Коли часу обмаль і хочеться хапатися за всі завдання одночасно, перше, що треба зробити, — розставити пріоритети. Один зі способів боротьби з прокрастинацією — зрозуміти, що робити передовсім, а що можна не робити взагалі.
Віктор Захарченко, СОО Unicorn Nest та Venture Partner в Flyer One Ventures, розробив власну систему пріоритезації завдань KYIV, оцінюючи «смертельність» наслідків від їхнього невиконання. У колонці він ділиться нею з читачами Vector.
Я вже багато років є активним користувачем сервісу управління особистою продуктивністю Todoist (рейтинг карми Коли ви успішно виконуєте завдання в Todoist — отримуєте бали карми та досягаєте нових рівнів. Понад 50 000 балів — найвищий рівень, Enlightened. — 81 024). Він має чотирирівневу систему пріоритезації завдань, що базується на популярній «матриці Ейзенхауера» Матриця Ейзенхауера Метод планування 34-го президента США Дуайта Ейзенхауера. Візуально оформлюється у вигляді квадрата, розбитого на чотири блоки (A, B, C, D). Блок А — важливі й термінові справи. Блок В — важливі, але не термінові справи. Блок С — не важливі, але термінові справи. Блок D — не важливі й не термінові справи. Суть полягає в тому, що важливі та термінові завдання повинні виконуватися насамперед. Не важливі та не термінові — не повинні виконуватися взагалі.
Як з’явилася система KYIV
Коли позбувся фастфуд-завдань, які покращують карму Todoist, але не приносять суттєвої користі, то розумієш, що всі завдання на день — важливі. Настільки важливі, що якщо їх не виконати, то можна «померти».
Саме «вбивчість» завдань, а точніше смертельність прокрастинації, є для мене головним критерієм і основою фреймворку, який я назвав KYIV.
KYIV — це абревіатура. За кожною літерою — тварина: косатка (Killer whale), як (Yak), ігуана (Iguana) та гадюка (Viper). Кожна з цих істот здатна вбити вас у реальному житті. Що це означає мовою пріоритезації завдань?
Чотири типи завдань
K (Killer Whale) — Косатка
«Косаткові» завдання (перший пріоритет) — те, що потрібно зробити передусім. Їх не можна рухати навіть протягом дня. Якщо ви не виконаєте таке завдання, воно «вб’є» вас. Починайте кожен ранок із полювання на китів. Лише так зможете вижити в первісному світі прокрастинації.
Хороша новина в тому, що якщо ви впоралися, далі — легше. Наприкінці тижня я рахую «впольованих» косаток, іноді додаю яків.
І пам’ятайте: не більше однієї косатки на день. Тільки не називайте дельфіна косаткою, не обманюйте себе.
Приклад завдання-косатки: рада директорів стартапу.
Y (Yak ) — Як
Завдання-яки (другий пріоритет) — ними потрібно займатися відразу після косаток. Такі завдання можна рухати протягом дня, облаштовуючи зручний графік, але не можна переносити на інший день.
Однак про них не потрібно хвилюватися, якщо ще не «вбита» косатка. Базово як — спокійна істота. Але як тільки побачить кров кита-вбивці — усе, таймер зворотного відліку ввімкнено. Розлючений як завдає критичної шкоди.
Особливо небезпечні яки в зграї. Три — оптимальна ціль для мисливця на день.
Приклад завдання-яка: робочий дзвінок
I (Iguana) — Ігуана
Завдання-ігуани (третій пріоритет) — їх сміливо можна рухати протягом дня і навіть переносити на інший, але бажано розв’язуватии в запланований термін. Завдяки своїй рухливості наздоженуть вас досить швидко. І будуть кусати й кусати, скільки б разів ви від них не тікали.
Приклад завдання-ігуани: імейл
V (Viper) — гадюка
Завдання-гадюки (четвертий пріоритет) — з ними головне не втрачати пильності. «Гадюку» можна сміливо переносити. Але якщо робити це нескінченно довго, у якийсь момент «наступите» на неї — і вже буде пізно.
Як і три попередні — смертельно небезпечні (не ставте несуттєвих завдань).
Приклад завдання-гадюки: читання важливої статті на Vector
Правила пріоритезації завдань
Система пріоритезації KYIV може здатися смішною на перший погляд, але для мене це ефективний спосіб залишатися організованим і продуктивним. Використовуючи аналогію зі смертельно небезпечними тваринами, я можу визначати пріоритети своїх завдань. Буду радий, якщо і вам вона стане у нагоді.
Мені подобаються акроніми, тому й з’явилася назва KYIV. Можете використовувати власні літери, головне — всередині. Пріоритезація завдань на день базується на трьох простих правилах.
- Не робіть нічого, що не є важливим ні зараз, ні у майбутньому.
- Щодо кожного з важливих завдань спитайте себе: що буде, коли я посуну це завдання або протягом дня, або на іншу добу. Загляніть у майбутнє, чи вам там погано від того, що ви щось не зробили?
- Відсортуйте завдання за їхньою рухливістю та отримайте робочий графік з фіксованим часом.
Автор матеріалу вішає на стіну шкіру невеличкої ігуани…