Звільнитися з користю. Які питання варто поставити керівнику та працівнику на екзит-інтервʼю
Звільнення — етап, який рано чи пізно настає в кожних стосунках «найманий працівник-роботодавець». Причини можуть бути різні — від прагнення до нових кар’єрних кроків до зіпсованих взаємин із керівником та колегами. Допомогти розібратися, чому людина йде та як можна покращити ситуацію — одне із завдань екзит-інтерв’ю. Тобто «завершальної» розмови між працівником та представником компанії.
Ми поспілкувалися з Яною Герасименко, HRD IT Delight, та Данилом Курандою, СЕО і співзасновником спільноти «Магія Ранку», фаундером діджитал-агентства T-WORK, щоб дізнатися, як перетворити екзит-колл на потужний інструмент для конструктивного діалогу між співробітником і роботодавцем.
Мета екзит-зустрічей
Екзит-інтерв’ю — це розмова між працівником, який залишає компанію, та представником відділу кадрів або керівництва. Його мета — отримати зворотний зв’язок від співробітника, який звільняється. Ця інформація може бути цінною для стратегії розвитку компанії і внесення необхідних коректив, щоб утримати талановитих працівників у майбутньому.
У Harvard Business Review наводять дослідження, проведене у 2012-2013 роках. У ньому опитали 188 топменеджерів і провели інтерв’ю з 32 старшими керівниками, які представляли 210 організацій у 33 галузях зі штаб-квартирами в понад 35 країнах.
Згідно з цим дослідженням, 75% компаній проводять екзит-інтерв’ю хоча б для деяких співробітників, які звільняються. У 70,9% із них цим займалися HR-відділи. У 19% — безпосередні керівники співробітників, що звільняються. У 8,9 % — менеджер безпосереднього керівника, а в 1% — зовнішні консультанти. Майже 8,2% організацій використовували більше ніж одного інтерв’юера.
Компаніям варто проводити екзит-інтерв’ю принаймні через такі причини:
- Вивчення досвіду співробітників, що звільняються. Можливість дізнатися мотиви звільнення, досвід і враження від роботи у компанії.
- Визначення організаційних проблем. Збір цінної інформації про сфери, які потребують вдосконалення, інтеграція ініціатив для утримання талантів.
- Створення відкритої культури. Сприяння підвищенню рівня довіри співробітників, які залишилися, через фідбек.
- Постійне вдосконалення. Використання екзит-інтерв’ю для стратегічних покращень в управлінських практиках та корпоративній культурі.
Для працівників, які йдуть, екзит-інтерв’ю має такі переваги:
- Рефлексія. Можливість отримати зворотний зв’язок і використати його для самоаналізу.
- Професійний розвиток. Нагода сформулювати свої кар’єрні цілі та прагнення для майбутньої діяльності.
- Конструктивний діалог. Відверта розмова з керівництвом про свій досвід — як про позитивні аспекти, так і про сфери для вдосконалення.
- Можливість змінити намір. Після спілкування рішення про звільнення може бути скасовано.
- Налагодження зв’язків. Збереження професійних зв’язків з компанією для майбутніх можливостей або рекомендацій.
Звільнення — перехідний етап, що відкриває двері для нових можливостей.
Співробітник, як і компанія, повинні в результаті отримати максимальний зворотний зв’язок. У майбутньому він допоможе у виправленні помилок або поліпшенні показників.
«Мій найкращий екзит-колл як керівника складався з двох етапів. Один співробітник відділу продуктів (Head of Product) перед звільненням зробив письмово дослідження всіх функцій компанії.
Він розібрався, чому щось працювало не так ідеально, як ми хотіли б.
Це підготовчий етап. Під час другого етапу — власне, на екзит-колл, ми окреслили завдання — що зробити для покращення роботи відділу без нього і як втримати талановитих працівників», — розповів Данило Куранда.
Питання, які варто поставити працівнику
Важливо налагодити зі співробітником діалог, надати адженду, визначити тривалість співбесіди і цілі, яких потрібно досягти в результаті спілкування, зауважує Яна Герасименко, HRD IT Delight.
Основою розмови можуть стати наступні питання:
- Чому ти ухвалив(ла) рішення про звільнення?
- Що компанія робила добре, а що можна поліпшити?
- Чи є в компанії проблема, яку ти вважаєш нерозв’язаною або ігнорованою?
