Забыть как страшный сон. Ивент-индустрия о своих факапах и правилах хороших мероприятий
Любую статью можно сохранить в закладки на сайте, чтобы прочесть ее позже.
Режим чтения увеличивает текст, убирает всё лишнее со страницы и даёт возможность сосредоточиться на материале. Здесь вы можете отключить его в любой момент.
Год назад команда PMHUB запустила проект PMHUB Talk. Это серия блиц-интервью, в которых лидеры украинской ивент-индустрии делятся своими кейсами и правилами, по которым живет сфера.
В этом году проект трансформируется в митап, который соберет на одной сцене организаторов Ukrainian Fashion Week, Киевского международного экономического форума, Event Industry Forum и фестиваля Atlas, а также менеджеров, работающих с ивентами в МХП, Parimatch Tech. 11 февраля спикеры поделятся кейсами и обозначат тенденции 2022 года. Но за кулисами даже самых успешных мероприятий случаются факапы.
«Представьте, наш форум начинается в 10 утра, а ровно в 8:00 на локации пропадает интернет»
Сергей Слупский, Slupsky Agency
Этот факап случился на большом технологическом форуме, который мы организовывали для компании Dell. Ежегодно на нем представляют новые линейки ноутбуков, сетевого оборудования, серверов и другой аппаратуры. В рамках мероприятия проходила выставка, на которую доставили для демонстрации линейку из 20 новых ноутбуков за день до ивента.
Накануне вечером мы расставили их по стендам и протестировали — все работало.
Форум начинался в 10 утра, и ровно в 8 у нас отключается интернет. Причина: у всех 20 компьютеров Dell сработало обновление программного обеспечения, которое необходимо для их системы безопасности. Таким образом, когда в 8:00 все 20 компьютеров начали одновременно обновляться, канал интернета просто не выдержал нагрузки. После множества попыток поднять сеть, мы просто перебросили интернет-кабель с соседнего объекта.
Для меня эта история о том, что вы никогда не можете предусмотреть все. Какими бы опытными ни были, сколько бы у вас ни было чек-листов.
Что для себя вынесли?
- Если вы организовываете ивент с большим количеством технического оборудования — нужно обязательно выделять несколько каналов. Важно делить интернет на подканалы: одна линия для участников, вторая — для стафа.
- Важно заблаговременно отключить обновления техники.
«Зрители в прямом эфире увидели, как моются полы»
Ирина Данилевская, Ukrainian Fashion Week
Это был показ украинского дизайнера Елены Бурениной в 2012 году. По ее замыслу первая модель должна была выходить на подиум в платье с длинным шлейфом, смоченным в черную краску. Это было очень эффектно, но когда показ закончился, выяснилось, что краска въелась в паркет. Через 30 минут начиналось следующее шоу, и вся команда UFW вместе с клинингом бросилась отмывать подиум. Но главный факап был даже не в этом.
Оператор, который в тот момент, вероятно, был под впечатлением от коллекции, забыл остановить прямую трансляцию. И зрители в прямом эфире любовались, как мы моем пол. Узнали мы об этом из сообщений от разных людей, которые писали, как поражены оперативностью и слаженной работой команды UFW и самим фактом того, что они увидели обратную сторону fashion-индустрии.
Что для себя вынесли?
- Всегда работайте с профессионалами. Даже когда все кажется простым и понятным — проконсультируйтесь и убедитесь, что вы учли все нюансы.
- В fashion-индустрии нет мелочей. В ивент-индустрии тоже. Как гости приедут на ивент? Кто их встретит и какими словами? Как выглядят гардероб и туалет? Удобен ли размер приглашения, чтобы положить его в клатч? Не вызовет ли аллергию аромат цветов в помещении?
- Контент превыше всего. Фото, видео, онлайн-трансляция. Лучше заранее продумать инстаграмные места, где есть хороший фон и освещение. Убедитесь, что на ивенте будет профессиональный фотограф (контент-мейкер). Если после ивента не появилось фото в Instagram и видео в YouTube и TikToк — считайте, что мероприятия не было.
