Перейти на канбан-систему без стресу: чим замінити Notion, що не вийшов з росії

Нещодавно відомий американський стартап Notion, що займається створенням баз даних, канбану та повноцінного простору для введення нотаток опублікував інформацію у Twitter про те, що їхнє ком’юніті сягнуло 1 млн користувачів. Все б нічого, та уважні юзери помітили, що серед користувачів сервісів Notion — росіяни. 

Ця інформація, очевидно, отримає різні реакції у світі українських стартапів. Одні просто проігнорують, подумавши, що змінювати операційну систему не обов’язково, інші розізлиться, але переходити на щось нове не будуть. Треті почнуть писати пости у Facebook і тегати знайомих, аби знайти заміну Notion.

У будь-якому разі, під рукою лишаються інші канбан-проєкти, як-от Coda та Clickup, а ще Happy Monday і Airtable, український xTiles. З такою кількістю альтернатив залишатися на Notion — стартаперський гріх. Джейн Давидюк, Solo Operations Consultant, ділиться досвідом переходу бізнесу на Clickup на прикладі чотирьох клієнтів. Один з них — сервісна компанія, інший — створює власний продукт. Clickup підійшов їм усім. 

Ми зібрали головні поради, як перейти на новий сервіс, аби структурувати роботу, а не внести в неї хаос.

Можливості для бізнесу у Clickup

Найкраща з опцій цієї системи у тому, що у ній можуть описуватись всі процеси компанії. До прикладу, вам треба описати AS IS процесу PreSales або Sales (фактично опис поточного процесу). 

Для цього ви просто створюєте List з кроками, позначаєте відповідальних за процес та тих, хто буде за ним наглядати.

Sharp insight: ставте дату верифікації для процесу і відповідального за її оновлення, щоб не забувати про свої процеси. Інакше це буде тим самим «звалищем процесів» про яке ви згадуєте, коли кажете, що операційка не працює.

Whiteboard з діаграмами

Ще одна крута фіча — Clickup увів Whiteboard, аналог Whimsical або Miro. Якщо вам треба описати робочий процес, ви зможете зобразити його відразу у системі за допомогою діаграм. Для розуміння, досвід користування не прирівнюється до жодної з програм, що сфокусована саме на створенні діаграм. Проте, якщо у вас поки не так багато процесів, або вони не дуже складні, це може бути хорошим рішенням.

Sharp insight: ви можете залінкувати описаний крок до свого дашборду. Це допоможе зменшити кількість карток, де треба описати чи оновити процеси. Це важливо для процесів, які ви використовуєте в онбордингу, бо вони завжди повинні бути актуальними.

Лайфхаки для HR

Ви можете створювати онбординг та офбординг для працівників в рамках Clickup. На їхній основі можна зробити чеклісти для HR, щоб було зручніше вести працівників на різних етапах.

Sharp insight: не забудьте описати правила компанії, записати лумчик від фаундера про цінності компанії. Теж усе у Clickup.

Йдемо далі, у світ відкриттів HR-блоків. У цій системі можна створити свою ATS (систему ведення кандидатів) відстежувати їх під час найму, налаштувати фільтри, додавати теги. А якщо зробити інтеграцію з Google Sheets, то можна вивести глибоку аналітику та побачити, що відбувається з рекрутмент-метриками.

Sharp insight: інтеграція звучить складно, але це рішення, яке може бути найкращим варіантом. Це зручніше, ніж платити від $150 за професійні ATS, де якісну аналітику треба будувати на основі Google Sheets.

Ба більше, у рамках Clickup можна побудувати систему відпусток, вихідних та лікарняних. Для цього треба створити форму під кожним з цих типів. Кожне заповнення картки потрапляє до List. Потім менеджеру приходить сповіщення, щоб він підтвердив той чи інший вихідний.

Sharp insight: ви можете одразу вказати повний робочий день (8 годин) на ці дні для працівника, аби інші не змогли ставити йому задачі, оскільки буде видно, що його немає.

Зручна система тайм-трекінгу

Якщо ви дочитали сюди, то я вас здивую. У Clickup є система тайм-трекінгу. Та ж, що й у Clockify, і Toggle, і Everhour. Відмінність між ними така — у CLickup можна дивитися на завантаження (Workload) своєї команди, а також працювати з Capacity Management. Це може бути корисно сервісним командам, агенціям та усім, хто білить клієнта погодинно, або ж просто для тих, хто дуже любить data driven рішення. Окремі програми для відстеження часу не потрібні, ви можете робити оцінку за часом для кожного члена команди навіть якщо є заплановані задачі. Також зручно переглядати фактично інвестований час кожного працівника, порівнювати між собою ці цифри, дивитися скільки часу залишилося на задачу/проєкт, щоб не відходити від плану, та слідкувати за тими, хто вже вийшов за рамки ліміту. Простими словами — кожен може трекати час своїх задач прямо у Clickup.

Sharp insight: використовуйте це для того, щоб планувати на кого та коли завести новий проєкт, відтепер не просто за допомогою підприємницької інтуїції, а й цифр.

