Якщо ви не плануєте, ви плануєте провал: 6 кроків, щоб покінчити з фінансовим хаосом у компанії
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
Фінансове планування — не найромантичніша частина розвитку власного бізнесу. Особливо на старті, коли в умовах обмежених ресурсів доводиться бути і CEO, і СМО, і CFO. Фінансовий консультант Альона Мисько у своїй колонці для Vector наводить 6 правил, які допоможуть приборкати хаос у фінансах.
Альона Мисько
Ваш бізнес росте, з’являються гроші, а ви продовжуєте вести одну Google-табличку. Цифр стає дедалі більше, ви забуваєте їх вносити і вже зовсім не можете розібратися у цьому морі чисел. Подумки ви себе втішаєте: «Зараз просто немає часу розбиратися з фінансами, а от через місяць зароблю побільше і обов’язково все систематизую». Виникає питання: скільки саме заробите, якщо ви навіть не знаєте, як це правильно порахувати?
Жити в цьому хаосі і не знати, наскільки фінансово успішний ваш бізнес, навіть спокійніше. Щоб подивитися правді в очі (а точніше в цифри), треба ще мати мужність. Бо раптом ваша компанія працює в мінус?
Тим часом ви втрачаєте кошти, причому в геометричній прогресії. Тут є тільки два варіанти: або ви підкорите фінанси, або вони вас. Якщо ви все ж наважились навести лад у фінансах, то ось чекліст, який вам у цьому допоможе.
Крок 1. Позбудьтесь мільйонів таблиць і головного болю
Якщо у вас немає адекватної бухгалтерії, чіткого контролю коштів і обліку транзакцій в компанії, то решта пунктів не мають сенсу. Правильні рішення нічого не варті, якщо вони приймаються на основі помилкових цифр. Про вибір даних для аналізу поговоримо у третьому пункті, а зараз зупинимось на їх контролі.
Щоб було простіше, перейдіть з Excel-таблиць на фінансову програму або зв’яжіть всі Excel-таблиці між собою. Головне — створити єдину систему. Залежно від потреб і розміру бізнесу ви можете обрати Xero, Zohobooks, Finmap або інші програми. В Xero і Zohobooks є багато додатків для аналітики, які можна підв’язати до фінансової частини. Наприклад, у Xero є додаток WorkflowMax, де можна одразу трекати час і рахувати вартість години кожного працівника чи проекта. Ця програма добре підходить для малого бізнесу у сфері послуг.
Там все автоматизовано і є основні фінансові звіти: Cash Flow, P&L, баланс. Раджу почати з першого звіту і внесення всіх транзакцій, а вже після цього переходити до інших форм. На старті доведеться витратити трохи часу для запуску програми або автоматизації і звикати перші кілька місяців, зате потім ви не будете витрачати вечори чи вихідні на розрахунки.
Так ви зможете навести лад у фактичних цифрах і нарешті побачите залишки коштів на рахунках, прибуток, доходи і витрати за кожним напрямом діяльності.
Крок 2. Плануйте, щоб прийти до своєї цілі
Якщо ви не плануєте, ви плануєте провал. Ваша компанія, може, і проживе рік без планування, але явно буде розвиватися не за вашим планом.
Як правильно планувати?
- Проведіть стратегічну сесію всередині компанії, щоб вибрати свої глобальні та короткострокові цілі.
- Складіть карту розвитку бізнесу на кожен місяць протягом наступного року з урахуванням визначених цілей.
- Складіть прогноз продажів у декількох сценаріях. Враховуйте різні вхідні фактори, від яких залежить дохід. Не пишіть абсолютні цифри, а продумайте, які фактори збільшують/зменшують дохід: воронка продажів, маркетинг, PR-активності. Потім привяжіть до них доходи.
- Розпишіть витратну частину бізнесу: які витрати будуть незмінними із місяця в місяць, а які при зростанні доходів теж зростатимуть (відсоток від продажів, відсоток від проекту підрядникам та інші).
- Закладайте непередбачувані витрати. Почніть з 10%, а згодом аналізуйте і вирахуйте свій % для бізнесу.
- Плануйте не тільки на рік і місяць, а й на тиждень. Це допоможе уникнути касових розривів і завчасно попередити проблему.
