Как построить академию онбординга в быстрорастущем стартапе — опыт Very Good Security

Как построить академию онбординга в быстрорастущем стартапе — опыт Very Good Security

Поиск крутых специалистов — сложная задача: как для маленького стартапа, так и для быстрорастущего бизнеса, поднявшего $100 млн. Учитывая затраты на поиск одного кандидата, качественная адаптация новичка становится критически важной.

Узнали у генерального менеджера Very Good Security (VGS) Александра Дятлова, какие подходы стоит применять к онбордингу в развивающемся стартапе и как компания создавала внутреннюю академию для адаптации новых специалистов в команде.

Зачем строить онбординг

Опыт с момента, когда кандидат увидел вашу вакансию, и до окончания онбординга, — решающий для дальнейшего сотрудничества.

В идеальном сценарии компания проектирует все этапы взаимодействия с соискателем. Среди них и онбординг — совокупность мероприятий, которые помогут новичку адаптироваться. Обычно этот процесс включает встречи с другими членами команды, различные тренинги и воркшопы, геймифицированные опросники, чек-листы с материалами.

Эффективный онбординг позволяет максимально быстро влиться в работу. Также он создает хорошее первое впечатление и помогает удержать нового человека в команде. По данным Glassdoor, эффективный онбординг повышает продуктивность новых сотрудников на 70%, а их удержание — на 82%.

В общем, важность онбординга сложно переоценить. Однако с ростом компании всё труднее настроить этот процесс эффективно. За год Very Good Security выросла почти в три раза. Потому я как генеральный менеджер начал разрабатывать новые подходы к вовлечению и адаптации новичков в условиях быстрого роста и частых перемен.

Какие есть подходы к онбордингу

Существует несколько вариантов:

  1. Ad-hoc онбординг. Команда по ходу дела рассказывает про продукт, компанию и разные аспекты работы. Лучше всего работает в небольших стартапах. Например, мы использовали такой подход в моем стартапе Ecoisme, где с первого дня человек погружался в работу
  2. Структурированный онбординг с ad-hoc тренингами. В этом случае новичок идет по чек-листу и посещает тренинги по продукту, которые для него организовывают. Обычно ему назначают партнера по онбордингу (onboarding buddy), который помогает быстрее адаптироваться. Этот вариант хорошо подходит для компаний среднего размера. Однако он слабо масштабируется, ведь «тренеры» тратят много времени на общение с новым сотрудником вместо основной работы.
  3. Структурированный онбординг построен так, чтобы охватить все основные темы и убедиться в усвоении информации новичком. Обычно в нем используются так называемые Learning Management Systems. Они позволяют комбинировать разные типы контента и системы проверки знаний. Такой тип онбординга хорошо подходит для быстрорастущих компаний и крупного бизнеса.

Какой подход используют в VGS

До недавнего времени мы в VGS использовали первый и второй типы (в зависимости от команд). После привлечения инвестиций в раунде серии C мы поняли, что такой подход слабо масштабируется при быстром росте команды.

Так возник проект VGS Academy. Это платформа для онбординга, такая себе внутренняя Coursera с видеоруководствами и опросниками. Проект ориентирован на комфортное погружение в рабочий процесс и информирование об основных бизнес-процессах компании.

VGS Academy был масштабной задумкой, которую реализовали в короткие сроки. От идеи до пилотного запуска прошло всего три месяца. Разберемся в этапах создания VGS Academy и как можно повторить этот процесс в вашем стартапе.

Интерфейс VGC Academy

Планирование

VGS Academy была ориентирована на адаптацию новичков из разных команд. Мы начали с оптимизации онбординга сейлзов.

В первую очередь выяснили, как проходил онбординг до этого. Процесс не был систематизирован на уровне компании и отличался у разных команд. Потому вместе с коллегой проинтервьюировали нескольких менеджеров, топ-перформеров и новичков.

На этом этапе очень важно получить всестороннюю картину, которая бы показала:

  • этапы онбординга;
  • его сильные и слабые стороны;
  • что помогло топ-перформерам достичь таких результатов;
  • как новички воспринимают текущий онбординг.

Это позволило увидеть, какие темы уже освещаются, чего не хватает, на что делать упор. Например, выяснилось, что успешные сейлзы часто принимали участие в звонках других опытных продажников, а потом вместе обсуждали их результаты.

Подготовка контент-плана

Следующим шагом было создать контент-план VGS Academy. То есть расписать, какие темы будут в каждом модуле, какой контент использовать и как закреплять знания. Последнее особенно важно: если просто дать материал, то его очень быстро забудут. Согласно исследованию немецкого психолога Германа Эббингауза, мы забываем около 75% информации уже через шесть дней. Поэтому нужно было убедиться, что ребята усвоили полученные знания.

В плане контента основной упор сделали на видеоматериал и рассмотрение кейсов.

Он покрывает все важные для сейлзов аспекты: продукт, индустрию, процессы, ICP (ideal customer profile или идеальный портрет клиента), сервисы и другое.