Корисні функції для маркетологів

Як же я могла забути про маркетологів у Clickup? Для них є особливо крута штука — Content Calendar, який можна інтегрувати з вашим Calendly, Cal.com, і щоразу, як клієнт бронює зустріч (а вам треба підготувати для нього якісь маркетингові матеріали), задача летить відразу до List (через Zapier).

Sharp insight: завдяки Zapier можна налаштувати магію у рамках Clickup, але зважайте, що тулза має і власні автоматизації всередині.

Опис інструкцій під всі програми, підпроцеси, допоміжні процеси також можна робити за допомогою Clickup.

Sharp insight: якщо вводите якийсь процес — до прикладу, «Створювати щотижня звіт» — створіть також List «Повторювані процеси» та додайте туди весь перелік таких повторюваних процесів, позначивши кожного відповідальним та встановивши задачу. Це допоможе зняти з операційного менеджера навантаженням та контроль за виконання певних задач.

Дашборди для кожного окремого керівника

О, магія, Clilckup має свої дашборди. Там можна налаштувати папки для кожного Project Manager, для усіх керівників різних напрямків, аби у кожного були свої дашборди. Вони дають змогу дивитися на завантаження людей: скільки годин займає кожен проєкт та скільки вже пройшло, або те, коли закінчується проєкт.

Sharp insight: корисним є дашборд, де видно активність задач конкретних проєктів, одразу стає зрозуміло, наскільки добре працівники адаптуються до нової програми, коли щойно інтегрували Clickup. Наприклад, якщо люди пишуть коментарі, додають час, ведуть діалоги під задачами — Clickup сприйме це за активність. Згодом деякі компанії будують на цьому гейміфіковані підходи.

У рамках CLickup можна побудувати систему Objective and Key Results або у розділі Goals, або просто кастомізувавши якийсь з листів під себе.

Неймовірно корисна функція — створення BluePrints, що стосується шаблонів ваших процесів. З її допомогою можна побачити, як йде кожен основний процес, у шаблон можна накласти, наприклад, розробку інтернет-магазину. Коли PM буде починати новий проєкт, йому треба просто обрати шаблон потрібного сервісу, туди одразу підтягнуться усі задачі, аби нічого не забути. Фантастика для уникнення провисань у процесах. 

Sharp insight: коли оновлюєте процес, відразу оновлюйте й шаблони, так ви інтегруєте зміни легше, і команді не треба тримати це в голові. Ще один інсайт: додавайте до кожної задачі у шаблоні опис чи стандарти (як саме має бути виконана задача, або які чеклісти варто застосувати у ній). Описані процеси можуть бути всередині робочих процесів, а не просто лежати купою.

Бібліотека інформації

Last but not least — Project 101. Моя улюблена назва для сторінки клієнта. На відміну від Jira, де ви маєте платити за Confluence, у Clickup ви можете додавати для кожного проєкту свою бібліотеку інформації. Відтепер усі інвойси, договори, NDA, інструкції для клієнта, графік робіт, ретроспективи, обрахунки маржинальності зібрані у одному місці, а команда не блукатиме чатами у пошуках інформації.

Зважайте на те, що у Clickup:

1. Немає бюджетування проєктів, тому їх треба робити з інтегруванням Clickup з Google Sheets. 
2. Мало складних автоматизацій, тому може згодитися Zapier.
3. WhiteBoard працює не дуже добре, тож для складних діаграм краще використовувати Whimsical.
4. У Clickup є своя логіка трекання годин, тому варто з нею ознайомитися перед тим, як прийняти рішення про перехід.
5. Багато вище описаних функцій є у бізнес-пакеті та не потребують дорожчих пакетів.

Як спланувати перехід на Clickup

1. Оберіть, які блоки ви будете «перевозити», а які будете створювати з нуля.
2. Зрозумійте, що будете імпортувати напряму з програм (бо така змога є, наприклад, з Jira), а що будете переносити вручну.
3. Зробіть структуру за якою будете навчати команду користуватися програмою.
4. Опишіть інструкції, відштовхуючись не від функціонала Clickup, а від потреб кожної групи, яку будете навчати. Інструментарій, що треба для девелопера і PM будуть дуже відрізнятися.
5. Зробіть переніс першої функції — наприклад, етап Presales, коли ваші PM синхронізуються з девкомандою для оцінки проєкту. Протестуйте, зберіть фідбек, оновіть і тоді запускайте вдруге.
6. Після першого пропрацьованого процесу можна запускати й інші в роботу.
7. Коли вибудовуєте нові процеси, ділиться ними з командою.
8. Обовʼязково опишіть та зобразіть візуально нові процеси. Якщо ви вводите новий алгоритм за оцінкою ліда — покажіть команді за допомогою візуалу як це. Якщо ви починаєте будувати систему звітності PM => Head of Delivery, опишіть покроково, коли, кому та куди дивитися, що від кого очікується. Слова : «А тепер ми працюємо з дашбордами» не працюють.
9. Визначте лише одного відповідального за перехід на платформу, він має бути на зв’язку, якщо комусь щось незрозуміло (а таке буде часто на початку). Також назначте того, хто відповідатиме за зміни у системі та буде постійно ділитися ними з командою.

Clickup — фантастичний простір з великим потенціалом.