БИЗНЕС

Забыть как страшный сон. Ивент-индустрия о своих факапах и правилах хороших мероприятий

10 февраля 2022, 17:15
8 мин чтения
Материал успешно добавлен в закладки Достигнуто максимальное количество закладок
Добавить в закладки

Любую статью можно сохранить в закладки на сайте, чтобы прочесть ее позже.

Ивент-индустрия о своих факапах и правилах хороших мероприятий
Партнерский материал Партнерский материал Материал на правах рекламы
Режим чтения увеличивает текст, убирает всё лишнее со страницы и даёт возможность сосредоточиться на материале. Здесь вы можете отключить его в любой момент.
Режим чтения

Режим чтения увеличивает текст, убирает всё лишнее со страницы и даёт возможность сосредоточиться на материале. Здесь вы можете отключить его в любой момент.

Год назад команда PMHUB запустила проект PMHUB Talk. Это серия блиц-интервью, в которых лидеры украинской ивент-индустрии делятся своими кейсами и правилами, по которым живет сфера.

В этом году проект трансформируется в митап, который соберет на одной сцене организаторов Ukrainian Fashion Week, Киевского международного экономического форума, Event Industry Forum и фестиваля Atlas, а также менеджеров, работающих с ивентами в МХП, Parimatch Tech. 11 февраля спикеры поделятся кейсами и обозначат тенденции 2022 года. Но за кулисами даже самых успешных мероприятий случаются факапы.

«Представьте, наш форум начинается в 10 утра, а ровно в 8:00 на локации пропадает интернет»

Сергей Слупский, Slupsky Agency

Этот факап случился на большом технологическом форуме, который мы организовывали для компании Dell. Ежегодно на нем представляют новые линейки ноутбуков, сетевого оборудования, серверов и другой аппаратуры. В рамках мероприятия проходила выставка, на которую доставили для демонстрации линейку из 20 новых ноутбуков за день до ивента.

Сергей Слупский, Slupsky Agency

Накануне вечером мы расставили их по стендам и протестировали — все работало.

Форум начинался в 10 утра, и ровно в 8 у нас отключается интернет. Причина: у всех 20 компьютеров Dell сработало обновление программного обеспечения, которое необходимо для их системы безопасности. Таким образом, когда в 8:00 все 20 компьютеров начали одновременно обновляться, канал интернета просто не выдержал нагрузки. После множества попыток поднять сеть, мы просто перебросили интернет-кабель с соседнего объекта.

Для меня эта история о том, что вы никогда не можете предусмотреть все. Какими бы опытными ни были, сколько бы у вас ни было чек-листов.

Что для себя вынесли?

  1. Если вы организовываете ивент с большим количеством технического оборудования — нужно обязательно выделять несколько каналов. Важно делить интернет на подканалы: одна линия для участников, вторая — для стафа.
  2. Важно заблаговременно отключить обновления техники.

«Зрители в прямом эфире увидели, как моются полы»

Ирина Данилевская, Ukrainian Fashion Week

Это был показ украинского дизайнера Елены Бурениной в 2012 году. По ее замыслу первая модель должна была выходить на подиум в платье с длинным шлейфом, смоченным в черную краску. Это было очень эффектно, но когда показ закончился, выяснилось, что краска въелась в паркет. Через 30 минут начиналось следующее шоу, и вся команда UFW вместе с клинингом бросилась отмывать подиум. Но главный факап был даже не в этом.

Ирина Данилевская, Ukrainian Fashion Week

Оператор, который в тот момент, вероятно, был под впечатлением от коллекции, забыл остановить прямую трансляцию. И зрители в прямом эфире любовались, как мы моем пол. Узнали мы об этом из сообщений от разных людей, которые писали, как поражены оперативностью и слаженной работой команды UFW и самим фактом того, что они увидели обратную сторону fashion-индустрии.

Что для себя вынесли?

  1. Всегда работайте с профессионалами. Даже когда все кажется простым и понятным — проконсультируйтесь и убедитесь, что вы учли все нюансы.
  2. В fashion-индустрии нет мелочей. В ивент-индустрии тоже. Как гости приедут на ивент? Кто их встретит и какими словами? Как выглядят гардероб и туалет? Удобен ли размер приглашения, чтобы положить его в клатч? Не вызовет ли аллергию аромат цветов в помещении?
  3. Контент превыше всего. Фото, видео, онлайн-трансляция. Лучше заранее продумать инстаграмные места, где есть хороший фон и освещение. Убедитесь, что на ивенте будет профессиональный фотограф (контент-мейкер). Если после ивента не появилось фото в Instagram и видео в YouTube и TikToк — считайте, что мероприятия не было.

