Делегувати чи кооперувати? Гайд з ефективного наймання через рекрутинг-агентство

Один зі способів зібрати сильну команду — скористатися послугами зовнішнього рекрутингового агентства. Проте налагодити ефективну роботу з ним не так просто, як здається на перший погляд. 

Наприклад, є дві компанії з однаковими завданнями, схожими вакансіями та здоровими очікування. Проте перша буде в захваті від роботи з рекрутинговим агентством, а друга — ні. Чому одна компанія працює роками з тим самим підрядником, а інша змінює вже десятого й не може знайти саме того?

Причина — в вибраному підході до співпраці, вважає керуючий партнер рекрутингового агентства UPPeople Ед Назаренко. Залежно від завдання та команди підходів може бути два: делегування та кооперація. В своїй колонці Ед розбирає, як вони працюють та дає рекомендації з власного досвіду.

Делегування

Суть підходу — в повній автономності. Команда агентства бере в роботу вакансію, фіксує етапи проєкту, планує графік, підбирає інструменти. В результаті приводить цільових кандидатів. Більшість компаній мріють саме про таку роботу. Їм хочеться просто заплатити та отримати результат. Проте у такого підходу є одна проблема — він працює не з усіма компаніями і вакансіями. 

Що на це впливає? Передусім — наскільки чітко компанія може сформулювати запит. Це залежить від наступних чинників:

• На цій позиції працює вже досить багато людей — і ви чітко розумієте необхідний профіль.
• Маєте деталізований до дрібниць job description. Робота кандидата буде стовідсотково йому відповідати.
• У вимогах до кандидата немає пунктів, які ви оцінюєте індивідуально під час співбесіди.
• Надзвичайно налагоджений процес хайрингу. Компанія вчасно виконує свої завдання, дає зворотний зв’язок та пропускає кандидатів через свої руки.

Якщо все сходиться, то вам варто найняти команду, якій можна просто делегувати. Вони виконають завдання.

Кооперація

В цьому підході множимо сили рекрутинг-команди та компанії, щоб отримати найкращих кандидатів. В такому випадку агентство виступає, як другий пілот. Бо тільки роботодавець знає, хто спрацюється з CTO, потрапить в culture-fit та має необхідний рівень хард-скілів. 

В такі кейси може входити пошук:

• працівників C-level;
• працівників в ситуації, якщо ви не компанія, до якої стоїть черга кандидатів 24/7.
• розробників зі специфічним стеком (особливо, якщо їх близько 20 на ринку).

Крок №1. Якщо у вас є шість годин, щоб зрубати дерево, витратьте перші чотири на те, щоб заточити сокиру

«Заточуванням сокири» в рекрутингу називають фазу дискавері. Її суть в тому, щоб: 

• зрозуміти культуру компанії;
• визначити бізнес-завдання, які повинен розв’язувати цей конкретний найм;
• зафіксувати пріоритетні критерії кандидатів. 

Якщо цього не зробити — рекрутинг-команда не зможе підібрати інструменти й правильно побудувати проєкт найму.

Дискавері потребує більше участі компанії на старті, але надалі в процесі рекрутингу вона буде залучена набагато менше.

Приклад:

Уявімо, що компанія не розуміє до кінця, хто їй потрібен і не може сформувати опис вакансії. Відповідно рекрутинг команда запропонує нерелевантних кандидатів. HR витратить багато часу на їхній відбір та більшості відмовить. Після цього зробить висновок, що рекрутинг-команда некомпетентна. Це затримає процес найму, і всі будуть змушені повернутися на старт.

Що охоплює дискавері-фаза

1. Опис позиції:
   • Must-have та nice to have критерії — щоб не шукати занадто комплексного кандидата за рисами, якими насправді можна пожертвувати.
   • Актуальні завдання для кандидата.
   • Очікування хайринг-команди та очікування технічної команди.
2. Рекрутинг воронка: узгоджується покроковий процес найму та фіксуються завдання кожної сторони.
3. Хайринг план: всі ресурси та інструменти, необхідні для проєкту:
   • Фіксується план проєкту на основі узгоджених завдань.
   • Описуються ресурси, інструменти та команда, яку виділяють під проєкт.
   • Таймлайн на кожен етап, щоб вкластися в дедлайн.
4. Культурні особливості: окремо фіксується культура компанії та конкретної команди, в яку наймають, щоб знайти кандидата, який точно впишеться.
5. Розраховується реальний бюджет: всі чинники вище впливають на вартість рекрутингу.

Крок №2. Якщо сіли в літак — довіряйте пілоту

Співпраця починається з того, що кожна сторона розуміє, в чому її основні завдання. Для рекрутинг-команди — це знайти максимально релевантних і зацікавлених кандидатів:

• Релевантних — тобто таких, що відповідають вимогам. 
• Зацікавлених — тих, що ознайомлені з компанією, розуміють етапи хайрингу та готові через них проходити. 

Це називається ICP (Ideal Candidate Profile — Профіль ідеального кандидата). Він виглядає так:

• Підходить за всіма критеріями вакансії.
• Розділяє цінності та місію.
• Зацікавлений працювати в цій компанії.
• Готовий пройти необхідні етапи рекрутингу.

