Как написать пресс-релиз, который опубликуют? Рассказывают PR-специалисты Минцифры, MacPaw и Alina Pash
Любую статью можно сохранить в закладки на сайте, чтобы прочесть ее позже.
Режим чтения увеличивает текст, убирает всё лишнее со страницы и даёт возможность сосредоточиться на материале. Здесь вы можете отключить его в любой момент.
Пресс-релиз — удобный способ донести новость до медиа и получить доступ к широкой аудитории. Но велика вероятность, что ваш текст просто затеряется, если вы написали пресс-релиз неправильно или выбрали неподходящее издание.
Узнали у Head writer Министерства цифровой трансформации Иванны Павлюк, PR и Media Manager MacPaw Юлии Петрик и PR-менеджера Alina Pash Иванны Гавлюк, как выглядит правильный пресс-релиз и на какие моменты обратить внимание при его подготовке.
Что такое пресс-релиз и зачем он нужен
Пресс-релиз — это информационное сообщение компании или учреждения, предназначенное для журналистов. Они бывают такими:
- Анонсирующий пресс-релиз — сообщает о предстоящем событии.
- Информационный пресс-релиз — информирует журналистов, например, об изменениях в компании или других новостях.
- PR-релиз — создан для продвижения компании или человека в обществе.
- Пресс-релиз официальных лиц — как правило, это заявления.
Пресс-релизы решают такие задачи:
- повышение узнаваемости бренда;
- привлечение новых клиентов, увеличение количества продаж;
- контроль имиджа бренда;
- построение устойчивых отношений с журналистами/целевой аудиторией.
Распространенные ошибки
Чтобы понять, какой пресс-релиз заинтересует журналистов, нужно разобраться в самых распространенных ошибках таких текстов.
- Никакого цифрового этикета. Иногда пресс-службы игнорируют элементарные правила: отправляют пустое письмо с прикрепленным файлом пресс-релиза либо шлют релизы по несколько раз в день. Проявите уважение к адресату: напишите кратко в теле письма, кто вы и о чем хотите сообщить в своем тексте.
- Слишком много текста. Отличие пресс-релиза от статьи — в его лаконичности. Многие пиарщики пытаются подготовить полноценную статью, но журналисты редко ставят такие тексты без редактуры. Во-первых, у них нет времени вчитываться в длинные статьи пресс-служб. Во-вторых, информация в таких текстах подана с позиции одной компании или лица, а журналистам для текстов нужны несколько точек зрения для объективного освещения ситуации.
- Реклама, а не пресс-релиз. Этой ошибкой в своих новостях чаще всего грешат молодые компании и стартапы. Они не всегда понимают, в чем разница между рекламным релизом и анонсирующим/информационным текстом. Вместо краткой информации по сути можно увидеть хвалебную оду компании или коммерческое предложение.
- Не преувеличивайте и не округляйте. Не стоит употреблять в пресс-релизе слова «передовая», «ключевая», «флагманский продукт», если ваша компания только запустилась. Важно также проверять все цифры и факты в тексте. Если журналисты узнают, что вы слукавили, репутация компании пострадает.
- Сто адресов в копии. Если вы хотите, чтобы ваш пресс-релиз появился в конкретном издании, стоит потрудиться и подстроиться под его формат, а не рассылать одно письмо с новостью всем подряд. Например, Vector специализируется на креативной экономике, поэтому нам важны показатели компании, статистика, четкие результаты. Инфоповоды должны быть релевантны тематике издания. Нет смысла отправлять новость о новом слоне в зоопарке ни нашему медиа, ни сайтам о моде, ни изданию о классической музыке.
- Всем всё понятно. Отраслевые пресс-релизы часто переполнены терминами, аббревиатурами, англоязычными лексемами. Если ваша целевая аудитория — не профильные специалисты, тогда такой текст, скорее всего, останется без внимания.