- Розкажи про взаємини з колегами та керівництвом. Чи були проблеми в команді? Які зміни ти впровадив(ла) би в менеджменті, якби був(ла) на моєму місці?
- Чи отримував(ла) ти зворотний зв’язок про свою роботу? Чи завжди був(ла) в курсі того, що відбувається в компанії?
- Як би ти оцінив(ла) рівень задоволеності своєю зарплатнею та бенефітами?
- Чи були можливості для професійного розвитку? Чи є щось, що реалізувати не вдалося? Як керівництво могло б краще підтримувати тебе в досягненні кар’єрних цілей?
- Що ти особливо цінував(ла) у своїй роботі?
- Як компанія могла б підтримувати своїх співробітників в умовах змін і важких ситуацій?
- Чи може компанія чимось тобі допомогти у пошуку роботи?
«Перелік запитань для екзит-інтерв’ю може бути довгий, але не потрібно ставити їх усі. У нашій компанії все індивідуально. Існує основний скелет запитань, на які HR-менеджер може спиратися під час проведення інтерв’ю. Проте я за відкритий діалог без прописаного сценарію», — ділиться HRD IT Delight Яна Герасименко.
«Мій найгірший екзит-колл — один із перших у кар’єрі, коли я сліпо йшла за шаблоном, не будувала взаємини зі співробітником, не обговорила адженду і не поставила мети. Результат — сухі відповіді, втрата подальшої комунікації, хоча пізніше для ексколеги з’явилася посада у нашій компанії, але він відмовив», — згадала HRD IT Delight.
Після екзит-інтерв’ю у ексспівробітника повинно бути відчуття, що його почули й надали чесний зворотний зв’язок.
Питання, які варто поставити до роботодавця
- Чим я вирізнявся(лась) серед інших кандидатів? Чому на цю позицію найняли саме мене?
- Чи отримувала компанія фідбек про мою роботу? Який саме?
- Як ви оцінюєте мій внесок у компанію?
- Які хард та софт-скіли варто поліпшити для досягнення успіху на релевантній посаді у майбутньому?
- Чи є вже людина, яка займе моє місце? Як я можу полегшити її інтеграцію в компанії?
- Чи може компанія допомогти мені в подальшому працевлаштуванні?
Якщо причиною звільнення була незадоволеність роботою, рефлексія допоможе уникнути подібних ситуацій у майбутньому. Водночас варто переглянути свої сильні та слабкі сторони, враховуючи відгуки роботодавця. Такий аналіз знадобиться для планування кар’єри.
Що компаніям роботи з отриманими даними
На основі проведених екзит-інтерв’ю компанії можуть розробити стратегії для розв’язання проблем, покращити корпоративну культуру, зменшити плинність цінних кадрів.
«Ми завжди обговорюємо, що можемо змінити, щоб робота з людьми покращилася. Я проводжу аналіз кожного інтерв’ю, дивлюсь, що з цього просто емоційний фідбек, а що можна раціонально використати для перетворення в стратегічний проєкт. Наприклад, один працівник сказав, що йому не подобається токсична комунікація між членами однієї з команд. Звісно, що ми обговорили міжособистісні стосунки цього відділу і зробили все, щоб розв’язати проблему», — ділиться Данило Куранда.
Один із кейсів звільнення співробітника за власним бажанням дав компанії IT Delight можливість переглянути розвиток розробників.
Це було основним чинником переходу людини в іншу компанію. Після аналізу екзит-інтерв’ю менеджмент ухвалив рішення запустити в компанії PDP (personal development plan) — персональний план розвитку розробника. Після детального технічного інтерв’ю, перевірки англійської та оцінки 360° співробітник отримує детальний фідбек і план розвитку на пів року з підтримкою ментора. У компанії вдячні колишньому колезі, який підштовхнув на цю ідею.
Замість висновків
Найліпше, що можуть робити компанії на екзит-інтерв’ю, — бути відкритими, говорити бізнес-мовою, сприяти безболісному звільненню. Також за можливості допомагати з працевлаштуванням і підтримувати зв’язок з експрацівником. Останній, відверто комунікуючи проблеми та труднощі, також може допомогти стати кращим вже ексроботодавцю.
Непроведення екзит-інтерв’ю/відмова від участі в ньому призводить до погіршення відносин між колишнім співробітником і компанією. Відповідно з високою ймовірністю трудові відносини закінчаться без можливості їхнього відновлення в майбутньому.