Як ставити влучні питання на ділових зустрічах — 3 приклади

Під час зустрічей із клієнтами та колегами ми частіше задумуємось над тим, як говорити правильні речі замість як ставити влучні питання. Такий підхід веде до втрачених можливостей. Принаймні так вважає коуч та консультант Тійс Бесьє. На його думку, правильні запитання можуть значно пришвидшити ваш кар’єрний ріст. У своїй колонці для Harvard Business Review він пояснює, які запитання є якісними та дає рекомендації щодо того, як їх ставити. Ми підготували скорочений та адаптований переклад цього матеріалу.

Чому важливо ставити влучні запитання

Я працюю консультантом уже десять років. У цій ролі ваша основна мета — зрозуміти проблеми клієнта. Мова не тільки про те, із чим він бореться сьогодні, але й те, що сталося в минулому, та його бачення майбутнього. Лише тоді ви зможете запропонувати пораду, яка спрацює.

Звичайно, тут ключова навичка — вміння слухати. Проте не менш важливо (а може, навіть важливіше) — ставити правильні запитання. Як інакше ви отримаєте інформацію, необхідну для розробки рішень?

Мистецтво ставити влучні запитання не обмежується лише консалтингом.

У будь-якій галузі люди, які володіють цією навичкою, виглядають більш емпатичними. Вони також підвищують якість рішень та сприяють розвитку колективного інтелекту. Незалежно від того, чи ви маркетолог, менеджер проєктів, ілюстратор-фрілансер чи хтось інший — гарне запитання допоможе дізнатися більше про завдання, розкрити приховані можливості, досягти кращих результатів і пом’якшити непередбачувані ризики.

Щоб з’ясувати, як відточити цю навичку, я розпитав 12 колег-консультантів. Вони обіймають керівні посади в престижних компаніях, включно з McKinsey, Boston Consulting Group (BCG) та Deloitte. «Що, на вашу думку, є чудовим питанням?» — запитав я їх.

За допомогою відповідей мені вдалося виокремити три ключові характеристики якісних запитань.

Чудове запитання має показати, що ви ретельно підготувалися до розмови

• Замість питання: «Як справи у вашого бізнесу?»
• Спробуйте: «Я читав, що один із ваших основних конкурентів анонсував агресивну експансію в Латинській Америці. Мені хотілося б краще зрозуміти, як це впливає на стратегію компанії щодо збільшення частки ринку в Бразилії, про яку йдеться у вашому річному звіті?”
• Замість питання: «Яким би ви хотіли бачити новий вебсайт?»
• Спробуйте: «Я витратив час, щоб ознайомитися з новинами про вашу компанію. Із захопленням дізнався, що ви почнете продавати електровелосипеди й у Парижі. Це приголомшливо! Як би ви хотіли висвітлити це розширення на новому сайті, який я розроблю?».

Звіти, новини, LinkedIn — усе це надає контекст, необхідний, щоб поставити обґрунтоване запитання.

Про що б не запитували, вам потрібно показати клієнтові, колезі або менеджеру, що ви дійсно обізнані з ситуацією. Як наслідок — вони відчують вашу повагу та стануть більш схильними ділитися інформацією, яка сприятиме розвитку відносин та полегшить виконання вашої роботи.

Чудове запитання ілюструє вашу експертизу, але не виставляє її напоказ

• Замість питання: «Чи вважаєте ви, що ваші менеджери мають необхідні навички для керування віддаленими командами?».
• Спробуйте: «Протягом останнього кварталу ми допомогли двом клієнтам впровадити віддалену роботу. На основі цього досвіду ми визначили два вузькі місця в керівництві: здатність заохочувати членів команди до співпраці та чутливість керівників до сигналів щодо самопочуття співробітників. Як би ви оцінили вашу управлінську команду за цими двома елементами?»
• Замість питання: «Я вивчав маркетинг у всесвітньо відомому Колумбійському університеті і працював у найпрестижніших компаніях зі списку Fortune 500, допомагаючи їм успішно впроваджувати контент-маркетинг. Наскільки амбітною є ваша компанія щодо використання цього інструменту як додаткового каналу зростання?».
• Спробуйте: «Я дуже захоплений контент-маркетингом. Хотів би застосувати досвід, отриманий під час роботи з компаніями зі списку Fortune 500, щоб допомогти клієнтам розвивати їхній бізнес. Тому мені цікаво зрозуміти, як ваша компанія прагне використовувати контент-маркетинг як додатковий канал зростання?».

Коли дуже хочете показати себе, розмова починає обертатися навколо вас. Якісне ж обговорення вимагає, щоб обидві сторони отримали можливість висловитися й зрозуміти одна одну.

Так, ілюстрація вашої експертизи має вирішальне значення. Клієнт, наприклад, повинен знати, чи може він довірити вам свій бізнес. Проте вам не потрібний пишномовний монолог, щоб розказати, що ви можете. Нехай він буде стислим та виразним. Побіжно згадуйте про минулу роботу або навички, пов’язані з питанням, яке плануєте поставити. Не кажіть: “Я зробив X, Y, Z… і тепер у мене є це питання». Краще: «З мого минулого досвіду роботи з X, Y, Z я дізнався ось що… тепер мені цікаво…».

Пам’ятайте: що більше ви говорите, то менше часу залишається на те, щоб вислухати співрозмовника та зібрати необхідну інформацію.

Якісне запитання спонукає кинути виклик усталеним переконання

• Замість питання: «Як я зрозумів із нашої попередньої розмови, ви хотіли б підвищити задоволеність працівників роботою — як важіль для підвищення ефективності — за допомогою серії воркшопів для керівників команд. Виходячи з вашого досвіду роботи в компанії, які три найважливіші кроки потрібно здійснити, щоб це сталося?»
• Спробуйте: «З нашої попередньої розмови я зрозумів, що ви хотіли б підвищити задоволеність співробітників — як важіль підвищення ефективності — за допомогою серії воркшопів для керівників команд. Результати досліджень свідчать, що задоволеність роботою не є гарним предиктором ефективності, а ось залученість у роботу — так. І хоча лідерство відіграє величезну роль у підвищенні залученості до роботи, існує низка інших чинників (автономія, конструктивний зворотний зв’язок від колег тощо). Мені цікаво зрозуміти, наскільки вам резонує ця точка зору».
• Замість питання: «Отже, ви хотіли б організувати тригодинну зустріч раз на два тижні, щоб ми могли ділитися прогресом у цьому проєкті та узгоджувати подальші кроки. З ким мені слід зв’язатися, щоб перевірити наявність вільних слотів у календарі?»
• Спробуйте: «Повністю згоден, що нам важливо зберігати узгодженість та планувати на перспективу за допомогою щодвотижневих зустрічей. Цікаво, що наша компанія запровадила 20-хвилинні щоденні наради два роки тому. Спочатку я не був впевнений, що це спрацює. Проте мушу визнати, що вони допомогли нам рухатися вперед більш ефективно та швидко. Як думаєте, чи може такий підхід спрацювати у вашій команді?».

Навіщо використовувати питання, які змушують думати глибше й ширше та кидають виклик усталеним переконанням? Імовірно, ви отримаєте не лише відповідь, але й лояльність та довіру. Також вони можуть відкрити додаткові можливості. Наприклад, подібні питання здатні спровокувати обговорення більших, глибших викликів, які потребуватимуть вашого залучення.