Як сформувати запит на стратсесію і зрозуміти чи вона вам потрібна — 10 необхідних кроків

Що таке стратегічна сесія

Щоб розібратись, чи потрібна вам стратегічна сесія, давайте спершу визначимо що це. 

Це точно НЕ:

• Будь-яка щорічна зустріч вашої топкоманди, де ви збираєтесь обговорювати важливі поточні проєкти.
• Бюджетування.
• Звичайна брейнстормінг сесія топкоманди;
• Презентації лідерів напрямів своїх слайдів та табличок з досягненням року, після якої всі йдуть на святкову вечерю.

Всі перелічені зустрічі також важливі, проте не варто їх називати стратегічними сесіями. Бо вони ними не є. 

Якщо ви, наприклад, збираєтесь командою обговорити шляхи вдосконалення роботи компанії (підвищення ефективності, покращення процесів, управління змінами тощо), то краще назвати таку форму групової роботи сесією організаційного розвитку. 

Стратегічна ж сесія фокусується на пошуку рішень щодо розвитку компанії в середньостроковій чи довгостроковій перспективі. Вона може містити аналіз зовнішнього контексту і факторів, що впливають на компанію, аналіз внутрішнього контексту, мапування можливих сценаріїв розвитку майбутнього і власне вашу відповідь на все це, щоб бути успішними в майбутньому.

Також стратегічними сесіями називають сесії з розробки місії, візії та кристалізації цінностей компанії, бо це на верхівці піраміди, і якщо у вас взагалі нічого з цього немає, виходить немає навколо чого будувати вашу стратегію розвитку. 

Щоб відмежувати стратегічну сесію від решти інструментів менеджменту, не варто думати про неї як про зустріч. Це не просто зустріч. Стратегічна сесія — це процес, що охоплює набір різних заходів, одним з яких є зустріч керівництва компанії та ключових стейкхолдерів. Але і до цієї зустрічі й після неї має відбутись ще багато чого, щоб все спрацювало найкращим чином. Інтерв’ю, збір та аналіз інформації, валідування гіпотез тощо.

Якщо ви комплексніше подивитесь на це поняття, то стане зрозуміло, чому професійний фасилітатор, що спеціалізується на проведенні стратегічних сесій, радше відмовиться від запиту: «Ми шукаємо фасилітатора для проведення стратегічної сесії в цю п’ятницю/на наступному тижні».

Я люблю казати своїм клієнтам, що гарна стратегічна сесія це — «вишенька на торті», а не зустріч, де топкоманда вперше сідає подумати про майбутнє. До стратегічної сесії варто готуватись, інакше рівень ідей та рішень на сесії буде зовсім не «стратегічний». 

Чому стратегічна сесія — корисний інструмент 

Хоча б тому, що за всією операційкою важко помітити велику картину. Найсвітлішим розумам компанії треба регулярно виділяти фокусний час, щоб піднятись над сьогоденням. Подивіться на Матрицю Ейзенхауера і запитайте себе, в який квадрант у вас потрапляє розв’язання питань щодо бачення розвитку компанії, наприклад, в горизонті 3-5-7 років і підготовка до цього майбутнього: 

• Терміново та важливо.
• Не терміново, але важливо.
• Терміново, але неважливо.
• Не терміново і не важливо.

Якщо ви відповіли «терміново та важливо», передбачаю, що ви вже маєте стратегію і ключові члени команди можуть одностайно відповісти, куди ви як компанія хочете прийти в цей термін, чому/навіщо, і яким способом ви туди збираєтесь йти. Тоді вам зараз не потрібна стратегічна сесія, можете збирати топкоманду тільки для регулярного калібрування. На цих зустрічах варто аналізувати, чи змінився зовнішній та внутрішній контекст настільки, що вам треба змінити свою стратегію. Додатково можете проводити сесії організаційного розвитку розширеним складом, щоб шукати шляхи, як краще та ефективніше реалізовувати спільну стратегію.

Якщо ж всього цього у вас немає, навряд чи це насправді було «терміново та важливо». Схоже на те, що як і у великої частини управлінців та підприємців у вас питання роботи зі стратегією на майбутнє лежить в кошику «не терміново, але важливо». Воно й логічно — операційка з’їдає весь час та увагу. То тут горить, то там треба тушити, тут взагалі беклог нерозібраний висить, тут не виконали поточні показники, а ще треба зрозуміти, що робити з вигоранням команди чи з незакритими вакансіями. І так щодня/щомісяця і вже рік промайнув. 