Каким должен быть пресс-релиз
Новизна, актуальность, информативность — это три кита пресс-релиза. Для начала определяем, какой тип пресс-релиза вы готовите. Вторым этапом будет выбор целевой аудитории. В зависимости от нее подбираем формат текста.
Если вы работаете в креативной индустрии, пресс-релиз может отражать стиль вашего бренда. Если ваша ЦА — бизнес или госструктуры, то неуместная креативность, наоборот, может негативно сказаться на вашей репутации.
«Не каждое событие должно сопровождаться пресс-релизом. Иногда достаточно письма-приглашения в редакцию. Пресс-релиз — официальный документ от лица компании по стандарту, а письмо, как правило, короче, с меньшим официозом и в более дружелюбном тоне», — поясняет Юлия Петрик.
Для пресс-релиза важен тщательно обдуманный заголовок. Следует вместить максимум информации в предложение длиной до 10 слов. Второй момент — лид (lead) текста. В нем мы отвечаем на основные вопросы: кто, что, где, когда, почему, как и зачем. Правильная расстановка слов в предложении поможет читающему пресс-релиз быстрее разобраться в том, что вы хотите донести.
Дальнейшую информацию в пресс-релизе стоит размещать по принципу перевернутой пирамиды, которую обычно используют в новостях: от самого важного к деталям.
- Первый абзац подробнее раскрывает новостной повод из заголовка.
- Во втором приводятся детали того, что сказано выше.
- В третьем можно дать цитату, лаконичную и отражающую главный PR-месседж. Здесь можно разместить и другие вложения: графики, изображения, статистику.
- Завершается текст дополнительной информацией: второстепенными фактами, цифрами, контекстом события.
В конце должна быть контактная информация. Например, номер или почта пресс-службы, где журналист может уточнить данные для новости.
Язык, форма, время
Ежедневно писать пресс-релизы — сложно, подбирать нужные слова — еще сложнее. Избегайте канцелярита и штампов. Например:
Не подменяйте действие процессом и старайтесь использовать глаголы в действительном залоге. Это придает тексту динамику. Оптимальный объем пресс-релиза — 1800 знаков.
Иванна Гавлюк рекомендует не забывать об оформлении пресс-релиза. Если ваша фирма только начинает работу, важно заранее продумать шаблон пресс-релиза. В него входит:
- определенный шрифт и кегль;
- внедрение цветов и айдентики компании;
- определенный порядок подачи информации.
Такой шаблон помогает журналистам быстрее разбираться в информации, а также выделяет ваш пресс-релиз среди других.
Третий важный момент — время. Допустим, вы открываете филиал или готовитесь представить новое руководство. Массовый пресс-релиз для СМИ об этом событии стоит писать день в день. Если хотите видеть на мероприятии определенных журналистов или гостей, нужно сообщать новость заранее, минимум за сутки. Это поможет редакции подготовить более качественный анонс, а не просто скопировать текст из пресс-релиза. Также журналисты успеют спланировать посещение вашего события.
Если готовите крупное мероприятие (например, конференцию или фестиваль), отправьте пресс-релиз в медиа за несколько недель или месяцев до события.
Так журналисты смогут вовремя аккредитоваться и подготовиться к ивенту — определиться с аспектами для освещения, либо заранее подготовить материалы с ключевыми спикерами.
По словам Иванны Гавлюк, у каждой пресс-службы есть «свои» медиа и журналисты. Под этим словом, как правило, подразумеваются издания, которые пишут о вашей компании/индустрии чаще остальных. Опытный PR-менеджер дает таким медиа не шаблонный пресс-релиз, а чуть больше эксклюзивов, чем остальным. Например, больше фотографий, расширенные комментарии спикеров или важную новость, которую медиа получит раньше остальных.
Будьте гибкими и отзывчивыми. Иногда журналисты, просмотрев пресс-релиз, пишут, что им интересна ваша тема, но они хотят подать ее в другом ключе. Помогайте, подсказывайте, оперативно отвечайте — это улучшает общение с журналистами и в будущем поможет расширить список «своих» изданий.
