Як організувати конференцію на 400 осіб за місяць — досвід Genesis
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
У жовтні компанія Genesis провела продуктову конференцію, у якій узяли участь понад 400 співробітників. Попереднє планування івенту почалося пів року тому, активна фаза підготовки зайняла місяць. Катерина Бова, Education Project Manager, та Олександра Шибко, Event Manager у Genesis, розповіли Vector, як організувати конференцію, придумати концепцію та за кілька годин знайти заміну модератору панельної дискусії, який не встиг на літак.
Що та як зробили
Genesis Internal Product Conference організували, щоби співробітники компанії обмінялися досвідом із розвитку продуктів. Основними темами заходу обрали бренд, стратегію, product-market fit, LTV та лідерство у своїй ніші. Разом із фахівцями Genesis конференцію відвідали представники компаній з інвестпортфелю холдингу: AllRight, Liki24, Mate Academy, Competera, IntellectoKids.
Концепцію, програму, контент, супровідні активності створили власноруч. За локацію, кейтеринг, технічну підтримку (світло, звук, екран), хостес, відео- та фотозйомку, музику відповідали підрядники. Підготовка зайняла місяць.
Навіщо івенту концепція та як її створити
Можна просто обрати красиву локацію, покликати кращих спікерів і якісно організувати роботу підрядників. Проте якщо ви не об’єднаєте учасників і спікерів навколо ідеї, жодної глибини годі шукати.
У чому секрет успішного продукту? У правильній організації роботи над ним: крок за кроком команда реалізує всі етапи циклу розроблення. Хтось займається маркетингом, хтось — кодом, дизайном чи аналітикою.
Ми вирішили розповісти про це як про велику й захопливу подорож від ідеї до успішного продукту — big product journey. Кожен спікер розповідав про один з етапів створення продукту, й учасникам це було знайомо — адже кожен із них проходить ці етапи щодня.
Порада: Сформулюйте тезу, що відповідає цінностям компанії та містить меседж, який ви плануєте транслювати через подію. Брейншторміть, шукайте вдалі приклади. Концепція має бути влучною й лаконічною, щоби її легко було відобразити в назві, візуальному оформленні та у виступах.
Як взаємодіяти зі спікерами
У виборі спікерів для події найкраще керуватися принципом win-win. Запросіть фахівців, які мають глибоку практичну експертизу, бажання та можливість інвестувати свій час у підготовку виступу. Їм подія допоможе розвинути особистий бренд і поділитися з аудиторією своїми результатами.
- Напишіть попередню програму та теми, які хотіли би розкрити на конференції (використовуйте фідбек із минулих подій, якщо є такий досвід).
- Зв’яжіться з потенційними спікерами та запропонуйте їм теми. Вкажіть дату виступу й дедлайни в підготовці.
- Зустріньтеся особисто і проговоріть концепцію, мету, цільову аудиторію заходу. Спільно напрацюйте варіанти тем виступу.
- Надішліть у письмовому вигляді всі домовленості та дедлайни.
- Підготуйте «гайд для спікерів» — шаблон презентації згідно з брендбуком івенту, технічними вимогами, фото локації, рекомендаціями щодо структури презентації, інформацією про дрескод та дотримання концепції.
- Проведіть два-три дзвінки/зустрічі зі спікером для перевірки статусу презентації.
- Організуйте офлайн-репетицію за два-три дні до виступу та повторіть зранку в день події. Якщо є можливість, залучайте тренерів із публічних виступів.
- Оперативно реагуйте на форс-мажори.
Увечері напередодні події ми отримали повідомлення від модератора панельної дискусії: «Я вперше в житті запізнився на літак. Вибачте, не встигну». Треба було за ніч знайти людину, яка змогла би провести дискусію про взаємодію продакт-менеджерів і СЕО, тобто мала добре знати нюанси обох позицій. У результаті швидкісних пошуків на наш заклик зголосився СЕО одного з бізнесів холдингу.