Та зрештою неважливо наскільки завзято ви вирішуєте виклики сьогодення, якщо виявиться що це не зовсім те, або навіть зовсім не те, що треба було робити з огляду на «Де ви хочете опинитись і ким стати за 3-5 років і що для цього насправді треба». 

В яких ситуаціях не варто проводити стратегічну сесію

10 кроків, як сформувати запит на стратегічну сесію і почати її готувати

Відповідь на це запитання залежить від того, на якій фазі життєвого циклу компанії ви зараз це читаєте, і хто саме читає — власник/СЕО компанії чи інший член топкоманди. Я не просто так згадала різні ролі, бо вже спостерігала, коли на думку першої особи стратегувати з командою не потрібно, то навіть якщо сесія станеться, висока ймовірність, що продукт сесії піде в стіл.

Якщо ви перша особа компанії, і хочете зрозуміти, як це працює, то ось типові кроки:

1. Спитайте себе, чому взагалі з’явилась думка, що вам зараз потрібна стратегічна сесія з командою. Чи знаходите ви для себе відповідь на запитання: «Що станеться або чого не станеться, якщо зараз цю сесію не робити?».

2. Оберіть, на який горизонт ви хочете з командою дивитись вперед і сформулюйте для себе, що ви точно хочете, щоб компанія досягла в цей термін. Припустімо, що решту рішень ви готові розділити з топкомандою, але певно є щось, що точно очікуєте ви або інвестори від компанії.

3. Якщо ви плануєте проводити сесію з зовнішнім фасилітатором або консультантом, то вже на цьому етапі, маючи для себе відповідь на перші два запитання, можна під’єднувати експерта. Бо звідси він вас суттєво прискорить і полегшить подальший шлях. Якщо ж плануєте проводити сесію внутрішніми силами, то переходьте на наступний крок.

4. Виберіть одну ключову стратегічну проблему/стратегічну задачу, вирішення якої найбільше наблизить вас до бажаного стану. Звісно, щоб обрати, спершу варто побрейнстормити та виписати їх якомога більше, а вже потім, групуючи та пріоорітезуючи, вибрати одну задачу для сесії. Робити це можна з командою, бо ви бачите ситуацію по-різному, і в цій різносторонності коридорів мислення — сила.

Щоб дати вам більше конкретики, ось декілька прикладів можливих стратегічних проблем/задач: 

• Ми прагнемо розширити свою присутність на нові ринки/нові ЦА, але не маємо розуміння як і з чим туди йти.
• Конкурентне поле змінилось і такі-то гравці забирають наших клієнтів;
• Попит на наші послуги в фокусних гео знизився;
• Наша бізнес-модель не дає нам масштабуватись;
• Наш основний продукт вийшов на плато.

5. Зробіть рефреймінг проблеми/задачі в запитання. Це і буде фокусне запитання вашої стратегічної сесії. Наш мозок працює краще, коли шукає відповіді на запитання.

6. Визначте, з якими артефактами/продуктами ви хочете вийти з сесії. Що конкретно має залишитись на руках. Продукт задасть обсяг сесії та допоможе усвідомити, через який процес треба буде пройти групі, аби досягти цілей і скільки приблизно часу потрібно на цю задачу.

Часто до фасилітаторів чи консультантів зі стратегії приходять із готовим запитом: «Нам потрібно провести сесію в грудні, тривалість 2 дні». Коли фасилітатор починає уточнювати, яку задачу має вирішити група, що з попередньої роботи вже зроблено, а з чим треба вийти, виявляється, що про це або ще не думали (і тоді запитання, звідки взялось рішення, що це має тривати 2 дні?), або поставлені цілі неможливо якісно виконати за такий час. Тому, якщо ви плануєте сесію вперше, краще починати з визначення задачі, а не прив’язуватись відразу до її тривалості.

7. Сформуйте команду. Подумайте, кого з команди чи з інших стейкхолдерів обов’язково треба залучити в роботу над цією задачею, і на яких етапах. Це не золоте правило, та все ж, в основну групу залежно від компанії, контексту та задачі можна запросити від 8 до 15 учасників. Окремо треба продумати, на яких етапах вам важливо буде точково під’єднати тематичних експертів, а коли й під що вже залучати розширений склад. 

