Вам потрібна не CRM. Як софт підвищує ефективність бізнесу — огляд сервісу Worksection

Попри складні умови повномасштабної війни, лише 10% МСБ припинили діяльність через неї (згідно з опитуванням Європейської Бізнес Асоціації у квітні 2023-го). 

Водночас 41% підприємців працюють в повному обсязі, 49% ведуть діяльність з певними обмеженнями.

Проте виклики воєнного часу трансформують підходи до ведення бізнесу, вимагаючи від нього більшої ефективності в умовах обмежених ресурсів. 

Ми розпитали у Чингиза Баринова, співзасновника сервісу Worksection, про автоматизацію процесів у роботі організацій чи проєктах  і тонкощі в адаптації інструментів з управління: коли бізнесу потрібні CRM, а коли — якісне управління командами.

Еволюція інструментів управління бізнесом у компанії 

Раніше автоматизація в українських компаніях починалася з бухгалтерії: усі згадуємо ламповий «1С». Потім це розширювалося на відділ продажів, який впроваджував собі інструмент для продажів CRM (Customer Relationship Management). Завдяки ньому співробітники мали розуміння, коли, з яким клієнтом контактували, хто кому телефонував і якого клієнта потрібно «закривати». 

Далі, відчувши переваги автоматизації, підприємці починають думати про її масштабування на весь бізнес. І коли справа доходить до організації командної роботи в компанії.

Більшість з підприємців хибно думають, що їм необхідна CRM тоді, коли потрібен інструмент саме для командної роботи — керування проєктами, процесами, командами.

Таке сприйняття різних за класом і завданням систем може заважати бізнесу знайти коректний інструмент зростання. 

Розуміння відмінностей між цими типами програмного забезпечення є важливим під час вибору та впровадження одного або обох з них. 

На відміну від сервісів CRM-комплексу, які спрямовані на взаємодію з клієнтами, сервіс управління командами та проєктами, на кшталт Worksection, керує робочими процесами й забезпечує доставку кінцевого продукту чи послуги. У підсумку отримуємо, що: 

• CRM — інструмент продажів;
• Worksection — інструмент для управління бізнесом та підвищення продуктивності команд. 

Управління командою для підвищення продуктивності бізнесу  

Worksection — це український програмний комплекс з управління проєктами, командної роботи та контролю над виконанням завдань. Створений українськими розробниками як внутрішній інструмент для власної вебстудії, Worksection був презентований у 2008 році як окремий продукт. На платформі реалізована інтеграція з месенджерами Telegram та Slack та сервісами Google Suite й мобільними додатками для iPhone, Android.  

На якому етапі бізнесу вже не обійтися без сервісу управління командами? 

Коли лінійні інструменти (чати або прості таск-менеджери) уже не підвищують ефективність, а навпаки гальмують процеси, бізнес розуміє: потрібен інструмент для управління не лінійний, а деревоподібний. У такий спосіб можна вести комунікацію й синхронізацію за всіма проєктами в окремих гілках.

Як це працює? Менеджер, підприємець чи лід певного напряму заводить на платформі проєкт. Позначає етапи його реалізації, відповідальних за це людей, контрагентів (бо іноді за один з етапів відповідають ззовні залучені спеціалісти) і далі контролює весь процес. 

Учасники команди, призначені для кількох проєктів, мають єдину консолідовану інформаційну панель, на якій описано всі їхні завдання зі статусом виконання. Цей зручний «вид з висоти» пташиного польоту зменшує ймовірність пропуску завдання (або кінцевого терміну). Крім того, в сервісі можна отримати доступ до важливої інформації про всі поточні проєкти (зокрема, завдяки інтеграції з месенджерами Telegram, Slack та Google Suite, електронною поштою). Це означає, що працівники витрачатимуть менше часу на перегляд електронних листів і документів, щоб знайти те, що їм потрібно. 

Якісна підзвітність  

У дешборді для керівників представлена вичерпна інформація про продуктивність співробітників, якої достатньо, аби переконатися, що команда рухається до спільної мети. Спільні календарі, функції відстеження часу та динамічні статуси завдань дозволяють легко бачити, над чим кожен працює. Якщо проєкти все-таки відстають від графіка, керівник може виявити та розв’язати основні проблеми, перш ніж вони стануть глобальнішими. 

Зростання продуктивності  

Сервіс дозволяє розбивати складні проєкти на простіші завдання, встановлюючи кінцеві терміни для цих невеликих завдань і візуалізуючи їх в одному місці за допомогою канбан-дошок та діаграмам Ґанта. Комунікація у чатах для команд щодо кожного із завдань сприяє досягненню коротко- та довгострокових цілей. Сервіс дозволяє створювати шаблони для звичайних робочих процесів. Це дає змогу учаснику працювати самостійно. 

Удосконалена звітність 

У сервіс вбудовані інструменти звітності, що формують зручну статистику та інформаційну панель (дешборд) та дозволяють дізнатися статус завдань чи окремих проєктів або ширше поглянути на продуктивність команди. Ці звіти можна використовувати для всього: від внутрішнього аудиту процесів до презентацій для клієнтів. 

Замість висновків 

Згідно з даними держстату, до великої війни малий та середній бізнес забезпечував роботою 4,8 млн українців (або 75% від усіх людей, що працюють). А це значить, що після перемоги найрізноманітніші проєкти відбудови — від архітектурних до мистецьких і юридичних — будуть активно реалізовувати мільйони людей. Держава вже створила й продовжує створювати низку електронних систем для цього.

Бізнесу зараз важливо переходити на електронні системи. Це забезпечить відповідний рівень їхньої прозорості та ефективності, аби виконувати завдання з відбудови України разом з партнерами. 

У контексті роботи з останніми такі сервіси як Worksection є зрозумілим та обов’язковим елементом для початку взаємодії, адже в ЄС рівень проникнення подібних сервісів у МСБ впевнено перевищує 90%.