5 ознак, що бізнесу потрібен автоматизований фіноблік
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає всю зайву інформацію зі сторінки і дозволяє зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
Чимало підприємців починають свій фіноблік з Excel: на старті таблиця може це зменеджерити, позаяк 10–15 операцій щомісяця, один банківський рахунок, і ви знаєте усе про кожну транзакцію.
Утім, із розширенням бізнесу зʼявляються додаткові рахунки, зростає команда та кількість контрагентів. Тоді Excel вже не стягує весь обʼєм.
У колонці для Vector Віталій Савчук, засновник та CTO фінтех-стартапу Nomi, розібрав, коли саме варто переходити до автоматизації фінобліку та підготував чеклист для підприємців.
5 ознак, що у вас проблеми з фінобліком
Ознака №1: ви не знаєте, скільки точно заробляє бізнес
Спробуйте прямо зараз відповісти на запитання: скільки ваша компанія заробила минулого місяця? Не оборот — а саме чистий прибуток. Якщо відповідь не приходить миттєво або ви починаєте з «ну, десь близько…» — це сигнал.
82% бізнесів, які збанкрутували, мали недоліки саме з управлінням фінпотоками. Це поширена пастка. Наприклад, ви бачите, що на рахунок зайшло 200 000 грн, й виникає відчуття, що це ваш прибуток. А насправді 120 000 — це попередня оплата за послуги, які ви ще не надали, 30 000 — повернення ПДВ, й реальний прибуток — 50 000, половину з яких ще треба віддати за оренду. А комуналку ви точно порахували?
Так от, часто підприємці бачать гроші й починають інвестувати в обладнання, робити в офісі ремонт, піднімати собі зарплату, а через два місяці виявляється, що бізнес в мінусі, й гроші ці були останніми.
Запитання для перевірки: чи можу я прямо зараз назвати точний прибуток компанії за минулий місяць — без припущень?
Ознака №2: у вас більше трьох банківських рахунків
Один рахунок — це просто. Три рахунки — вже складніше, але ще більш-менш керовано. П’ять рахунків у різних банках, плюс мультивалютність, плюс декілька платіжних систем — вже хаос, якщо не будувати систему.
Уявимо ситуацію, що потрібно оплати послуги дизайнера. Ви дивитесь на перший рахунок і грошей там не вистачає. Заходите в другий банк — там кошти є, але в доларах, а вам потрібні гривні. Згадуєте, що десь був третій рахунок, знаходите його, там коштів достатньо, але ви забули, що цей рахунок призначений для іншої юрособи.
Що маємо у підсумку? Витратили 20 хвилин на те, щоб зрозуміти, з якого рахунку платити. А якщо таких операцій 5–10 на день — це вже до п’яти годин втрати часу щотижня. Що робити в такому разі?
Запитання для перевірки: скільки часу я витрачаю щотижня на перемикання між рахунками та пошук коштів для платежів?
Ознака №3: ви не розділяєте особисті та бізнесові гроші
100% одна з типових проблем у МСБ, і внизу ще приведу кейс, що це підтверджує. 23% власників малого бізнесу визнають, що змішують особисті витрати з бізнес-рахунками. За моїми спостереженнями, цифра навіть більша.
Скажімо, ви зняли 50 000 грн з бізнес-рахунку на особисті потреби, не зафіксували це ніяк, ось просто взяли й взяли. Наступного місяця — ще 30 000. Потім ще трохи, й так постійно з певною періодичністю. Через півроку ви дивитесь на звіт і не розумієте, чому компанія збиткова. Ви ж пам’ятаєте, що наче вийшли на хороші показники продажів, але де гроші? А ви їх з’їли, ніяк це не зафіксувавши.
Аналітика свідчить, що змішування фінансів ускладнює виявлення рентабельності. Ще вкрай цікава цифра — опитування стартапів у Південній Кореї демонструє, що змішування особистих фінансів і бізнесу корелюється зі зниженням якості життя у сім’ї підприємця.
Найпростіше рішення, з мого досвіду, встановити собі фіксовану зарплату. Що б не відбувалося, ця сума є вашою. Все, що понад — залишається в бізнесі. Якщо компанія прибуткова й ви хочете вивести більше — оформляєте як дивіденди. Така схема дає чіткість, адже ви бачите, скільки заробляє бізнес, а скільки ви особисто. І якщо процеси раптом стають збитковими, ви це помічаєте одразу.
Запитання для перевірки: чи можу точно сказати, скільки грошей я вивів з бізнесу для себе за останні три місяці?
Ознака №4: витрачаєте більше двох днів щомісяця на облік
Порахуйте, скільки часу йде на зведення даних по типу оновлення балансів, звірку платежів, перенесення інформації з банкінгу в таблицю, підрахунок залишків, формування звітів тощо.