Щоб виконати це завдання, команда має:

1. Пройти діскавері фазу.
2. Отримувати швидкі фідбеки на кандидатів, яких вона пропонує.
3. Отримувати зворотний зв’язок, який уточнює профіль кандидата і вимоги — дозволить оптимізувати процес рекрутингу.

Якщо не довіряєте рекрутинг-команді на діскавері-фазі, тоді краще шукати іншу. Вам просто не вдасться стати ко-пілотами.

Часові рамки роботи з вакансією

Правило №1: Воронка хайрингу займає два-три тижні

Якщо не закривати вакансію за цей період, то можна не зробити цього й за місяць. В кандидатів створюються враження, що з компанією щось не так. Вони навіть раціонально собі не можуть пояснити, чому саме — це інтуїтивне відчуття. 

Правило №2: Фідбек кандидату займає два-три дні

Кандидати, що чекають фідбек тиждень, перестають ними бути. Вони вже отримують офер від іншої компанії або просто не хочуть відповідати на ваш.

Приклади антикейсів:

• Рев’ю кандидата займало два з половиною тижні. Коли ж воно закінчилось, то компанія не могла зрозуміти, чому він не відповідає. 
• Кандидату, що знаходився на фінальному етапі воронки найму, не давали зворотний зв’язок 17 днів.

Якщо довго наймати чи ухвалювати рішення, то отримаєте лише найкращих з найгірших. Найкращі з найкращих вже прийняли інший офер.

Тому завдання компанії — швидко процесити кандидатів та давати зворотний зв’язок. Це зробить найм ефективним. Навіть коли на ринку рецесія, хороших кандидатів завжди менше, ніж роботодавців. 

Крок №3. Ставте на одного бійця

Ставка на одного бійця — це робота з однією рекрутинг-командою. Погляньмо на переваги та недоліки роботи з кількома командами та ексклюзивного підходу (з одним агентством):

Робота з кількома командами

Переваги:

• Диверсифікація ризиків.
• Тестування команд, пошук найсильнішої.
• Можна отримати більше CV (не обов’язково).
• Іноді кандидата знаходять швидше.

Недоліки:

• Страждає HR-бренд: кандидати не будуть в захваті, що щодо однієї вакансії їм пише три рекрутери.
• Більший шанс відмови: з тієї ж причини.
• Потребує пропорційно більше часу, ніж комунікація з однією командою.
• Підписання кількох пакетів документів.

Ексклюзивний підхід

Переваги:

• Нижчі витрати часу на брифінг та операційні комунікації. Команда вже знає ваші вимоги, цінності та цільові портрети кандидатів. 
• Простий фінменеджмент. Не потрібно багато разів підписувати контракт.
• Партнерство, а не просто найм виконавця.

Недоліки:

• Є ризик, що команда може не закрити вакансію.
• Якщо немає позитивних кейсів роботи з командою, потрібно витратити час, щоб «притертися».
• Потрібно витратити більше часу на етапі відбору.

Командна робота

Щоб не було ситуації «хто перший — того й взуття» при одночасній роботі кількох агентств в проєкті, можна спробувати розділяти профілі. 

Наприклад, одна команда закріплює за собою вакансії Flutter-кандидатів, інша — займається бекенд-кандидатами. Так можна менше перетинатися й не заважати одне одному.

Якщо ж брати однакові вакансії, щоб прискорити пошук, виходить зворотний результат. Більше команд — дорівнює більше комунікації у HR-менеджерів, які зазвичай і без того дуже завантажені. Також від цього потерпають кандидати. До них може прийти п’ятеро рекрутерів з однаковою вакансією. Це викликає відчуття: компанія не може організувати процес найму.

Крок №4. Ставтесь до кандидатів, як NASA до запуску ракети

Згадайте, як виглядає створення та запуск ракети. Сотні інженерів кілька років будують апарат і продумують кожну з сотень тисяч маленьких деталей. Фахові інженери зробили все, що тільки могли. Проте усвідомлюють: помилки та невдачі можливі. Проконтролювати та підстрахуватися від усього не вийде.

Якщо найкращі розуми планети враховують людський фактор, то ми можемо на 100% бути впевнені, що він зіграє роль і у процесі хайрингу. 

Варто брати приклад з космічних агентств та створювати хоча б свій Центр управління польотами. В хайрингу цю функцію виконує ATS (Applicant tracking system) — по суті CRM для кандидатів. Головні її функції — тримати в порядку процес наймання, вчасно відповідати кандидатам, не губити їх та ухвалювати рішення щодо кожного в контрольованому середовищі.

Якщо раніше ваші CV зберігались файлами на пошті, а комунікації про кандидатів в месенджері — забудьте і налаштуйте ATS.

Замість висновків

• Кооперація в рекрутингу працює, якщо вам потрібна «голова», а делегування — якщо необхідні «руки».
• Немає правильного підходу, існує лише той, що підійде конкретно вам. 
• Проаналізуйте свої успішні та не дуже найми за останній рік. Перевірте, чи працювали ви з «руками» там, де потрібна «голова», і навпаки. Якщо так, то сподіваємось ця стаття допоможе вам наймати швидше та успішніше в майбутньому.