Якщо ви не плануєте, ви плануєте провал: 6 кроків, щоб покінчити з фінансовим хаосом у компанії

Фінансове планування — не найромантичніша частина розвитку власного бізнесу. Особливо на старті, коли в умовах обмежених ресурсів доводиться бути і CEO, і СМО, і CFO. Фінансовий консультант Альона Мисько у своїй колонці для Vector наводить 6 правил, які допоможуть приборкати хаос у фінансах.

Крок 1. Позбудьтесь мільйонів таблиць і головного болю

Якщо у вас немає адекватної бухгалтерії, чіткого контролю коштів і обліку транзакцій в компанії, то решта пунктів не мають сенсу. Правильні рішення нічого не варті, якщо вони приймаються на основі помилкових цифр. Про вибір даних для аналізу поговоримо у третьому пункті, а зараз зупинимось на їх контролі.
Щоб було простіше, перейдіть з Excel-таблиць на фінансову програму або зв’яжіть всі Excel-таблиці між собою. Головне — створити єдину систему. Залежно від потреб і розміру бізнесу ви можете обрати Xero, Zohobooks, Finmap або інші програми. В Xero і Zohobooks є багато додатків для аналітики, які можна підв’язати до фінансової частини. Наприклад, у Xero є додаток WorkflowMax, де можна одразу трекати час і рахувати вартість години кожного працівника чи проекта. Ця програма добре підходить для малого бізнесу у сфері послуг.

Там все автоматизовано і є основні фінансові звіти: Cash Flow, P&L, баланс. Раджу почати з першого звіту і внесення всіх транзакцій, а вже після цього переходити до інших форм. На старті доведеться витратити трохи часу для запуску програми або автоматизації і звикати перші кілька місяців, зате потім ви не будете витрачати вечори чи вихідні на розрахунки.
Так ви зможете навести лад у фактичних цифрах і нарешті побачите залишки коштів на рахунках, прибуток, доходи і витрати за кожним напрямом діяльності.

Крок 2. Плануйте, щоб прийти до своєї цілі

Якщо ви не плануєте, ви плануєте провал. Ваша компанія, може, і проживе рік без планування, але явно буде розвиватися не за вашим планом.
Як правильно планувати?

• Проведіть стратегічну сесію всередині компанії, щоб вибрати свої глобальні та короткострокові цілі.
• Складіть карту розвитку бізнесу на кожен місяць протягом наступного року з урахуванням визначених цілей.
• Складіть прогноз продажів у декількох сценаріях. Враховуйте різні вхідні фактори, від яких залежить дохід. Не пишіть абсолютні цифри, а продумайте, які фактори збільшують/зменшують дохід: воронка продажів, маркетинг, PR-активності. Потім привяжіть до них доходи.
• Розпишіть витратну частину бізнесу: які витрати будуть незмінними із місяця в місяць, а які при зростанні доходів теж зростатимуть (відсоток від продажів, відсоток від проекту підрядникам та інші).
• Закладайте непередбачувані витрати. Почніть з 10%, а згодом аналізуйте і вирахуйте свій % для бізнесу.
• Плануйте не тільки на рік і місяць, а й на тиждень. Це допоможе уникнути касових розривів і завчасно попередити проблему.

Крок 3. Станьте аналітиком

Коли ви нарешті маєте адекватні звіти і плани, вам потрібно знайти час і сили для їхнього аналізу. Виберіть основні показники, які ви будете аналізувати кожного дня/тижня/місяця. Важливо аналізувати не лише фінансові, а й операційні показники. Наприклад, завантаженість і кількість активних проектів. Такі показники є тригерами, чому реальні цифри відрізняються від запланованих.
Для кожного дня це:

• кількість і сума проданих контрактів;
• фактичні надходження оплат від клієнтів;
• залишок коштів на рахунках.

Для кожного тижня:

• план/факт надходжень і витрат за тиждень;
• план оплат і надходжень на наступний тиждень;
• перевірка, чи вистачає коштів на оплати.

Для кожного місяця:

• аналіз Cash Flow — скільки прийшло, пішло і залишилось коштів;
• аналіз зобов’язань: що ви винні і що винні вам;
• аналіз прибутковості загалом по компанії і по кожному проекту;
• завантаженість команд/працівників. За допомогою цього показника можна зрозуміти, чому ви відхиляєтеся від плану і рівень прибутку не той, який планували;
• план на наступний місяць — чи потрібно вносити до нього зміни;
• скільки коштів потрібно залишити в бізнесі.

Крок 4. Рахуйте, щоб працювати в плюс

Розрахунок собівартості в бізнесі з надання послуг напряму залежить від вартості однієї людини для компанії.
Щоб правильно разрахувати собівартість, дайте відповіді на такі питання:

1. Скільки коштує в місяць кожен спеціаліст в компанії?
2. Які додаткові витрати, крім зарплати, я несу на його утримання? Оренда місця, кава, чай, печиво?
3. Скільки триває відпустка у кожного працівника? Скільки неробочих днів мені потрібно покривати за рахунок компанії?
4. Яка максимально можлива завантаженість кожного працівника? Яка була найменша? Яка середня завантаженість протягом останніх місяців?
5. Скільки коштує одна година кожного спеціаліста при різних рівнях завантаженості?
6. Якого рівня прибутковості компанії я хочу досягти?
7. Які в компанії є типи послуг за складністю виконання?
8. Які ціни на ринку у моїх конкурентів?
9. Яку ціну я пропоную своїм клієнтам за годину певного спеціаліста або команди?

Крок 5. Правильно вилучайте кошти з бізнесу

У вас мають бути окремі рахунки: ваш особистий і компанії. Не змішуйте власні кошти і кошти бізнесу. Якщо ви займаєтесь операційною діяльністю, поставте собі зарплату. Якщо ні, то ваші кошти — це лише розподіл дивідендів.
Як забирати свою долю так, щоб загнати бізнес в касовий розрив? Розподіляйте дивіденди за залишком коштів на рахунку.
Як забирати свої дивіденди так, щоб бізнес не постраждав? Розподіляти дивіденди за прибутком.
Як правильно розподілити дивіденди?

1. Розраховувати його з прибутку наприкінці кожного місяця.
2. Не забирати весь прибуток собі!
3. Розуміти, скільки з прибутку треба відкласти на резерв.
4. Знати, скільки фізично коштів потрібно залишити в бізнесі на покриття поточних витрат.

Універсального правил, скільки конкретно коштів можна вилучати і з якою періодичністю, не існує. Кожна компанія має випрацювати зручну для себе систему.

Крок 6. Data is your answer

Правильні фінанси в компанії — це про дані, які ви збираєте і аналізуєте. Наприклад, під час планування ви можете одразу закладати довший період, якщо знаєте що клієнт затримує оплату в середньому на 7-9 днів. Для таких рішень можна вести статистику за клієнтами: дата закінчення робіт, дата виставлення рахунку, дата оплати і кількість днів затримки.
Коли вам потрібно вирішити, яку ціну поставити клієнту за проект і зорієнтувати його за термінами, ви можете подивитись на ваші дані і приблизно зрозуміти, на який із минулих проектів схожий новий клієнт. Якщо ціна вийшла в мінус минулого разу, то цього разу ви закладете більшу націнку.

Не намагайтесь встигнути реалізувати всі кроки за один або навіть два місяці. Почніть з першого: прямо сьогодні виберіть програму і почніть рухатись до порядку у фінансах компанії.

Читайте нас в Telegram