8. Разом з обраною командою, обговоріть, якою вони бачать мінімально необхідну підготовку до сесії для якісного розв’язання цієї задачі. Яку інформацію обов’язково зібрати, на яку аналітику подивитись, з ким поспілкуватись. 

Тут можуть бути дві нездорові крайності — або нічого не збирати та приходити на сесію без підготовки, або занадто заритись в аналітику. Тому фраза «мінімально необхідна підготовка» має бути вашим орієнтиром.

9. Під все вищезазначене залишилось розробити сценарій процесу. Що/як/коли має відбутись до сесії + які фреймворки, обговорення та вправи, в якій послідовності + що/як/коли має відбутись після сесії. Гарні новини: якщо в пункті 3 ви обрали працювати з фасилітаторами чи консультантами — ця робота на них. 

10. Насолоджуйтесь сесією. І будьте готові, що в процесі обговорень ви з групою можете вийти на щось неочікуване, що значно міняє сценарій і не завжди розумно триматись за первинний план. Тож адаптуйтесь на ходу. 

На що звертати увагу, підбираючи консультанта із стратегії

Обираючи експерта, у першу чергу поставте собі запитання: «Чи хочу я, щоб мені надавали поради та рекомендації з ідей/напрямів розвитку в процесі?». Якщо так, то схиляйтесь до вибору консультанта з досвідом у вашій галузі, або з досвідом вирішення таких бізнес-задач. 

Якщо ні, і ви хочете, щоб ваша команда самостійно приймала всі рішення, а від залученого фахівця очікуєте експертизи в організації процесу, варто звернутися до фасилітатора. 

Фасилітатор — це людина, яка, зібравши ваші запити, допоможе побудувати ефективний процес підготовки та проведення сесії. На стратсесії фасилітатор керуватиме груповою динамікою, допомагаючи групі структурувати обговорення, ставлячи правильні запитання та підтримуючи фокус на результаті.

Запам’ятайте: фасилітатор під час сесії не має право оцінювати ваші ідеї, пропонувати свої та голосувати з групою за будь-яке з рішень. Продукт сесії — це повністю ваша заслуга і відповідальність. 

Якщо ви зупинили вибір на фасилітаторі, то пам’ятайте, що ви обираєте не тільки експерта, а й людину. Жодне резюме не покаже, чи станеться у фасилітатора match з командою. А він має статись!

Бо в процесі підготовки та проведення сесії між вами має виникнути довіра. Члени команди в задачах з такими високими ставками можуть проявлятись по-різному. Бути вразливими, емоційними, наполегливими, байдужими, обережними, ризикованими, відвертими, опиратися змінам тощо. І краще, щоб вони під час сесії відчували, що можуть бути собою. Бо саме в таких просторах народжується щось нетривіальне. 

Якою гарною порадою із стратегічних сесій часто нехтують компанії? Робота над стратегією має бути окремим регулярним процесом впродовж року, а не однією сесією в грудні. 

Робота над помилками, якщо цілей з минулої сесії не досягнуто

Це питання дуже пов’язано з попереднім. Ви не маєте тільки через рік дізнатись, що цілей не досягнуто. У вас повинні бути проміжні вимірювальні показники успіху, за якими вже після першого кварталу можете усвідомити, що не досягаєте цілей. Перший крок в такій ситуації — провести ретроспективу, аби розібратись в причинах такого перформансу. Другий крок — прямо зараз працювати з тим, що ви знайшли. 

Для мене це звучить як план лікування, який розписали пацієнту. У нього регулярно беруть проміжні аналізи, щоб побачити, чи покращується стан. Якщо ж ні, то одразу калібрують план, повністю міняють препарат чи навіть ставлять під сумнів попередньо сформований діагноз і запускається повторна діагностика. Якщо перед вами стоїть ціль, ви не будете жартувати зі своїм здоров’ям і чекати зустрічі з лікарем наступного року, ви будете постійно тримати руку на пульсі. Ось і з бізнесовими цілями вчиняйте так само. 

Більше про це

01 БІЗНЕС

Корпоративні бенефіти, які мають сенс. Що насправді важливо для працівників 

Додати в закладки

Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.

Далі

Завершити

Реклама у Vector

Знайшли помилку? Виділіть її і натисніть Ctrl+Enter