхувалися від прадавніх диких племен — символ групи, яка разом переживає досвід, створює щось нове та еволюціонує. Звідси піктограми в айдентиці, спеціально розроблений «наскельний» шрифт і саундтрек із дикунськими барабанами. Всю стилістику та дизайн створив Руслан Соловйов (батько неймінгу та бренду Reface).

На базі цієї ідеї наш відеопродакшен зняв повноцінний рекламний ролик хакатону для промо-кампанії.

Формат

Його зібрали на основі побажань і спогадів засновників, а також із досвіду організаторів. Велосипеда не винаходили: за 48 годин команди (від 3 до 5 людей) розробляють прототип чи робоче рішення. Протягом цього часу їх підтримують та допомагають ментори — експерти з різних галузей. У фіналі команди презентують свої проєкти журі.

Ми дуже хотіли провести все офлайн (доки епідеміологічна ситуація дозволяла), бо віримо, що особиста взаємодія призводить до синергії. Якби у вересні стався локдаун, ми б радше відтермінували подію, аніж переносили онлайн. Локацію довго не обирали. Для нашого масштабу в центрі Києва підходив технічно обладнаний і класно зонований PMHUB.

Оскільки вирішили звести різних спеціалістів, аудиторія була доволі широка: AI/ML і мобільні розробники, маркетологи, продуктовики, дизайнери, креативники, — усі, хто працює з контентом, технологіями, інноваціями. Реєструватися можна було командою чи індивідуально (і сформувати її вже на хакатоні), з ідеєю чи без (долучитися до розроблення чужої).

Участь принципово зробили безоплатною, однак учасників відбирали ретельно. Важливими були не тільки спеціальність і досвід, а й мотивація кожної людини. Мета — зробити WILD WILD HACK місцем концентрації буремних талантів.

Основні критерії оцінювання проєктів:

оригінальність (новизна);
креативність (творчий підхід);
потенціал використання та подальшого розвитку проєкту або ML-технології.

Часто ідеї не вкладались у стандарти, тож на фінальний результат вплинули відгуки менторів і враження журі.

Комунікації та промо

Їх повноцінно розгорнули в серпні. Залучили власні канали, інфопартнерів, медіа, спеціалізовані спільноти.

Стиль комунікацій також був нестандартним: ми називали хакатонців дикунами, менторів — шаманами, журі — вождями, команди — племенами. Також використовували лексику та емодзі в дикунській тематиці.

Навіть форма реєстрації занурювала людину в атмосферу та передавала настрій майбутнього дійства. А от на лендингу зменшили рівень «грайливості» на користь лаконічності та зрозумілості. Зате цей сайт зробили майданчиком із максимально гендерно нейтральною та інклюзивною мовою.

Хорошим інструментом у просуванні події є відеозапрошення спікерів (у нашому випадку — це ментори). Але в процесі обговорення ми зрозуміли, що їздити на знімання кожного експерта — це довго, а просити людей самостійно зняти відео — неефективно. Вирішили самі підготувати «дикі відоси» із застосуванням технології Reface. Фото менторів оживало з допомогою штучного інтелекту, а озвучував відео синтезований голос. Ментори підхопили смішні ролики із власними обличчями та активно шерили в соцмережах.

Офлайн-організація

Вона стартувала приблизно за місяць до початку хакатону. Почали з мерча. Крім стандартних штук (екоторби, футболки, стікерів) зробили пляшки для води (аби зменшити кількість пластикових відходів), маску на очі (учасники спали прямо на локації) та капці.

Кілька разів ми їздили на локацію, продумували зонування, логістику в приміщенні, проговорювали сценарій та user journey учасників і менторів. Був основний зал, де відбулися офіційні церемонії відкриття та закриття, а також тривала цілодобова робота. Велика тераса слугувала для регулярного харчування хакатонців, «заправки» кавою та роботи.

Менторський лаунж облаштували на меншій терасі — він став зоною нетворкінгу експертів. Крім того, погода дала нам змогу задіяти дах: тут відбувалися ранкові руханки (класна активність, аби розворушити людей), а в останній день — вечірка. На ній грали рефейсіанські діджеї, наливали партнери, а також були безлімітні кальяни та фотозона — ванна із качечками від партнера.

Волонтерів почали збирати також за місяць (це були наші колеги з Reface та досвідчені івентщики).

