Від $100 000 до $2 млн на місяць: як автоматизація та AI допомагають масштабувати бізнес
Режим читання збільшує текст, прибирає всю зайву інформацію зі сторінки і дозволяє зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
У колонці для Vector Fractional CTO/CAO Олександр Кужель поділився кейсами впровадження автоматизації, з підходами та інструментами, які застосовували для оптимізації роботи команд і масштабування бізнесу.
Класична проблема бізнесу, що швидко зростає, яку я бачу: інвестиції вже залучені, амбіції високі, але процесної основи фактично немає. У таких умовах автоматизація перестає бути просто «покращенням» — вона стає критичною. Масштабувати хаос неможливо, тому перший крок — визначити, які процеси реально впливають на результат.
Наведу приклад. Коли до мене звернулася компанія Pergola , я побачив, що вони хотіли рости, але відсутність структурованих інструментів і операційної зрілості серйозно стримувала розвиток. Вихідний стан процесів був типовим:
- більшість роботи виконувалась вручну;
- не було CRM-системи;
- відділ підтримки працював без єдиного середовища;
- постановлення задач відбувалась через Slack без дедлайнів та відповідальних.
Щоб побудувати автоматизацію, я почав із діагностики: спершу спілкувався з керівниками, щоб зрозуміти стратегічні цілі, а потім перейшов до команд, які щодня виконували рутинні дії. Саме там видніються вузькі місця: повторювані операції, подвійна робота, втрати даних. Для цього я використав просту методику: карта процесів + інтерв’ю з працівниками + аналіз документованих кейсів. На основі цього ми побудували візуалізацію всіх ключових процесів, що дозволило зрозуміти, де автоматизація дасть найбільший ефект.
На старті ми вирішили побудувати операційний фундамент. Конкретно це виглядало так:
- Pipedrive став основною CRM для управління лідами та продажами. Ми налаштували автоматичне потрапляння лідів з усіх каналів — сайту, лендингів, рекламних кампаній у Facebook і Google — а також автоматично прив’язували історію дзвінків і листування.
- Zendesk (пізніше Intercom) забезпечив централізовану підтримку клієнтів із повною історією звернень, SLA та трекінгом відповідальних.
- ClickUp упорядкував внутрішній менеджмент проєктів і задач, дозволив відстежувати дедлайни та взаємодію між департаментами.
- Додаткові інструменти трекінгу та аналітики дозволили контролювати ключові показники ефективності: кількість оброблених лідів, час відповіді, виконання KPI.
Після цього ми почали автоматизовувати взаємодію між відділами, що особливо критично на стиках департаментів. Наприклад, інтеграція CRM із маркетинговими каналами дозволила автоматично реєструвати ліди, розподіляти їх між менеджерами та запускати автоматизовані нагадування й ланцюжки догріву.
Перший quick win дав результати вже через місяць: виторг зріс на 18–20%, а робота віртуальних асистентів скоротилася з 40 до 5 годин на тиждень. Менеджери з продажів почали економити близько 2 годин щодня, що дозволило їм зосередитися на роботі з клієнтами та стратегічних задачах. Для цього ми використали базовий стек інструментів: Pipedrive (від $600 на місяць), Intercom ($400) та ClickUp ($200).
Важливо, що автоматизація не замінила людей, а звільнила їм час: у наявних співробітників з’явився ресурс для роботи над стратегічними питаннями та розвитком напрямів. Уже на цій основі компанія почала додавати нових ключових спеціалістів — не для ручної операційки, а для зростання бізнесу. Навіть з урахуванням витрат на інструменти автоматизація швидко себе окупила, показавши, що вона одночасно зменшує операційні витрати та підвищує доходи — і важливо відстежувати обидва ефекти.
Для порівняння: консалтинг без подальшого впровадження зазвичай коштує близько $2000, але без системної реалізації він рідко дає такий вимірюваний бізнес-результат.
Найскладніший етап трансформації був пов’язаний не з технологіями, а з комунікацією між департаментами. Головним аргументом проти автоматизації став страх, що вона забере роботу та ускладнить звичні процеси. Команди не розуміли, що саме зміниться, тому нові інструменти сприймалися як загроза, а не як полегшення.
Щоб синхронізувати маркетинг, продажі, підтримку та операційний відділ, ми створили єдину операційну основу з централізованим трекінгом і одним спільним дашбордом:
- у Pipedrive зосередили всі ліди та їхні статуси;
- у Zendesk/Intercom — підтримку в одному просторі;
- у ClickUp — задачі та відповідальних;
- а в Google Looker Studio — ключові метрики, які бачили всі команди.
Це дозволило автоматизувати обмін даними, зменшити втрати лідів і суттєво прискорити обробку запитів. У результаті компанія змогла масштабуватися без пропорційного збільшення штату та прогнозовано нарощувати рекламні бюджети.
Що стосується AI, у цьому кейсі його використовували переважно для фінансового прогнозування: аналізу складських залишків, обробки інвойсів і формування регулярних фінансових звітів. Саме це дало змогу оптимізувати закупівлі — складські витрати зменшилися на 28%, оскільки компанія перестала закуповувати моделі, які місяцями «зависали» на складі.
Завдяки прогнозуванню попиту кількість out-of-stock-ситуацій скоротилася на 70%: топові конфігурації були в наявності саме в ті моменти, коли зростала рекламна активність і проявлялася сезонність. У підсумку маркетинг більше не впирався в порожні склади, що принесло додатково близько $42 000 прибутку щомісяця.
Важливо пам’ятати, що AI ефективний лише тоді, коли процеси вже налагоджені. Без системної основи ШІ лише пришвидшує хаос.
Після впровадження автоматизації суттєво змінилася сама логіка роботи команди: люди перестали витрачати час на рутину й змогли зосередитися на стратегічних завданнях і взаємодії з клієнтами. За два роки компанія зекономила близько 18 000 людино-годин — уся повторювана операційна робота перейшла в автоматизовані процеси.
Завдяки цьому продуктивність команди фактично зросла вдвічі: менше ручних дій означало більше оброблених лідів і замовлень без втрати якості. Рівень стресу знизився, а команда стала працювати більш усвідомлено та прогнозовано.
Підсумок
Компанія виросла з менш ніж $100 000 на місяць до понад $2 млн на місяць за два роки — без пропорційного збільшення штату. Фактична команда зросла до 30 людей, тоді як без автоматизації для такого обороту знадобилося б щонайменше 60+ співробітників.
Цей кейс показує, що розумна автоматизація — це не про оптимізацію дрібниць, а про стратегічний інструмент зростання. Вона дозволяє масштабувати бізнес, підвищувати ефективність команди та забезпечувати стабільний розвиток навіть у нестабільних умовах.
Критично важливим фактором стала комунікація на ранніх етапах. Команді потрібно пояснювати, навіщо впроваджується автоматизація, як саме вона полегшує роботу і чому це не заміна людей, а спосіб звільнити їх від рутини для виконання стратегічних задач.
Для компаній, які хочуть пройти подібний шлях, практичні кроки виглядають так:
- Провести чесну оцінку поточного стану процесів.
- Чітко сформулювати цільовий стан — точку Б.
- Якщо процеси хаотичні, почати з операційного фундаменту: CRM, системи підтримки, управління проєктами.
- Якщо базові процеси вже вибудувані, автоматизація допоможе прибрати бар’єри та прискорити взаємодію між департаментами.
- Мислити системно: масштабування — це не про кількість людей і не про кількість інструментів, а про здатність бізнесу працювати як єдиний організм.
Більше про це
5 ШІ-промтів від СМО для щоденного використання
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Партнерські матеріали