Материал разбили на базовый и продвинутый модули. Так его было легче воспринимать. В базовом продуктовом модуле раскрыли такие вопросы как терминология, типы чувствительных данных и обзор выпускаемых продуктов.

The VGC Platform

Создание контента для академии

При записи видеоконтента самое сложное — контроль качества. В идеале нужно несколько внутренних спикеров, которые понимают, как записывать контент.

Например, у вас в компании есть человек, который ведет свой подкаст, YouTube-блог или выступает/модерирует в Clubhouse. В таком случае запись можно разделить на две части: носители знаний создают скрипт, а внутренние спикеры записывают видео на его основании. При этом нужно качественное оборудование для видео- и звукозаписи.

В нашем случае было два ограничения:

  1. Мы хотели запустить академию за три месяца, а запись скриптов и работа со внутренними спикерами заняли бы много времени.
    Во время коронавируса мы не хотели подвергать риску команду и собирать ребят в офисе.
  2. Решили, что видео запишут носители знаний. Это ребята, которые долгое время в компании и обладают глубокой экспертизой. Многие из них уже проводили тренинги по этим темам, потому их нужно было просто перезаписать, оставив самое важное.

Интерфейс VGC Academy

Например, наш Head of Payment Marketing Хоанг Леунг проводил тренинги по платежной индустрии. Это серия из четырех занятий по 60 минут каждое. Хоанг сжал их до четырех видео по 15 минут.

Я написал короткое руководство по созданию роликов с основными правилами и требованиями к записи видео. Также указал, какие сервисы использовать. Среди важных аспектов:

  • Использование гарнитуры — если качеством картинки можно пожертвовать, то при плохом звуке слушать запись очень сложно.
  • Продолжительность ролика не более 15 минут. Более длинные видео обычно сложнее воспринимать.
  • Использование сервиса Loom для записи роликов. Он позволяет наложить видео с камеры на скринкаст. Интерактивное видео интереснее слушать.

Я созванивался с ребятами, которые давно в команде. Они подсказывали, к кому идти за контентом.

Главная сложность — мы нашли 23 спикера. С каждым пришлось поддерживать связь, помогать с созданием видео и сопутствующих материалов. Хорошо, что одна из ценностей VGS — помощь друг другу. Все ребята очень старались уложиться в срок, несмотря на свою загруженность.

Проверка знаний

Следующий шаг — определиться с системой закрепления знаний. Мы комбинировали короткие и длинные тесты, кейсы и задания, где нужно совместить правильные варианты. Важно сделать их не слишком сложными, чтобы не вызывать раздражение.

Главная цель — помочь новичку использовать приобретенные знания. Например, мы создали тестовую конфигурацию продукта. Новички проходили по пути, обычному для наших клиентов, и в процессе выполняли задания. Так они сразу понимали, как именно клиенты пользуются продуктом.

Обучающие материалы VGC Academy

Выбор софтверной платформы

Далее выбирали платформу для VGS Academy. Мы проанализировали примерно десять лидирующих систем. В тройку лучших вошли:

  1. Talent LMS;
  2. Lessonly;
  3. Onboard.

Нам понравились Lessonly, но их фокус — энтерпрайз. Поэтому платформа предлагает годовые контракты дороже, чем у конкурентов. Onboard — украинский стартап. Мне понравилось их видение и динамика развития. Но у нас жесткие требования к комплаенсу подрядчиков, ведь мы работаем в сфере кибербезопасности. В идеале подрядчики должны быть SOC2 complaint. Этот комплаенс показывает, как компании хранят и обрабатывают данные.

В итоге остановились на Talent LMS. Мне понравились гибкость системы и удобство использования. С деталями настройки системы можно ознакомиться в руководствах компании.

Запуск академии

Нам было важно, чтобы все менеджеры знали о существовании проекта и использовали его для онбординга. Перед этим мы попросили пару новичков и менеджеров команд пройти курсы. Это было правильное решение: мы получили огромное количество обратной связи, которая позволила улучшить академию.

Затем я провел внутренний промоушн VGS Academy:

  • рассказал про академию на встрече All Hands (общее собрание компании);
  • отправил электронное письмо всей команде;
  • написал в Slack;
  • отдельно списался с менеджерами сейлз-команды.

Этот подход выбрал не просто так — в условиях удаленки лучше всего использовать несколько каналов коммуникации.

Вместо вывода

VGS Academy — это один из проектов, над которыми мы работаем в сфере People Management. Мне очень понравилось проектировать опыт адаптации новичков, курировать разработку контента и создавать кросс-функциональные связи между носителями знаний и компанией.

Академия значительно упростила и систематизировала онбординг в сейлз-команде. Поэтому сейчас мы работаем над курсами для других команд компании в рамках VGS Academy. Также нам предстоит итерировать и улучшать академию с дальнейшим ростом и изменением компании.

При создании своей академии онбординга настройтесь на lean-подход и смотрите на свой стартап глазами новичка. Если возникнут дополнительные вопросы, то можно задать их мне в Facebook или LinkedIn.

Поделиться