Повернути фокус та ефективність. 20 питань, які допоможуть вам перезавантажити команду

Ваша команда виглядає стомленою, загнаною в кут та наче «потонула» в рутині? Це нормально. Навіть в спокійні часи командам доводиться коригувати курс. В період же повномасштабної війни це просто необхідно. Гарна новина: перезавантажити команду — цілком реалістичне завдання. Проте для початку слід чітко зрозуміти, що пішло не так. 

Радниця з ефективності команд Ліан Дейві вважає, що тут потрібно фокусуватися на двох широких категоріях. Перша — проблема в тому, що ваша команда втратила з поля зору мету і цілі. Якщо так, то ваше перезавантаження має зосередитися на реорганізації. Друга — ви більше не відчуваєте себе командою. У такому випадку фокусуйтеся на відновленні командної динаміки. 

У своїй колонці для Harvard Business Review Дейві наводить 20 питань, які допоможуть менеджеру справитися з такою ситуацією. Ми підготували скорочений та адаптований переклад матеріалу.

Реорганізація

Багато порушень в роботі команди проявляються як проблеми з довірою, хоча насправді є наслідком розбіжностей у цілях, пріоритетах чи очікуваннях. Усунення цих непорозумінь часто вирішує проблеми, які ви вважали міжособистісними.

Інша причина почати з реорганізації полягає в тому, що вона дозволяє прив’язати перезавантаження до зовнішніх змін, а не до індивідуальних поведінкових проблем. Це зменшує імовірність виникнення захисних реакцій. 

Коли ви проводите реорганізацію, то нікого не засуджуєте. Натомість запитуєте, як потрібно розвиватися, щоб скористатися можливостями та зменшити ризики, що виникають. Ось кілька опорних точок для такої перебудови. Виберіть ті, які найкраще відповідають вашій ситуації.

Перегляньте обов’язки вашої команди

Перша можливість полягає в тому, що мета та обов’язки вашої команди повинні еволюціонувати. Зрозуміти як саме допоможуть наступні запитання:

• Які зовнішні тренди вимагають від вас адаптації? Які зміни у зовнішньому середовищі є найбільш помітними, і як вони змінюють контекст для нашої команди? Наприклад, якщо ви працюєте в контент-маркетингу, як ChatGPT змінює цінність вашої команди?
• Як зміна стратегії компанії впливає на вашу роль? Чи має організація нове бачення, стратегію або KPI, які змінюють те, що повинна робити ваша команда? 
• Як змінюється ваша цінність в організації? У міру зростання компанії, роль окремих команд може стати іншою. Які зміни у вашій організаційній структурі вимагатимуть від вас переорієнтації? 

Перезавантажте цілі вашої команди

• Як ви розвиватимете попередні результати? Чого ви досягли в останньому кварталі? Як це змінює траєкторію, яку хочете обрати на наступні кілька кварталів? Якщо ви досягли поставлених цілей, чи достатньо вони амбітні? Якщо ж це постійно не вдається, то чи не варто знизити їх? Чи не ризикуєте ви деморалізувати команду надто високими цілями?
• Як зовнішні фактори вплинуть на ваші цілі? Чи можуть вони спонукати до зміни цілей? Наприклад, чи потрібно вам зменшити очікування у зв’язку з економічним спадом чи скороченнями? Чи зможете ви досягти більшого, ніж заплановано, за допомогою нових технологічних досягнень?
• Що ви можете зробити, щоб покращити свої показники? Чи чіткі ваші цілі та метрики? Найшвидший спосіб покращити узгодженість — жорсткіші визначення та коригування метрик, що дозволить чіткіше розуміти, чи досягаєте ви поставлених результатів.

Перегляньте стратегії та тактики

Будь-які зміни у попередніх пунктах, вимагатимуть перегляду ваших стратегій та тактик. Варто зазначити, що і без цього розгляд нових можливостей може стати гарним перезавантаженням у будь-який час.

• Чи узгоджуються ваші стратегії з вашими обов’язками та завданнями? Як з урахуванням нових цілей та обов’язків має змінитися ваша стратегія? 
• Де потрібно переглянути тактику? Якщо все ще працюєте над досягненням нинішніх цілей то, що вже принесло результати та де ви могли б змінити підхід? Від чого потрібно відмовитися? Де можна подвоїти зусилля?
• Які непередбачувані ситуації можуть виникнути? Навіть якщо нічого не змінилось, ви можете розглянути нові сценарії та підготувавши плани на випадок непередбачуваних ситуацій. Які припущення закладені у вашому поточному плані? Що може спростувати ці припущення? За якими ключовими показниками ви зрозумієте, що ситуація змінюється?