«Попросили купить плитки на 3,5 млн грн, а потом сказали, что такого не было»
Дарья Сёма, ивент-пространство PMHUB
Это один из самых ярких факапов за всю мою карьеру по благоустройству коммерческой недвижимости. Много лет назад мой прямой руководитель в устной форме «дал добро» на покупку плитки на сумму 3,5 млн грн. А потом сказал, что такого не было, подставив таким образом меня перед заказчиком. Я все же нашла его утвердительное «да», перечитав миллион чатов, но послевкусие осталось.
Что для себя вынесли?
- Фиксировать в письмах каждую новую тему с обсуждением важных вопросов с несколькими сторонами.
- Фиксировать все важные телефонные разговоры вдогонку фолоапом с резюмированием ответственных, дедлайнов и задач.
«Гости пришли, а спикера — нет»
Оля Сафина, Parimatch Tech
В 2019 году я вместе с командой организовывала международную конференцию PM GO 5.0. Для бренда это якорный ивент, который перерос из корпоративного митапа в большую конференцию. Событие проходило на пике интереса к онлайн-формату, а для нас это был первый опыт онлайн-вещания. И вот ивент в разгаре, спикеры выступают по расписанию, количество зрителей достигло более 4000. Мы связываемся с каждым спикером за 30 минут до начала, чтобы удерживать темп.
За 30 минут до своего выступления менеджмент Конора МакГрегора не отвечает. 10 минут до выхода в эфир… и снова тишина. До конца конференции спикер так и не вышел на связь, мы же выкручивались импровизированным интервью ведущего с Сергеем Портновым, который согласно нашему плану должен интервьюировать МакГрегора.
Что для себя вынесли?
- Учитывайте специфику вашего спикера: кто он, какова его мотивация участия, какая форма общения ему комфортна, готов ли он к импровизации.
- Перестраховывайтесь, разрабатывайте дополнительные сценарии и даже антикризисные шаблоны. А международных гостей лучше всего предварительно записать для бекапа.
«Мы схватились за головы, не зная, что дальше делать»
Дмитрий Сидоренко, Atlas
Мы — первопроходцы европейской фестивальной культуры в Украине, поэтому приходится учиться на собственных ошибках. Однажды мы долго вели переговоры с западным агентом о выступлении артиста, но никак не могли договориться об условиях. Агент не одобрял наш офер и хотел его повысить, аргументируя тем, что артист за такие деньги не выступает. В какой-то момент наш программный директор в копии письма ответил нашему букеру на русском языке. Сообщение было примерно таким: «Ну навали ему как мы обычно рассказываем, что фестивальный рынок у нас только развивается и люди еще не готовы столько платить за концерты». При этом, забыв убрать из копии агента артиста.
Когда мы поняли, что произошло, то скопировали текст и вставили в Google-переводчик. Все отлично переводилось без потери сути. Мы схватились за головы, не зная, что дальше делать. Поняли, что ничего уже не исправить и эту ситуацию нужно принять. Посмотрели, с какими еще артистами этот агент работает, поняли, кого мы не забукаем в ближайшее время.
К счастью, агент перевел текст, вошел в наше положение и даже согласился на изначальные условия. Для нас всех это был урок, что перед отправкой нужно все перепроверять десять раз.
Что для себя вынесли?
- Всегда должен быть план «Б» на случай переноса. Вы должны быть максимально мобильными и сразу прорабатывать минимально болезненные решения и для себя, и для посетителей.
- Важно придерживаться всех карантинных ограничений. В данной ситуации лучше «перебдеть, чем недобдеть». Важно вакцинироваться, закупить необходимые средства личной защиты и понять, как люди могут соблюдать дистанцию.
- Найдите общий язык с аудиторией. В таких нестабильных условиях доверие, преданность и любовь ваших клиентов — единственное, что поможет преодолеть сложности.
PMHUB Talk 2022 состоится 11 февраля в PMHUB — ивент-пространстве для событий сфер бизнеса, IТ, Gaming & Entertainment.
