preview preview
Нова функція

Слухай статті з Respeecher

Нова функція дозволяє слухати статті в зручному форматі завдяки технології від Respeecher. Насолоджуйтесь контентом у будь-який час – у дорозі, під час тренувань або відпочинку.
preview
00:00 00:00
Наступні статті
    Завантажується
    Голос
    Вибір голосу
      player background
      Вибір голосу
        Наступні статті
          Завантажується
          00:00 00:00
          БІЗНЕС

          Ефективне управління імейлами: 3 лайфхаки від керуючої партнерки SupportYourApp Дар’ї Лещенко

          12 Жовтня 2023, 17:00
          4 хв читання
          Додати в закладки

          Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.

          Світлана Мусійко
          Світлана Мусійко Моя місія — зміцнення брендової ідентичності, втілення креативних концептів, які притягують гроші та закохують людей у бізнес.
          Партнерський матеріал Партнерський матеріал Матеріал на правах реклами
          Режим читання збільшує текст, прибирає всю зайву інформацію зі сторінки і дозволяє зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
          Режим читання

          Режим читання збільшує текст, прибирає всю зайву інформацію зі сторінки і дозволяє зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.

          Електронні листи сьогодні є не просто засобом комунікації, але й важливим інструментом для ведення бізнесу. Але як користуватися поштою так, щоб зекономити час і не фокусуватися на дрібницях? Розбираємося в цьому матеріалі. 

          Що сталося

          Керуюча Партнерка SupportYourApp в Україні, а також співзасновниця та едвайзерка Outstaff Your Team і Label Your Data, Дар’я Лещенко розповіла, як це — щоденно отримувати приблизно п’ять сотень імейлів і встигати їх опрацьовувати.

          Краще тупий олівець…

          Зі шкільних років пам’ятаю вираз: «Краще тупий олівець, ніж гостра пам’ять». Його імплементую як у роботі, так і в повсякденному житті. Такий підхід — не тримати в голові те, що можна зафіксувати в письмовій формі, — дозволяє мені звільняти «оперативну пам’ять мозку» для стратегічних ідей. Головне — структурувати інформацію так, щоб можна було знайти все необхідне у будь-який момент. Це стосується й роботи з імейлами.

          З роками, появою нових компаній і ростом SupportYourApp комунікація розростається та стає складнішою. Поступово я розробила власну систему організації інбоксу. Вона дозволяє вчасно реагувати на імейли та швидко їх опрацьовувати. При цьому залишається час на виконання інших завдань.

          Використовую приблизно сто лейблів і фільтрів.

          Фільтри — автоматичне сортування нових імейлів за критеріями, наприклад, за відправником, темою, ключовими словами. Лейбли в електронній пошті — це мітки, за допомогою яких можна маркувати імейли. Одному імейлу можна присвоїти кілька лейблів.

          Я налаштувала фільтри так, щоб імейлам автоматично присвоювався лейбл(и). Є фільтр, який маркує імейли прочитаними (наприклад, якщо це рекламні розсилки). Ці налаштування зберігають мені кілька годин робочого часу щодня.

          Імейли від клієнтів, ЗМІ, партнерів, пропозиції співпраці, так само як і електронні листи, що стосуються окремих проєктів чи надходять від різних департаментів, — усе має свій лейбл. Коли вхідний імейл маркується одразу, переважно стає зрозуміло, про що він. Це дозволяє виставити пріоритети в розборі електронних листів.

          Періодично оновлюю фільтри та лейбли — додаю нові та видаляю неактуальні. Так, я витрачаю на це робочі хвилини, але в результаті економлю значно більше — час, нерви та кошти компанії.

          Я відкладаю деякі імейли, щоб про все пам’ятати.

          Snooze — функція Gmail, що відкладає імейл на певний час. 

          Коли у завданні з імейлу є дедлайн або потрібно прослідкувати, щоб команда вчасно надіслала за ним апдейт, я користуюся функцією Snooze. Обираю потрібні дату та час, щоб імейл з’явився в інбоксі знову. Це є одним зі способів, як я контролюю прогрес виконання завдань.

          Опція Snooze також допомагає концентруватися на тому, що важливо саме зараз. Менш важливі імейли можна відкласти. Головне — не зловживати. «Снузити» все на потім, бо хочеться швидше закінчити робочий день — така собі ідея. Бо це «потім» усе одно настане.

          Я є у багатьох імейл-групах, тож можу швидко аналізувати та реагувати на будь-яку ситуацію.

          Імейл-група — це декілька користувачів, об’єднаних однією електронною адресою. Імейл, відправлений на групу, приходить усім, хто до неї доданий. Це зручно, бо не потрібно додавати безліч адресатів у копію.

          У нашій компанії 13 департаментів. Усі мають операційні імейл-групи, які використовують для обговорення внутрішніх питань. Деякі департаменти мають декілька таких груп. Те, що я додана до всіх, може здаватися контрпродуктивним. Але саме це допомагає мені розв’язувати спірні ситуації, якщо такі з’являються. Можна «відкотитися назад» і проглянути все листування, щоб зрозуміти суть та знайти рішення. І ні, вони не переповнюють мій інбокс. Завдяки фільтрам і лейблам я витрачаю мінімум часу на роботу з імейлами.

          Знайшли помилку? Виділіть її і натисніть Ctrl+Enter

          Партнерські матеріали

          01 БІЗНЕС
          Ukrainian Tech Night 2025 — українське IT на Viva Technology
          02 БІЗНЕС
          Роль міжнародної компанії під час війни: що змінилося в підходах до внутрішніх комунікацій та цінностей AB Games
          03 БІЗНЕС
          Освіта в ІТ після 30-ти: як навчатися без виснаження, коли ви вже 10 років у професії
          Цифрова трансформація через жіночу оптику: інсайти Changemakers від Lviv IT Cluster та Credit Agricole 
          04 БІЗНЕС
          Цифрова трансформація через жіночу оптику: інсайти Changemakers від Lviv IT Cluster та Credit Agricole 
          Завантаження...