Перегляньте ролі

Цілком можливо, що ваша команда на правильному шляху, але ви не оптимізуєте енергію та таланти її учасників. У такому випадку скористайтеся цими питаннями про відповідальність окремих осіб:

• Чи потрібна людям зміна ролей? Чи можливі зміни в ролях або обов’язках, які зробили б людей у вашій команді більш ефективними? Кого може надихнути новий виклик?
• Як можна зробити відповідальність більш зрозумілою? Чи існують можливості доопрацювати обов’язки людей, щоб зробити їх більш чіткими? Чи є точки, де спільна відповідальність розмиває почуття обов’язку у людей? Як можна підвищити узгодженість, ефективність та результативність через роз’яснення, хто і які рішення приймає?

Один з найбільш конструктивних способів перезавантажити команду — переорієнтуватися на те, чого від вас очікують організація, колеги та клієнти. Розпалити пристрасть вашої команди та нагадати, за що ви боретеся, — ось з чого варто почати.

Відновлення

Другий тип перезавантаження — відновлення командної динаміки. Чи відчуваєте ви, що зі справжньої команди перетворилися на розрізнений натовп? Або ще гірше, недовіра чи нездоровий конфлікт призводять до того, що командна робота переповнена негативом? У такому випадку ваше перезавантаження слід зосередити не на тому, що має робити команда, а як саме.

Перегляньте свої комунікаційні звички

З часом команди можуть стати лінивими та впасти в комунікаційні патерни, які послаблюють зв’язок між її членами. Перегляд ваших комунікаційних звичок може допомогти змінити ситуацію на краще. Які питання варто поставити:

• Чи можете ви переналаштувати канали комунікації? Чи використовуєте ви за замовчуванням певні способи комунікації, не оптимізовані для конкретного типу взаємодії? Наприклад, якщо обрали Zoom для інформування команди, а електронну пошту для обговорення, то ви сплутали сервіси. 
• Навіщо потрібна синхронна комунікація? Дослідження показують, що зараз середньостатистична людина проводить на нарадах удвічі більше годин, ніж до пандемії. Подумайте, якими видами інформації ви могли б ділитися асинхронно, щоб дати людям більше контролю над власним графіком?
• Як ввести періоди, коли члени вашої команди можуть вимкнути сповіщення та працювати, не відволікаючись на спілкування? Як розширити можливості членів команди працювати, не перемикаючись на сторонні справи?

Перезавантажте наради

• Як можна оптимізувати ваші постійні наради? Як правило, такі зустрічі більш ефективні, коли мають однорідний зміст. Чи можете ви змінити структуру нарад, щоб виокремити частини, які вимагають різних майндсетів?
• Чи потрібно змінити список учасників? Один із способів перезавантажити обговорення — змінити його учасників. Чи не настав час залишити деякі зустрічі та дозволити вашій команді взяти все у власні руки? Чи зроблять обговорення продуктивнішим нові голоси та погляди?
• Чи потрібно краще готуватися? Неефективні зустрічі — дратують. Як ви могли б краще підготувати членів команди до участі в обговоренні?

Оновіть командну динаміку

• Якими будуть ваші нові базові правила? З якою поведінкою ви мирилися, але це слід припинити? Що було б корисно додати? Перегляд принципів поведінки членів команди може стати чудовим способом перезавантаження.
• Як ви могли б вирішити конфлікти, що затягнулися? Якщо ваша команда уникає складних розмов про пріоритети та компроміси, довіру та неповагу, то потрібно винести ці питання на обговорення.
• Які заходи сприятимуть кращому розумінню один одного? Якщо страждає командна динаміка, можливо, варто звернутися за допомогою до зовнішніх фахівців. Наприклад, груповий коучинг може зміцнити довіру та сприяти відвертості.

І наостанок, особиста порада. Поки ви розглядаєте перезавантаження команди, це чудовий час подумати, чи потрібно переосмислити особистий підхід. Наприклад, чи не почала робота забирати більше часу та енергії, ніж потрібно? Ви берете на себе занадто багато і делегуєте занадто мало? Подумайте, яке перезавантаження потрібне вам як лідеру команди.