Цей форс-мажор навіть став нам у пригоді: новий модератор і учасники дискусії добре знали один одного, атмосфера склалася камерна й довірлива.
Порада: Подія — це не лише кейтеринг і виступи. Створюйте атмосферу, шукайте особливі підходи. Ми запропонували спікерам підібрати музику, під яку вони виходитимуть на сцену — почули й AC/DC, і реп. Жодних надзусиль, але настрій гарантовано. Для одного спікера спеціально розробляли футболку за його задумом, аби додати необхідного антуражу, для інших — витягнули на сцену справжній віз, реквізит для спіча в стилі байки Крилова. Підготували й ведучого: незадовго до івенту він уже легко оперував продуктовою термінологією.
Як зробити, щоби ніхто не пішов раніше
Хочете утримати цікавість і увагу учасників? Думайте як вони. Наші слухачі — керівники напрямів продуктового розроблення, продакт-менеджери, аналітики, дизайнери та маркетологи всіх бізнесів Genesis. Тож ми побудували структуру події за близькою для них логікою — циклом створення продукту. Почали з успішних продуктових кейсів, далі заглибились у деталі: розроблення стратегії, організація команди, підходи до конкурентної боротьби в ніші, product market fit і розвиток бренду.
Для нетворкінгу створили два чат-боти.
- Перший — random product coffee. Цей бот із допомогою алгоритмів створював групи з чотирьох учасників із різних проєктів та надсилав їм запрошення на обід чи каву в перервах.
- Другий — для загального спілкування та анонсів виступів. Створіть учасникам комфортні умови для нетворкінгу. Неформальне спілкування не менш важливе, аніж виступи.
Порада: Готуючи профільний івент, враховуйте запити аудиторії. Уникайте надто загального і просто «контенту, що надихає». У процесі підготовки дослідіть, які вузькі теми й питання хвилюють учасників, дізнайтеся в них, чого вони очікують або що хотіли би почути.
Як опрацьовувати та зберігати фідбек
Немає кращої роботи над помилками, ніж аналіз фідбеку учасників події. Тут варто поєднати два інструменти: відгуки протягом події та опитування учасників після неї. Проаналізуйте всю зібрану інформацію та виділіть ключові пункти. Це буде ваша «дорожня карта», яка полегшить роботу над наступними івентами.
Після події ми зібрали 70 анонімних анкет із враженнями учасників. Нас найбільше цікавило те, що не сподобалося. Що ми дізналися:
- Про всі диджитал-активності, як-от чат-боти, краще попередити учасників заздалегідь, а також розмістити більше стендів із посиланнями на ботів. Одного стенду та усного оголошення ведучого недостатньо.
- Організований нетворкінг (в нашому випадку random coffee) краще провести декілька разів протягом дня — багатьом гостям потрібно більше неформального спілкування.
- Програму краще розмістити на бейджах у повному вигляді, а не в QR-коді.
У «дорожню карту» включайте і ваш власний досвід від проведення заходу. Фіксуйте проблемні моменти з підрядниками, складайте список тих, із ким було комфортно працювати, рахуйте, скільки часу закладати на ті чи інші активності, виділяйте спічі, які отримали найбільше відгуків.
Порада: Продумайте, який фідбек ви можете надати учасникам зі свого боку. Це створить додаткову цінність події. Ми висловили свою вдячність аудиторії у вигляді мініфільму про конференцію, який відеографи відзняли та змонтували до закінчення події. Туди включили найцікавіші моменти виступів та інтерв’ю з учасниками. Це стало справжньою несподіванкою для гостей та яскравим завершенням івенту.
Три головні поради організаторам-новачкам
- Глибоко занурюйтеся в тему події.
- Не бійтеся помилятися та будьте гнучкими.
- Любіть те, що робите, навіть коли трапляються форс-мажори, і все горить.
