БІЗНЕС

Кліпнув — підписав заяву про відпустку: як бізнес використовує Дію для роботи з працівниками

30 Березня 2024, 16:07
5 хв читання
Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
Режим читання

Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.

Працевлаштувати, оформити відпустку, перевести в інший відділ чи актуалізувати інформацію про працівника — усе це можна зробити онлайн, використовуючи сервіси Дії. Із шерингом документів і Дія.Підписом можна забути про папери, друк документів, заповнення від руки, фото підписаного варіанта, який потім потрібно надіслати в месенджері. 

Як цифровізувати HR-процеси, інтегрувати їх у компанії та чи потрібно за це платити — розповідаємо в матеріалі.

Корисні функції для бізнесу у Дії

Шеринг замість ксерокопій і сканкопій

Шеринг — функція, що дозволяє отримати копії документів у PDF-форматі одразу у корпоративну систему компанії через застосунок Дія. Їх можна отримати як під час особистої зустрічі з працівником, так і віддалено. Крім того, ви отримуєте метадані з документа, якими можете автоматично заповнювати поля в заявах і формах — прізвище та ім’я, ідентифікаційний код, дата народження, місце реєстрації, номер паспорта тощо.

Ні HR, ні працівнику не потрібно вносити ці дані вручну — вони автоматично підтягнуться з копії цифрового документа після шерингу. 

Як працює шеринг документів за допомогою Дії:

  1. Компанія надсилає запит на копію документа в Дію користувача.
  2. Користувач підтверджує запит Дія.Підписом.
  3. Копія надсилається зі смартфона користувача відразу до системи компанії. 
Дія.Бізнес
Як працює шеринг документів у Дії
1

Що потрібно зробити компанії, щоб отримати копії у власну інформаційну систему через Дію

Провести технічне налаштування такого процесу. Для цього знадобиться IT-спеціаліст. Протягом усього процесу команда Дії консультує й допомагає налаштовувати взаємодію. Найшвидше налаштування зайняло 8 днів.

2

Що потрібно зробити працівнику

Достатньо мати потрібний документ у Дії, активований Дія.Підпис та мати доступ до інтернету. Пам’ятайте, що сервіс не зберігає документи користувачів, а відображає їх з реєстрів. Для генерування копії документів застосунок подає запит до реєстрів, формує файл з отриманих даних і вже потім надсилає компанії. 

До слова, українці вже можуть надсилати через Дію копії 11 документів. Зокрема, ID-картки, закордонного паспорта, картки платника податків, довідки ВПО, свідоцтва про народження дитини, посвідчення водія, свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу, студентського квитка. А нещодавно у Дії з’явились документи про освіту — атестати, свідоцтва й дипломи. Їх копії також можна шерити за допомогою застосунку.

Компанія ж одним запитом може отримати копії відразу кількох документів у Дії, наприклад, паспорта, картки платника податків та освітніх документів. 

Шеринг документів для HR-процесів уже використовує, наприклад, компанія MOYO. Вона працевлаштувала більш ніж 300 співробітників, отримавши копії документів віддалено за допомогою Дії. 

Цифровий підпис для швидкого заповнення документів

Кліпнути, щоб підписати документ, — це про Дія.Підпис. Сервіс, що замінює папери, ручки, а ще — необхідність поїздок, якщо оригінал підписаного файлу потрібен HR тут і зараз. Одне кліпання очима, і біометрія обличчя звіряється з фото в реєстрі — і документ підписано.

Підходить для компаній, які:

  • просять працівників приїхати в офіс, щоб підписати купу паперів;
  • надсилають PDF-файли в месенджер, просять видрукувати, підписати від руки і надіслати фото підписаного документа;
  • вже налаштували підписання за допомогою файлових КЕП.
Дія.Бізнес
Як працює Дія.Підпис

На відміну від інших файлових КЕПів, Дія.Підпис завжди під рукою в смартфоні. Ним можна підписати документи будь-де, навіть якщо немає поруч ноутбука: у громадському транспорті, у спортзалі чи під час прогулянки із собакою. Головне — щоб було хороше освітлення. Адже нейронна мережа має чітко бачити обличчя для перевірки. 

Алгоритм роботи з цифровим підписом для компанії простий:

  1. Компанія надсилає запит на підписання документа в Дію для користувача.
  2. Користувач підтверджує запит Дія.Підписом.
  3. Підписаний документ надходить до системи компанії. 

Компанії потрібно самостійно провести технічне налаштування такого процесу. Як і для інтеграції шерингу документів, потрібен IT-спеціаліст. Можна інтегрувати підписання в корпоративну систему, чатбот, застосунок компанії тощо.

А працівнику достатньо мати активований Дія.Підпис і доступ до інтернету.

Щоб активувати Дія.Підпис, потрібна 1 хвилина та один біометричний документ у застосунку: ID-картка, закордонний паспорт або посвідка на проживання. Треба перейти в Меню — Дія.Підпис — Активувати Дія.Підпис — пройти перевірку за фото та придумати 5-значний код. І це все.

Крім підписання, Дія.Підпис можна використовувати для авторизації працівників у корпоративних системах чи застосунках.

Сервіс для роботи з працівниками вже використовує, до прикладу, аптечний холдинг АНЦ. Понад 7 000 відпусток працівники АНЦ оформили з використанням Дія.Підпису. За останні два місяці 60% працівників вибирають варіант підписання через Дію.

Сервіси Дії є безоплатними. З питань налаштування можна звернутися до команди впровадження Дії в Telegram @DiiaStart.

Більше про це

01 НОВИНИ

Компанія-резидент «Дія.City» зі США продовжує працювати в рф 

Додати в закладки

Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.

Знайшли помилку? Виділіть її і натисніть Ctrl+Enter

Завантаження...