Результати

У підсумку ми отримали такі результати:

200 учасників прийшли на хакатон;
на старті зареєстрували понад 70 ідей;
80 менторів (експертів із різних галузей і компаній) допомагали командам;
16 команд вийшли у фінал (+2 поза конкурсом: журі та ментори теж не втрималися та хачили на вихідних);
20 партнерів підтримали хакатон продукцією чи подарунками учасникам;
орієнтовно 30 інфопартнерів розповіли про подію своїй аудиторії;
подарунки отримав кожен учасник (welcome та farewell pack);
переможцям вручили індивідуальні призи (цінні девайси) та подарунки від партнерів (зокрема подорож у Литву та на Кіпр);
приблизно 350 гостей на фінальній вечірці.

Запам’ятати не можна забути

Завжди можна краще. На певні компроміси ми йшли свідомо, якісь деталі помітили вже в процесі. Тепер ми знаємо, що точно працює, як оптимізувати зусилля та які моменти покращити.

Ось базовий чек-лист того, що варто враховувати під час підготовки хакатону.

Чітка концепція того, що та як відбувається. Погодити та донести до оргкоманди. Якщо цього не зробити, то всі бігтимуть у різних напрямках.
Пропишіть правила (у нас це підготований юристами офіційний документ, на сайті). Зокрема чесні, прозорі критерії добору учасників та оцінювання проєктів — аби не було скандалів і трагедій. Особливо важливо, якщо участь платна.
Визначте KPI та «лійку продажів». Ми розуміли, скільки має бути реєстрацій, аби обрати 200 крутих людей, потрібний відсоток технарів і креативників. Баланс витримали, але команди однаково просили ще більше ML-спеціалістів.
Добирайте людей і підтверджуйте участь заздалегідь. Ми трохи не розрахували час, і багато зареєстрованих відвалилися (не помітили лист-підтвердження, змінили плани тощо). Нюанс безоплатних подій — за що не платиш, того не цінуєш. Добре, що було багато заявок, і ми мали з кого обирати.
Як і в будь-якому проєкті, встановіть дедлайни з запасом. Інакше ми навряд чи встигли б усе. Скажімо, сайт мали запустити наприкінці червня, а фактично — наприкінці липня. Усе вийшло добре, але цілий місяць на промо втрачений.
Бюджет рахуйте реалістично чи навіть по максимуму. Ми за певними статтями мали всі шанси перевищити планові витрати, але вписалися ідеально. Відмовляйтеся від зайвого й надмірного та не недооцінюйте партнерів.
Продумайте user journey та всі деталі, які знадобляться на цьому шляху. Йдеться про харчування, воду, каву, енергетики, місця для відпочинку, інтернет, зарядні пристрої, адаптери, канцелярію, безпеку та медицину тощо.
Малюйте розсадку та будьте уважними із масштабом плану. Ми добряче запанікували, коли зрозуміли, що фізично не розсадимо 200 людей за робочими столами. Крім того, під час події змінювалася розстановка: спершу стояли стільці для глядачів, а згодом — столи. Потім виявилося, що їх ніде сховати.
Краще перекомунікувати, ніж недокомунікувати. Це стосується як просування події, так і інформування всіх залучених до неї. Максимум інформації має бути відкритою та доступною (сайт, чат, бот), не соромтеся повторювати, а також організуйте постійну інфоточку на локації.
Усе, що можна підготувати, робіть заздалегідь. Наприклад, я дописувала сценарій для ведучого вже під час хакатону. Деякі застосунки, які ми використовували для роботи, працювали не так, як ми планували. Добір фіналістів затягнувся, бо ми не очікували стільки крутих проєктів та не прорахували час на розгляд кожного.
Постарайтеся не замикати завдання на одній людині. На кожен пункт плану має бути дублер. Деякі завдання ми виконали «потом і кров’ю», а могли просто залучити більше людей.
Прискіпливо обирайте ведучих/модераторів. Людина має бути в темі хакатонів, розуміти індустрію, швидко орієнтуватися та добре говорити. Нам пощастило, але була купа моментів, які б за інших обставин стали фейлами.
Гірко усвідомлювати, що rooftop-вечірка не відбудеться через погоду. Переглядаючи локацію влітку, ми бідкалися, що людям буде жарко, а у вересні зрозуміли — через дощі ризикуємо втратити цю зону. Не дивіться прогнози. Танцюйте шаманські танці.

Що буде далі

Після офіційного запуску WILD WILD HACK ми зрозуміли, що хочемо все повторити. Захопливі відгуки гостей та учасників чергувалися з пропонуваннями партнерів організовувати такі заходи в інших країнах.

WILD WILD HACK створений як бренд регулярних і різноманітних хакатонів. Вважаємо MVP успішним: маємо вагомі напрацювання, висновки та ідеї для наступних подій.

Наразі ж видихаємо, визначаємося з масштабом, темою та локацією наступного хакатону. Від цього залежатиме дата та частота проведення. Звісно, круто на адреналіні зробити хакатон за два місяці, але хочеться мати більше часу та ресурсів.