Електронні листи сьогодні є не просто засобом комунікації, але й важливим інструментом для ведення бізнесу. Але як користуватися поштою так, щоб зекономити час і не фокусуватися на дрібницях? Розбираємося в цьому матеріалі.
Що сталося
Керуюча Партнерка SupportYourApp в Україні, а також співзасновниця та едвайзерка Outstaff Your Team і Label Your Data, Дар’я Лещенко розповіла, як це — щоденно отримувати приблизно п’ять сотень імейлів і встигати їх опрацьовувати.
Краще тупий олівець…
Зі шкільних років пам’ятаю вираз: «Краще тупий олівець, ніж гостра пам’ять». Його імплементую як у роботі, так і в повсякденному житті. Такий підхід — не тримати в голові те, що можна зафіксувати в письмовій формі, — дозволяє мені звільняти «оперативну пам’ять мозку» для стратегічних ідей. Головне — структурувати інформацію так, щоб можна було знайти все необхідне у будь-який момент. Це стосується й роботи з імейлами.
З роками, появою нових компаній і ростом SupportYourApp комунікація розростається та стає складнішою. Поступово я розробила власну систему організації інбоксу. Вона дозволяє вчасно реагувати на імейли та швидко їх опрацьовувати. При цьому залишається час на виконання інших завдань.
Використовую приблизно сто лейблів і фільтрів.
Фільтри — автоматичне сортування нових імейлів за критеріями, наприклад, за відправником, темою, ключовими словами. Лейбли в електронній пошті — це мітки, за допомогою яких можна маркувати імейли. Одному імейлу можна присвоїти кілька лейблів.
Я налаштувала фільтри так, щоб імейлам автоматично присвоювався лейбл(и). Є фільтр, який маркує імейли прочитаними (наприклад, якщо це рекламні розсилки). Ці налаштування зберігають мені кілька годин робочого часу щодня.
Імейли від клієнтів, ЗМІ, партнерів, пропозиції співпраці, так само як і електронні листи, що стосуються окремих проєктів чи надходять від різних департаментів, — усе має свій лейбл. Коли вхідний імейл маркується одразу, переважно стає зрозуміло, про що він. Це дозволяє виставити пріоритети в розборі електронних листів.
Періодично оновлюю фільтри та лейбли — додаю нові та видаляю неактуальні. Так, я витрачаю на це робочі хвилини, але в результаті економлю значно більше — час, нерви та кошти компанії.
Я відкладаю деякі імейли, щоб про все пам’ятати.
Snooze — функція Gmail, що відкладає імейл на певний час.
Коли у завданні з імейлу є дедлайн або потрібно прослідкувати, щоб команда вчасно надіслала за ним апдейт, я користуюся функцією Snooze. Обираю потрібні дату та час, щоб імейл з’явився в інбоксі знову. Це є одним зі способів, як я контролюю прогрес виконання завдань.
Опція Snooze також допомагає концентруватися на тому, що важливо саме зараз. Менш важливі імейли можна відкласти. Головне — не зловживати. «Снузити» все на потім, бо хочеться швидше закінчити робочий день — така собі ідея. Бо це «потім» усе одно настане.
Я є у багатьох імейл-групах, тож можу швидко аналізувати та реагувати на будь-яку ситуацію.
Імейл-група — це декілька користувачів, об’єднаних однією електронною адресою. Імейл, відправлений на групу, приходить усім, хто до неї доданий. Це зручно, бо не потрібно додавати безліч адресатів у копію.
У нашій компанії 13 департаментів. Усі мають операційні імейл-групи, які використовують для обговорення внутрішніх питань. Деякі департаменти мають декілька таких груп. Те, що я додана до всіх, може здаватися контрпродуктивним. Але саме це допомагає мені розв’язувати спірні ситуації, якщо такі з’являються. Можна «відкотитися назад» і проглянути все листування, щоб зрозуміти суть та знайти рішення. І ні, вони не переповнюють мій інбокс. Завдяки фільтрам і лейблам я витрачаю мінімум часу на роботу з імейлами.