Как эффективно провести стратегическую сессию — инструкция от Юрия Гладкого
Любую статью можно сохранить в закладки на сайте, чтобы прочесть ее позже.
Режим чтения увеличивает текст, убирает всё лишнее со страницы и даёт возможность сосредоточиться на материале. Здесь вы можете отключить его в любой момент.
В колонке на Vector основатель агентства Grape Юрий Гладкий рассказывает, что делать до, во время и после стратегической сессии, чтобы получить максимум результата.
Юрий Гладкий
В конце октября мы провели двухдневную стратегическую сессию для агентства. Это наш второй опыт и практика, которую мы сделали ежегодной. Цель — разработать стратегию на следующий год, определить тактические моменты и оценить ресурсы для их реализации.
2019 год стал для Grape годом структурных изменений, переходом на Scrum, командные модели работы с проектами и хабом специалистов. Поэтому сессию разделили на два дня: первый посвятили внутренним процессам, алгоритмам работы и команде, второй — «внешней» работе с продуктами, маркетингом, продажами, партнерами.
В этой колонке я расскажу, что стоит учесть при проведении стратсессии для компании.
Как подготовиться к стратегической сессии
1. Назначьте ответственного. Вам предстоит много организационной работы, потому советую сразу определить человека, который займется подготовкой. Идеально, если он будет одним из участников сессии. В нашем случае Ульяна, директор по развитию, взяла на себя общение с участниками и согласование всех организационных моментов.
2. Выберите время. Сессия требует вовлечения топ-менеджмента, поэтому советую за 3-4 месяца выбрать дату, когда все смогут на несколько дней полностью выйти из операционной работы и сфокусироваться на работе со стратегией компании. Для себя мы выбрали среду и четверг, чтобы в пятницу можно было еще подвести итоги недели с командой.
3. Забронируйте место. Несмотря на то, что для сессий и обучения клиентов у нас есть Grape Hub, мы решили выбрать место вдали от офиса, где никто не станет беспокоить. Выбор пал на зал нового дендра отеля Onovo за его удаленность от центра города, дизайн пространства, наполнение и сервис.
4. Соберите расходные материалы. На локации должен быть весь набор для сессии, включая проектор, флипчарт, стикеры и маркеры в количестве, достаточном для работы команды. Но на всякий случай возьмите с собой запасные материалы.
5. Разработайте адженду. Чтобы успеть обсудить все важные вопросы, определите структуру сессии, по которой будете работать с командой.
Я советую выделить 3 колонки:
- плановое время начала и конца работы с блоком;
- название и описание блока;
- время на обсуждение темы в минутах.
Так вы подготовите навигатор для работы и когда выйдете за рамки отведенного времени (а это случится), сможете управлять графиком развития сессии.
6. Определите тайминг. Из моего опыта, длительность продуктивной сессии не должна превышать 6 часов. Это время с перерывами на обед и кофе-брейки. И главное — старайтесь проводить сессию утром, когда у команды достаточно энергии и желания для активного включения в процесс.
7. Выберите модератора. Для ведения стратегической сессии нужен модератор, ведущий. В нашем случае первый день в этой роли были консультанты по организационному дизайну из консалтинга inna+julia, с которыми мы работаем последние полгода. Второй день я модерировал уже сам, так как регулярного провожу маркетинговые сессии для клиентов.
Если в компании нет опытного модератора — рекомендую пригласить внешнего. В прошлом году для общей организационной сессии компании мы приглашали бизнес-консультанта Андрея Крючкова, работой с которым остались довольны.
Важно: ищите людей с опытом модерации, которые подходят для сессии с фокусом на интересующую тему.
8. Сформируйте состав участников. На сессии должны присутствовать люди, которые принимают ключевые решения в развитии бизнеса. Идеально, если участников не больше 8-10 — это позволит поработать с видением каждого и конструктивно обсудить ключевые вопросы всем вместе.
9. Определите секретаря сессии. Роль секретаря — помогать модератору, вести протокол, работать с раздаточными материалами и обрабатывать их. У нас секретарем была Юлия — Scrum-мастер агентства и операционный менеджер. Она также участвовала в обсуждении.
10. Соберите аналитику. Эффективность сессии зависит от того, с какой информацией вы будете планировать будущее компании и с чем хотите из нее выйти. Мы выносили на обсуждение результаты работы агентства в новом бизнесе, количество и качество обращений, структуру продуктового портфеля и необходимые изменения, ключевые финансовые показатели, точки роста и другие моменты, которые стали основой для стратегии компании в 2020 году.
Как провести стратегическую сессию
1. Пунктуальность. Для стратсессии важна коллективная работа, потому нет смысла ждать всех, срывать сроки и логику ведения. Начинайте без опаздывающих и включайте их в работу по мере появления для обсуждения оставшихся вопросов.
2. Нейтралитет. Если вы руководитель и выполняете роль модератора, не старайтесь быть непосредственным участником и навязывать свою точку зрения. Работайте в сессии по составленному четкому графику с форматами разбора и планирования ключевых вопросов.
3. Фокус. Перед сессией обязательно сдайте телефоны, ноутбуки и все, что может отвлекать от темы обсуждения.
4. Вовлеченность. Не задерживайтесь на перерывах. Если помещение позволяет поставить кофе, чай, воду и закуски рядом — воспользуйтесь этим. Люди также могут периодически выходить по потребности, не забывайте об этом.
5. Торжество. Идеально, если вместе с командой получается отметить завершение стратсессии. Наличие бара, ресторана в локации и его посещение в конце сессии — прекрасная награда за продуктивный день и совместную работу команды.
Что делать после стратегической сессии
1. Установите дату, когда получите от секретаря все оцифрованные материалы по итогу работы команды, формированию отчетного документа с ответственными за реализацию стратегии, сроки и тактические действия. В идеале — закрыть этот вопрос в течение рабочей недели.
2. Выполните домашнее задание, которое определили во время сессии. Для нас это было обновление рейтов команды, формирование обновленного прайса и портфеля услуг, оформление бренд-платформы агентства и начало работы над бюджетом агентства в 2020 году.
3. Презентуйте команде дорожную карту по реализации стратегии компании и людей, которые будут отвечать за ее воплощение с определенными качественными и количественными показателями успеха.
Стратегическая сессия — инструмент вовлечения команды в оценку результатов и планирование работы компании. Рекомендую сделать ее ежегодным событием четвертого квартала, готовиться заранее, воплощать в жизнь то, что придумали во время стратсессии и отмечать итоги с командой за виски-сауэр и негрони.
