Попри стрімкий розвиток соцмереж та миттєвих повідомлень, електронна пошта залишається незамінною для бізнес-комунікації. Проте не всі люди відкривають листи, і на це є декілька причин, пише Fast Company.
Що сталося
Електронна пошта потрібна нам для роботи, але кількість непрочитаних повідомлень, що зростає протягом дня, виб’є з рівноваги навіть спокійних людей. Є причини, чому люди не відкривають ваші листи. А також підходи, як зробити так, аби змінити це.
Чому люди не відповідають на листи
- Ваш адресат перевантажений. Понад 120 листів щодня потрапляє до поштової скриньки офісного працівника, і важко встигнути їх усі переглянути. Люди змушені розставляти пріоритети, і ваше повідомлення може бути не в топі списку.
- Ви не прорветеся крізь шум сповіщень. Часто листи втрачаються серед численних сповіщень від програм і сервісів, які не стосуються безпосередньої роботи. Нечітка тема або занадто багато одержувачів також знижують шанси на відповідь.
- Вони не знають, як вам відповісти. Якщо ваш запит нечіткий або складний, люди можуть просто не знати, з чого почати відповідь. Перевантаженість інформацією також може стати причиною ігнорування листа.
- Вони не знають, хто ви. Якщо ви не знайомі з адресатом, або ваше повідомлення виглядає як масова розсилка, його можуть просто не прочитати або навіть відправити у спам.
- Ви надіслали лист у неробочий час. Багато людей не читають робочі листи після завершення робочого дня. Відправка листів у неробочий час зменшує шанси на швидку відповідь.
- Ви не розумієте доцільності листа. Електронна пошта не завжди є найкращим засобом для складних або емоційних тем. Довгих чи заплутаних повідомлень також краще уникати.
Як збільшити шанс на перегляд ваших листів
- Напишіть ефективну тему листа. Вона має бути конкретною і чіткою, щоб читач одразу зрозумів, про що йдеться. Якщо потрібна відповідь, додайте це у заголовок, наприклад, «Потрібна відповідь».
- Не пропускайте привітання. Зверніться до одержувача на ім’я, щоб створити особистий зв’язок і підвищити шанси на відповідь.
- Швидко переходьте до суті. Не приховуйте свого прохання чи запитання у довгих вступах. Найважливішу інформацію подавайте на початку.
- Дотримуйтесь золотої середини щодо довжини листа. Дослідження показують, що оптимальна довжина листа для отримання відповіді — від 50 до 125 слів.
- Додайте усю потрібну інформацію. Надання необхідного контексту та деталей підвищує шанси на те, що ваше прохання буде зрозумілим і виконаним.
- Завершіть лист закликом до дії. Чітко вкажіть, що вам потрібно, коли і як слід діяти. Наприклад: «Будь ласка, надайте ці дані до п’ятниці».
- Робіть свої листи чіткими та легкими для сприйняття. Простота мови і короткі речення підвищують зрозумілість і збільшують ймовірність відповіді.
- Враховуйте таймінг. Найкращий час для відправки листів — зранку та на початку післяобіднього часу, коли люди частіше перевіряють пошту.
- Будьте ввічливими. Це також має велике значення, якщо вам знадобиться відповідь у майбутньому. Так ви заохочуєте людей до взаємодії.