Видання Quartz опублікувало добірку порад, як ефективно і з задоволенням проводити робочі зустрічі. Переказуємо головне.
Що сталося
У січні Shopify вийшов на новий рівень боротьби з нарадами, скасувавши 322 000 годин зустрічей з командою. До таких кроків вдаються, аби підвищити продуктивність команди. Проте, фахівці кажуть, що це може не дати бажаного ефекту. Наприклад, компанія Zoom раніше запровадила політику мінімальних внутрішніх зустрічей, а згодом скасувала це рішення. Мовляв, відсутність зустрічей стала «бар’єром для співпраці».
Ось добірка порад, як ефективно із з задоволенням проводити робочі зустрічі, щоб вони перестали асоціюватися з непродуктивністю та нудьгою.
Чітко визначте причину
Найважливіше, чого часто бракує нудним зустрічам, — мети. Завжди ставте запитання: для чого ця зустріч? Учасники повинні приходити на збори з готовністю вчитися й розвиватися та відчувати, що керівники поважають їхній час. Метою проведення зустрічі можуть бути:
- обмін важливою інформацією;
- отримання зворотного зв’язку;
- спільна робота над кейсом або над новим проєктом;
- розв’язання проблеми тощо.
З гарної мети випливає й окреслена адженда: теми для обговорення, заходи, які потрібно спробувати, і очікувані результати.
Навчання на першому місці
Є кілька випадків, коли зустріч є вкрай необхідною, і тренінг — один з них. Якщо зустріч обіцяє надати нові навички або закріпити вже наявні, вона є важливою для прогресу та успіху члена команди на роботі. Навчальні зустрічі створюють безпечний простір для невдач, забезпечують моделювання успіху, а також дають можливість попрактикуватися та адаптуватися до зворотного зв’язку в режимі реального часу.
Зосередьтеся на цінності, а не на регулярності
Якщо керівник не надає справжню цінність у кожній розмові та не впливає на цілі, він забирає дорогоцінний час. Співробітникам не обов’язково зустрічатися постійно, але щоразу має бути якісна підготовка: мова, знову ж таки, про чітку мету, визначений та ефективний порядок денний, а також практичні інтерактиви.
Важливо створити ціннісний ресурс зустрічі, склавши список переваг. Що можуть отримати учасники? Чи підуть вони з неї у співпраці з колегами? Чи стануть вони більш зрозумілими в спілкуванні?
Підготовка керівника
Керівнику важливо втілити в життя мету зустрічі вже в процесі. Лідери, котрі взаємодіють ефективно, не просто стоять посеред кімнати, читають лекцію або теревенить. Вони активно заряджають енергією та зацікавлюють учасників. Це означає, що керівникам потрібно зосередитися на плануванні. Робити зустрічі командними, з практичними кейсами.