«Попросили купить плитки на 3,5 млн грн, а потом сказали, что такого не было»

Дарья Сёма, ивент-пространство PMHUB

Это один из самых ярких факапов за всю мою карьеру по благоустройству коммерческой недвижимости. Много лет назад мой прямой руководитель в устной форме «дал добро» на покупку плитки на сумму 3,5 млн грн. А потом сказал, что такого не было, подставив таким образом меня перед заказчиком. Я все же нашла его утвердительное «да», перечитав миллион чатов, но послевкусие осталось.

Дарья Сёма, ивент-пространство PMHUB

Что для себя вынесли?

  1. Фиксировать в письмах каждую новую тему с обсуждением важных вопросов с несколькими сторонами.
  2. Фиксировать все важные телефонные разговоры вдогонку фолоапом с резюмированием ответственных, дедлайнов и задач.

«Гости пришли, а спикера — нет»

Оля Сафина, Parimatch Tech

В 2019 году я вместе с командой организовывала международную конференцию PM GO 5.0. Для бренда это якорный ивент, который перерос из корпоративного митапа в большую конференцию. Событие проходило на пике интереса к онлайн-формату, а для нас это был первый опыт онлайн-вещания. И вот ивент в разгаре, спикеры выступают по расписанию, количество зрителей достигло более 4000. Мы связываемся с каждым спикером за 30 минут до начала, чтобы удерживать темп.

Оля Сафина, Parimatch Tech

За 30 минут до своего выступления менеджмент Конора МакГрегора не отвечает. 10 минут до выхода в эфир… и снова тишина. До конца конференции спикер так и не вышел на связь, мы же выкручивались импровизированным интервью ведущего с Сергеем Портновым, который согласно нашему плану должен интервьюировать МакГрегора.

Что для себя вынесли?

  1. Учитывайте специфику вашего спикера: кто он, какова его мотивация участия, какая форма общения ему комфортна, готов ли он к импровизации.
  2. Перестраховывайтесь, разрабатывайте дополнительные сценарии и даже антикризисные шаблоны. А международных гостей лучше всего предварительно записать для бекапа.

«Мы схватились за головы, не зная, что дальше делать»

Дмитрий Сидоренко, Atlas

Мы — первопроходцы европейской фестивальной культуры в Украине, поэтому приходится учиться на собственных ошибках. Однажды мы долго вели переговоры с западным агентом о выступлении артиста, но никак не могли договориться об условиях. Агент не одобрял наш офер и хотел его повысить, аргументируя тем, что артист за такие деньги не выступает. В какой-то момент наш программный директор в копии письма ответил нашему букеру на русском языке. Сообщение было примерно таким: «Ну навали ему как мы обычно рассказываем, что фестивальный рынок у нас только развивается и люди еще не готовы столько платить за концерты». При этом, забыв убрать из копии агента артиста.

Дмитрий Сидоренко, Atlas
Дмитрий Сидоренко, Atlas

Когда мы поняли, что произошло, то скопировали текст и вставили в Google-переводчик. Все отлично переводилось без потери сути. Мы схватились за головы, не зная, что дальше делать. Поняли, что ничего уже не исправить и эту ситуацию нужно принять. Посмотрели, с какими еще артистами этот агент работает, поняли, кого мы не забукаем в ближайшее время.

К счастью, агент перевел текст, вошел в наше положение и даже согласился на изначальные условия. Для нас всех это был урок, что перед отправкой нужно все перепроверять десять раз.

Что для себя вынесли?

  1. Всегда должен быть план «Б» на случай переноса. Вы должны быть максимально мобильными и сразу прорабатывать минимально болезненные решения и для себя, и для посетителей.
  2. Важно придерживаться всех карантинных ограничений. В данной ситуации лучше «перебдеть, чем недобдеть». Важно вакцинироваться, закупить необходимые средства личной защиты и понять, как люди могут соблюдать дистанцию.
  3. Найдите общий язык с аудиторией. В таких нестабильных условиях доверие, преданность и любовь ваших клиентов — единственное, что поможет преодолеть сложности.

PMHUB Talk 2022 состоится 11 февраля в PMHUB — ивент-пространстве для событий сфер бизнеса, IТ, Gaming & Entertainment.

Нашли ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Загрузка...