За оцінками бухгалтерських компаній, невеликі бізнеси, які ведуть фінанси вручну, витрачають від 10 до 25 годин щомісяця на базовий облік, а це приблизно 1,5–3 робочі дні. Якщо у вас більше двох робочих днів витрачається на облік, то це занадто, бо у підсумку маємо 10% робочого часу, що йде на рутинне перенесення показників.
Запитання для перевірки: чи можу я скоротити фінансову рутину до однієї години на тиждень — чи зараз я витрачаю в рази більше?
Ознака №5: бухгалтер не може відповісти на питання
Ви запитуєте бухгалтера: «Скільки ми заробили минулого місяця?» Бухгалтер відповідає, що йому треба подивитися й він дасть фідбек пізніше. Чому пізніше? А тому що він веде податковий облік, а не управлінський; його завдання — правильно рахувати податки, і він часто не розуміє, за якою логікою ви хочете бачити дохід.
До того ж у бухгалтера немає контексту. Він бачить платіж на 100 000, але не знає, що 40 000 з них — це аванс за проєкт, який ще не почався, а решта — доплата за вже завершений. Так, мова саме про управлінський облік — систему, яка показує вам не те, скільки ви маєте заплатити державі, а те, які продукти тягнуть компанію вперед, які канали є збитковими, де просідає маржа, які контрагенти затримують гроші тощо.
Запитання для перевірки: чи здатна моя бухгалтерія за декілька хвилин надати управлінські дані з прибутковості?
Як це працює на практиці: кейс
Нещодавній кейс з нашої практики, який наочно ілюструє усі ці ознаки. Засновник онлайн-школи, яка допомагає новачкам без технічного досвіду опанувати ІТ-професію, виріс із Excel-таблиць й намагався організувати фінанси самостійно та через базові інструменти. Проте за сім років роботи (школа працює з 2018-го) накопичились складнощі:
- незрозуміло, скільки коштів власних, а скільки — бізнесових;
- складно було визначити, яку суму можна виводити;
- спроби делегувати ведення фінансів бухгалтеру призводили до помилок;
- звіти формувалися із затримкою у 2–3 місяці;
- зростала напруга з партнером через відсутність прозорості.
Як з ними бути? Щоб це вирішити, команда зробила ставку на структуровану автоматизацію. Першим кроком було синхронізувати операції з банками, далі — організувати формування P&L у реальному часі та узгодження платежів групами. Основна мета — мінімізувати ручну роботу та забезпечити швидкий доступ до управлінських даних. У результаті власник на дашборді почав бачити прибуток, свої дивіденди та розуміти, компанія в плюсі чи в мінусі. Це й називається налаштування управлінського обліку.
Хочу наголосити, що автоматизація — це не про конкретний софт, а про підхід. Важливо, щоб IT-інфраструктура працювала на вас, давала зрозумілі дані для управлінських рішень. Щоб ви могли прогнозувати.
Практичний чеклист: чи потрібна вам автоматизація фінобліку?
Ок, тепер давайте перевіримо, чи справді вам потрібна автоматизація, чи можна ще потерпіти з таблицями. Ми з командою Nomi підготували 10 тверджень — відповідаєте на них «так» або «ні»:
- Мені потрібно більше 10 хвилин, щоб точно сказати залишок коштів у бізнесі прямо зараз.
- Я не можу швидко визначити, чи вистачить грошей на зарплати та інші важливі витрати через 1–2 тижні.
- У мене більше 50-ти фінансових операцій на місяць або рахунки в трьох і більше банках.
- Буває так, що я відкладаю платежі контрагентам, бо не впевнений у достатності коштів.
- Мені доводиться гортати історію транзакцій або перевіряти документи, щоб пригадати деталі платежу.
- Ніхто в команді, окрім мене, не може швидко відповісти на фінансові питання.
- Я приймаю рішення про інвестиції, найм або витрати інтуїтивно, без чітких цифр.
- Я не можу швидко порівняти прибутковість різних продуктів або напрямків.
- Коли я у відпустці, фінансові питання «зависають» до мого повернення.
- У мене немає зрозумілого фінансового плану на наступні 3–6 місяців.
Якщо у вас 1–3 «так» — поки що все більш-менш керовано, але варто міркувати про систему на перспективу. 4–7 — автоматизація вже актуальна потреба, ви втрачаєте час. 8 і більше — ви в зоні високого ризику, кожен день без системи коштує не лише часу, а й реальних грошей.
І ще раз хочу уточнити, що автоматизація фінобліку — це не про купівлю дорогої ERP-системи. Різні сучасні рішення дозволяють почати з малого: підключити банківські рахунки, автоматично категоризувати операції, бачити баланс на дашборді.
Почніть з експерименту. Протягом тижня фіксуйте час, який витрачаєте на фінансову рутину. Тепер помножте це на вашу годинну ставку як власника бізнесу. Якщо виходить більше 5000–10 000 грн на місяць — шукайте рішення. На українському ринку достатньо систем обліку — від локальних розробок до адаптованих міжнародних платформ.
Партнерські матеріали
