Працевлаштувати, оформити відпустку, перевести в інший відділ чи актуалізувати інформацію про працівника — усе це можна зробити онлайн, використовуючи сервіси Дії. Із шерингом документів і Дія.Підписом можна забути про папери, друк документів, заповнення від руки, фото підписаного варіанта, який потім потрібно надіслати в месенджері.
Як цифровізувати HR-процеси, інтегрувати їх у компанії та чи потрібно за це платити — розповідаємо в матеріалі.
Корисні функції для бізнесу у Дії
Шеринг замість ксерокопій і сканкопій
Шеринг — функція, що дозволяє отримати копії документів у PDF-форматі одразу у корпоративну систему компанії через застосунок Дія. Їх можна отримати як під час особистої зустрічі з працівником, так і віддалено. Крім того, ви отримуєте метадані з документа, якими можете автоматично заповнювати поля в заявах і формах — прізвище та ім’я, ідентифікаційний код, дата народження, місце реєстрації, номер паспорта тощо.
Ні HR, ні працівнику не потрібно вносити ці дані вручну — вони автоматично підтягнуться з копії цифрового документа після шерингу.
Як працює шеринг документів за допомогою Дії:
- Компанія надсилає запит на копію документа в Дію користувача.
- Користувач підтверджує запит Дія.Підписом.
- Копія надсилається зі смартфона користувача відразу до системи компанії.
Що потрібно зробити компанії, щоб отримати копії у власну інформаційну систему через Дію
Провести технічне налаштування такого процесу. Для цього знадобиться IT-спеціаліст. Протягом усього процесу команда Дії консультує й допомагає налаштовувати взаємодію. Найшвидше налаштування зайняло 8 днів.
Що потрібно зробити працівнику
Достатньо мати потрібний документ у Дії, активований Дія.Підпис та мати доступ до інтернету. Пам’ятайте, що сервіс не зберігає документи користувачів, а відображає їх з реєстрів. Для генерування копії документів застосунок подає запит до реєстрів, формує файл з отриманих даних і вже потім надсилає компанії.
До слова, українці вже можуть надсилати через Дію копії 11 документів. Зокрема, ID-картки, закордонного паспорта, картки платника податків, довідки ВПО, свідоцтва про народження дитини, посвідчення водія, свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу, студентського квитка. А нещодавно у Дії з’явились документи про освіту — атестати, свідоцтва й дипломи. Їх копії також можна шерити за допомогою застосунку.
Компанія ж одним запитом може отримати копії відразу кількох документів у Дії, наприклад, паспорта, картки платника податків та освітніх документів.
Шеринг документів для HR-процесів уже використовує, наприклад, компанія MOYO. Вона працевлаштувала більш ніж 300 співробітників, отримавши копії документів віддалено за допомогою Дії.
Цифровий підпис для швидкого заповнення документів
Кліпнути, щоб підписати документ, — це про Дія.Підпис. Сервіс, що замінює папери, ручки, а ще — необхідність поїздок, якщо оригінал підписаного файлу потрібен HR тут і зараз. Одне кліпання очима, і біометрія обличчя звіряється з фото в реєстрі — і документ підписано.
Підходить для компаній, які:
- просять працівників приїхати в офіс, щоб підписати купу паперів;
- надсилають PDF-файли в месенджер, просять видрукувати, підписати від руки і надіслати фото підписаного документа;
- вже налаштували підписання за допомогою файлових КЕП.
На відміну від інших файлових КЕПів, Дія.Підпис завжди під рукою в смартфоні. Ним можна підписати документи будь-де, навіть якщо немає поруч ноутбука: у громадському транспорті, у спортзалі чи під час прогулянки із собакою. Головне — щоб було хороше освітлення. Адже нейронна мережа має чітко бачити обличчя для перевірки.
Алгоритм роботи з цифровим підписом для компанії простий:
- Компанія надсилає запит на підписання документа в Дію для користувача.
- Користувач підтверджує запит Дія.Підписом.
- Підписаний документ надходить до системи компанії.
Компанії потрібно самостійно провести технічне налаштування такого процесу. Як і для інтеграції шерингу документів, потрібен IT-спеціаліст. Можна інтегрувати підписання в корпоративну систему, чатбот, застосунок компанії тощо.
А працівнику достатньо мати активований Дія.Підпис і доступ до інтернету.
Щоб активувати Дія.Підпис, потрібна 1 хвилина та один біометричний документ у застосунку: ID-картка, закордонний паспорт або посвідка на проживання. Треба перейти в Меню — Дія.Підпис — Активувати Дія.Підпис — пройти перевірку за фото та придумати 5-значний код. І це все.
Крім підписання, Дія.Підпис можна використовувати для авторизації працівників у корпоративних системах чи застосунках.
Сервіс для роботи з працівниками вже використовує, до прикладу, аптечний холдинг АНЦ. Понад 7 000 відпусток працівники АНЦ оформили з використанням Дія.Підпису. За останні два місяці 60% працівників вибирають варіант підписання через Дію.
Сервіси Дії є безоплатними. З питань налаштування можна звернутися до команди впровадження Дії в Telegram @DiiaStart.