Крок 3. Станьте аналітиком
Коли ви нарешті маєте адекватні звіти і плани, вам потрібно знайти час і сили для їхнього аналізу. Виберіть основні показники, які ви будете аналізувати кожного дня/тижня/місяця. Важливо аналізувати не лише фінансові, а й операційні показники. Наприклад, завантаженість і кількість активних проектів. Такі показники є тригерами, чому реальні цифри відрізняються від запланованих.
Для кожного дня це:
- кількість і сума проданих контрактів;
- фактичні надходження оплат від клієнтів;
- залишок коштів на рахунках.
Для кожного тижня:
- план/факт надходжень і витрат за тиждень;
- план оплат і надходжень на наступний тиждень;
- перевірка, чи вистачає коштів на оплати.
Для кожного місяця:
- аналіз Cash Flow — скільки прийшло, пішло і залишилось коштів;
- аналіз зобов’язань: що ви винні і що винні вам;
- аналіз прибутковості загалом по компанії і по кожному проекту;
- завантаженість команд/працівників. За допомогою цього показника можна зрозуміти, чому ви відхиляєтеся від плану і рівень прибутку не той, який планували;
- план на наступний місяць — чи потрібно вносити до нього зміни;
- скільки коштів потрібно залишити в бізнесі.
Крок 4. Рахуйте, щоб працювати в плюс
Розрахунок собівартості в бізнесі з надання послуг напряму залежить від вартості однієї людини для компанії.
Щоб правильно разрахувати собівартість, дайте відповіді на такі питання:
- Скільки коштує в місяць кожен спеціаліст в компанії?
- Які додаткові витрати, крім зарплати, я несу на його утримання? Оренда місця, кава, чай, печиво?
- Скільки триває відпустка у кожного працівника? Скільки неробочих днів мені потрібно покривати за рахунок компанії?
- Яка максимально можлива завантаженість кожного працівника? Яка була найменша? Яка середня завантаженість протягом останніх місяців?
- Скільки коштує одна година кожного спеціаліста при різних рівнях завантаженості?
- Якого рівня прибутковості компанії я хочу досягти?
- Які в компанії є типи послуг за складністю виконання?
- Які ціни на ринку у моїх конкурентів?
- Яку ціну я пропоную своїм клієнтам за годину певного спеціаліста або команди?
Крок 5. Правильно вилучайте кошти з бізнесу
У вас мають бути окремі рахунки: ваш особистий і компанії. Не змішуйте власні кошти і кошти бізнесу. Якщо ви займаєтесь операційною діяльністю, поставте собі зарплату. Якщо ні, то ваші кошти — це лише розподіл дивідендів.
Як забирати свою долю так, щоб загнати бізнес в касовий розрив? Розподіляйте дивіденди за залишком коштів на рахунку.
Як забирати свої дивіденди так, щоб бізнес не постраждав? Розподіляти дивіденди за прибутком.
Як правильно розподілити дивіденди?
- Розраховувати його з прибутку наприкінці кожного місяця.
- Не забирати весь прибуток собі!
- Розуміти, скільки з прибутку треба відкласти на резерв.
- Знати, скільки фізично коштів потрібно залишити в бізнесі на покриття поточних витрат.
Універсального правил, скільки конкретно коштів можна вилучати і з якою періодичністю, не існує. Кожна компанія має випрацювати зручну для себе систему.
Крок 6. Data is your answer
Правильні фінанси в компанії — це про дані, які ви збираєте і аналізуєте. Наприклад, під час планування ви можете одразу закладати довший період, якщо знаєте що клієнт затримує оплату в середньому на 7-9 днів. Для таких рішень можна вести статистику за клієнтами: дата закінчення робіт, дата виставлення рахунку, дата оплати і кількість днів затримки.
Коли вам потрібно вирішити, яку ціну поставити клієнту за проект і зорієнтувати його за термінами, ви можете подивитись на ваші дані і приблизно зрозуміти, на який із минулих проектів схожий новий клієнт. Якщо ціна вийшла в мінус минулого разу, то цього разу ви закладете більшу націнку.
Не намагайтесь встигнути реалізувати всі кроки за один або навіть два місяці. Почніть з першого: прямо сьогодні виберіть програму і почніть рухатись до порядку у фінансах компанії.
