На етапі активного зростання бізнесу ручне управління та домовленості в чатах можуть здаватися прийнятним варіантом. Але щойно компанія починає рости, а кількість замовлень збільшується, ручна система зумовлює втрату часу, якості і прибутку. Більшість із цих проблем не помітні, поки вони не стають системними.
Awarder, український бренд наручних годинників, який виготовляє повністю кастомізовані моделі, зіткнувся саме з такою проблемою. CEO компанії Олексій Берчатов поділився досвідом, як налагодити систему і чому без фіксації процесів неможливо ані планувати, ані якісно контролювати виробництво.
Де система дала збій?
До автоматизації робота Awarder трималася на людях і домовленостях. Команда багато спілкувалася між собою напряму — усно або в чатах, вони самостійно розподіляли завдання та уточнювали деталі по ходу виконання. Формально процес існував, але він не був зафіксований у єдиній системі. Працівники були змушені постійно домовлятися між собою, щоб випадково не почати виконувати завдання колеги.
Поки обсяг замовлень був помірним, це не створювало критичних проблем. Але компанія почала зростати, і обсяги виробництва збільшилися на 40–50%. У таких умовах людський фактор став проявлятися дедалі сильніше:
- частина завдань губилася, частина виконувалася із запізненням;
- менеджери не бачили повної картини — що саме зараз у роботі, на якому етапі перебуває замовлення, де виникають затримки;
- одне пропущене повідомлення у чаті або не проговорена вголос деталь замовлення перетворювалися на втрату часу для всієї команди. Тобто працівник міг передати завдання на переробку, але відповідальний забував виконати правки і через це ставалося протермінування.
Без системного обліку ми не могли зрозуміти, де саме ламається процес і що потрібно змінити, аби цього не повторювати.
Як хаос впливав на результати?
Без єдиної системи не виходило планувати виробництво навіть на два тижні вперед. Менеджери не розуміли, які завдання точно будуть завершені й коли, а отже не могли адекватно розподіляти навантаження.
Це спричинило наслідки:
- дедлайни зривалися, бо не було централізованого планування;
- рівень браку залишався високим, але без чіткого аналізу причин;
- частина команди працювала в режимі перевантаження, інші — чекали, поки з’явиться робота;
- значна кількість часу витрачалася не на виробництво, а на уточнення і пояснення організаційних питань.
Більше замовлень — більше прибутку?
Переломним став момент, коли зростання обсягів почало прямо конфліктувати з хаотичними процесами. Стало очевидно: чим більше замовлень, тим більше втрат — часу, грошей і енергії команди. Усна комунікація і чати більше не справлялися із потребами.
Awarder розглядав різні сценарії:
- Залишити все як є і спробувати ще більше дисциплінувати команду. До прикладу, найняти ще одного-двох додаткових співробітники для контролю комунікації між відділами.
- Вести планування вручну в таблицях або з налаштованою CRM чи ERP-системою із виробничим модулем.
- Використовувати сторонні трекери.
У підсумку компанія зупинилася на HESH, оскільки це комплексна система управління виробництвом. Вона дозволила бачити весь цикл замовлення в одному місці, планувати завдання, контролювати якість і аналізувати дані без складних рішень. Додатковим фактором стало те, що HESH є українським продуктом.
Місяць на адаптацію
Найскладнішим виявилася не технічна частина, а робота з командою. Дані про продукти відносно легко вдалося перенести в систему. Натомість працівникам було непросто відмовитися від звичних інструментів — чатів, старої CRM і усних домовленостей.
Адаптація тривала близько місяця. Саме цей період став переломним: команда вчилася працювати по-новому, фіксувати завдання в системі і довіряти їй як єдиному джерелу правди.
Що змінилося після автоматизації?
Перші результати стали помітними досить швидко. У компанії з’явилося чітке планування і зрозумілий розподіл завдань. Ми отримали можливість планувати виробництво щонайменше на 14 днів уперед і реально дотримуватися цього плану.
Кількість усних уточнень і паперової роботи значно скоротилася. Контроль якості перестав бути формальністю — з’явився облік браку і можливість аналізувати його причини, щоб одразу усувати їх. Трекінг робочого часу дав змогу оцінювати продуктивність на основі даних та розподілити навантаження рівномірно.
Як система економить ресурс?
До автоматизації компанія втрачала ресурси непомітно. Час ішов на уточнення завдань, а витрати на усунення браку зростали без зрозумілих причин.
Що ми отримали після впровадження HESH:
- структуроване планування;
- контроль якості з аналітикою;
- точний облік часу і вищу залученість команди;
- завдання перестали губитися, бо статуси замовлень стали прозорими;
- браки вчасно опрацьовувалися;
- кількість помилок стала меншою.
Кілька порад тим, хто ще сумнівається
Важливо обирати систему, яка відповідає саме вашому виробничому циклу. Команду теж варто залучати до вибору інструменту — це значно спрощує перехід. І обов’язково потрібно закладати час на адаптацію, бо автоматизація не відбувається за тиждень.
Найголовніше — фіксувати дані централізовано. Без цього контроль якості, планування і масштабування залишаються лише деклараціями.